一個社畜的修練：社會生存必備的電子郵件（E-MAIL）撰寫重點與技巧

更新於 2024/09/25發佈於 2022/09/26閱讀時間約 9 分鐘

記得剛成為社畜那年，我連接到電話都會驚慌，更不用說聯繫用的信件寫得亂七八糟，常常東漏、西漏，回頭需要再寄好幾次信件更正先前的信件。後來的第二份工作，雖然也不是待在編制複雜的大公司，但或許真的是因為編制小、客戶也大多都是企業老闆，所以主管對於聯繫、信件這類的事情顯得格外重視，總是要我們寫完話術（聯繫用的對話草稿）或者擬好E-mail信件內容以後，跟他核對一次才能和客戶做進一步的聯繫，回想起來都不是一個輕鬆的過程。

後來陸續換了幾個工作，依循著那時主管督促的方式練習，觀察他人的信件、修改，逐漸掌握了寫信的要訣，並建立了系統及模板，將寫信的技術帶到了現在的工作。適逢近期要召開記者會，工作抽不開身的狀況下，部分聯繫、洽談由主管交給了新進的小朋友們，看著CC（副本）給我的信件，雖然是依循著我先前聯絡熟識單位的信件酌修，但用字遣詞仍然有進步的空間，彼時也才意識到那時候主管對於聯繫技巧上的用心。

缺一不可的E-mail三元素：主旨、收件人、內文

談到電子郵件的撰寫，不得不提到構成信件的三元素：主旨、收件人及內文。尤其主旨（目的）格外的重要，因為這奠定了這封信是為了什麼而寫，要傳達什麼樣的訊息，以及達成什麼樣的目的。如果沒有明確的目的，自然而然的就難以判斷該如何寫信，要寫什麼樣的內容。以下將用會議通知為例子，分別針對三個部分做進一步的說明：

情境

復齋工作室為了在九月份舉辦一場小型活動，預計在8月分別召開四場工作會議，與會成員包含業務單位、合作單位、委辦廠商等，以討論活動的整體規劃、主視覺以及追蹤各項工作進度。而最近的一場工作會議時間訂在111年8月16日下午4時，在復齋工作室的會議室內由阿墨主持召開，以討論8月30日的記者會活動規劃。

主旨：精準簡要、易於辨識

在寫一封E-mail之前，一定會有一個具體的目的以及想傳達的事情。這個目的很有可能是提醒會議相關單位開會時間及地點，也有可能是商務合作邀請，於是怎麼樣透過寥寥數個字，讓對方在收到E-mail的當下就能判斷信件的目的及訊息就顯得格外的重要，那要如何寫出他人一眼就可以看出來的信件主旨呢？透過長時間的摸索，我整理出了以下兩個撰寫主旨的規則：

透過適當的符號建立訊息可辨性

一般不太常寫E-mail的人的主旨寫法如下：

主旨：OO活動工作會議
　　主旨：下週二在復齋工作室會議室開OO活動會議

上面的寫法雖然沒有問題，但很難判斷信件的重要程度以及發信單位，過於簡短而沒有區別性的主旨，也容易混在其他信件當中，一不小心就讓人錯失重要訊息。在嘗試了很多次以後，我認為透過適當的符號標記，可以幫助寄件人清楚的傳達訊息、信件分類，並讓收件人更輕鬆的從信海中撈出重要信件：

主旨：【開會通知】OO活動工作會議
　　主旨：【復齋工作室＿開會通知】下週二在復齋工作室會議室開OO活動會議

其他信件類型的寫法如下：

重要信件：
主旨：【重要】大樓將於111年6月17日7時進行消毒，請勿在大樓逗留。
其他單位的通知信件，需轉知部門內部成員知悉：
主旨：【OO部門_通知】公司防疫政策及宣導資訊，詳如內文。
單位內部調查：
主旨：【調查】疫苗施打情形調查
活動邀請
主旨：【活動邀請】邀請您一同參加本工作室在本週五舉辦的晚會Party！

須明確的在主旨上標明信件目的、重要資訊

透過符號增加了信件的辨識性以後，收件人已經可以在信海中一眼看到這封信，並初步判斷這封信的重要程度、類型及寄件人的訊息。然而光是這樣還是不夠的，我們知道復齋工作室要召開工作會議，但會議的時間是不夠明確的，而且我也不知道這封信只是單純的通知，還是需要回覆。在主旨須要簡單明瞭的核心原則底下，建議可以依照下列例子增加主旨的資訊：

主旨：【開會通知】有關111年8月16日下午2時OOO工作會議，詳如內文。（傳達的訊息：這是一封開會通知，會議資訊可能很多無法在主旨說明，請點開信件看。）
　　主旨：【復齋工作室＿開會通知】有關111年8月16日下午2時OOO工作會議，請於111年8月14日回覆。（傳達的訊息：這是一場由復齋工作室召開的會議通知，並且須要在8月14日前回覆。）

收件人：接收訊息的人決定你如何寄信

在掌握了主旨的撰寫以後，次要重要的是收件人－－即接收這份訊息的人為何？因為這決定了整封信該如何寄送，以及信件內容該如何撰寫。畢竟你不可能將公司的內部信件寄給外部人員；在通知重要事項或調查時，為了保護個人隱私及提升資訊的傳送速度，必然會使用到密件副本，隱藏他人的信箱資訊；針對重要的人士，有時候又必須要客製化的撰寫出公版，並以公版內容一位一位的寄送。由此就可以知道收件人也是不可小覷的一部分。以下簡單整理幾種收件人類型及重點：

單位內人員（以科或組為單位小編制單位）

信件對象通常是個人或者單位，除了需要注意信件類型以外，幾乎不需要考慮到個資外洩的問題。因為大多是工作上業務往來的同事，相對禁忌較少。

公司或機關內部跨部門聯繫

聯繫對象仍然僅限於公司內部或機關，此時就要稍微注意聯繫上是否有禁忌，彼此訊息或檔案交流是否妥適。比起前一個聯繫單位對象，可能需要注意到各個單位或部門間的聯繫習慣，對於第一次聯繫的對象最好可以在信件的開頭簡單介紹自己後，再陳述目的或訊息。文末最好加上部門、姓名、聯繫電話（分機號碼）等訊息，提供收信人其他聯繫方式，同時增加寄件人的辨識性。

公司或機關外聯繫

當聯繫對象已經不再僅限於公司或機關內部成員時，就需要特別注意群發信件是否須使用密件或者客製化信件。以下分別針對三種類型分別做說明：

一般信件：適用於溝通對象為某個共同專案／活動／企劃等具有業務重疊之成員，且發信內容為「開會通知」等通知類型而不涉及機密之信件。
密件：適用於溝通對象為不特定對象且彼此間無業務交集之成員（譬如課程學員等），發信內容多為「活動」、「課程通知」或者「調查問卷」等內容重複、需要廣灑之信件。因收件人彼此間沒有交集，為了避免觸犯個資法或者引發疑慮，通常會使用密件使收件人僅知道寄件人，而無法得知其他收件人的E-mail。
客製化信件：適用溝通對象為委員、公司老闆、教授等重要人士。儘管信件內容相同，但為了表示對對方的尊重，或者拉近距離，通常會草擬一份信件通用稿以後，針對稱呼、問候語等依各個身分或需求進行微調。除了會讓人有種被重視的感覺以外，因為每封信都是獨立寄送，也可以避免誤將收件人電郵洩漏的情形。

內容：正確的傳遞訊息

寫信的目的不外乎就是為了傳遞訊息，為了能準確地傳遞訊息，首先要掌握的是溝通對象，接著是要釐清寫信的目的－－即這封信最後要達成或完成什麼樣的事情。以「開會通知」為例：

收件人：業務單位、合作單位、委辦廠商。
目的：通知上述單位會議時間、地點、討論事項，並調查出席人數。

清楚了收件人及發信目的以後，配合各種類型的信件，寄件者可以依需求放入不同的資訊，包含時間、地點、出席人員、主持人、議程、活動規劃、備註，以及期望對方協助的事項等重要資訊。但究竟要寫到多詳細，怎麼樣的E-mail才能夠精準地傳達訊息，請看接下來的範例：

從這封電郵中，我們知道這是一封開會通知，會議時間為8月16日下午4點，地點在復齋工作室的會議室。通知我們的人，另外提醒了該會議需要提早10分鐘報到，除此之外沒有其他的資訊。在假消息流竄的現代，對於第一眼看到這封信的人來說，除了很難判斷訊息的真假以外，也無法得知會議具體要討論什麼，勢必得再撥電話或者寫信過去詢問，所以我建議內文除了基本的開會時間、地點以外，另外可以按照下列的方式補充其他資訊：

電子郵件草擬範本。

除了時間、地點、日期，收件人可以很清楚的知道寄件人、會議目的、與會人員、討論事項以及在開會前需要知道什麼樣的注意事項。更重要的是，收件者可以很清楚的知道有問題的時候，可以找誰協助。即便是前一封較為簡陋的信件，只要在文末附上聯繫方式或者簽名檔，也可以幫助收件人很快的聯繫到寄件人，避免資訊落差而有不必要的誤會。