一個社畜的修練：社會生存必備的電子郵件（E-MAIL）撰寫重點與技巧
閱讀時間約 9 分鐘
記得剛成為社畜那年，我連接到電話都會驚慌，更不用說聯繫用的信件寫得亂七八糟，常常東漏、西漏，回頭需要再寄好幾次信件更正先前的信件。後來的第二份工作，雖然也不是待在編制複雜的大公司，但或許真的是因為編制小、客戶也大多都是企業老闆，所以主管對於聯繫、信件這類的事情顯得格外重視，總是要我們寫完話術（聯繫用的對話草稿）或者擬好E-mail信件內容以後，跟他核對一次才能和客戶做進一步的聯繫，回想起來都不是一個輕鬆的過程。
後來陸續換了幾個工作，依循著那時主管督促的方式練習，觀察他人的信件、修改，逐漸掌握了寫信的要訣，並建立了系統及模板，將寫信的技術帶到了現在的工作。適逢近期要召開記者會，工作抽不開身的狀況下，部分聯繫、洽談由主管交給了新進的小朋友們，看著CC（副本）給我的信件，雖然是依循著我先前聯絡熟識單位的信件酌修，但用字遣詞仍然有進步的空間，彼時也才意識到那時候主管對於聯繫技巧上的用心。
缺一不可的E-mail三元素：主旨、收件人、內文
談到電子郵件的撰寫，不得不提到構成信件的三元素：主旨、收件人及內文。尤其主旨（目的）格外的重要，因為這奠定了這封信是為了什麼而寫，要傳達什麼樣的訊息，以及達成什麼樣的目的。如果沒有明確的目的，自然而然的就難以判斷該如何寫信，要寫什麼樣的內容。以下將用會議通知為例子，分別針對三個部分做進一步的說明：
情境
復齋工作室為了在九月份舉辦一場小型活動，預計在8月分別召開四場工作會議，與會成員包含業務單位、合作單位、委辦廠商等，以討論活動的整體規劃、主視覺以及追蹤各項工作進度。而最近的一場工作會議時間訂在111年8月16日下午4時，在復齋工作室的會議室內由阿墨主持召開，以討論8月30日的記者會活動規劃。
主旨：精準簡要、易於辨識
在寫一封E-mail之前，一定會有一個具體的目的以及想傳達的事情。這個目的很有可能是提醒會議相關單位開會時間及地點，也有可能是商務合作邀請，於是怎麼樣透過寥寥數個字，讓對方在收到E-mail的當下就能判斷信件的目的及訊息就顯得格外的重要，那要如何寫出他人一眼就可以看出來的信件主旨呢？透過長時間的摸索，我整理出了以下兩個撰寫主旨的規則：
透過適當的符號建立訊息可辨性
一般不太常寫E-mail的人的主旨寫法如下：
主旨：OO活動工作會議
主旨：下週二在復齋工作室會議室開OO活動會議
主旨：下週二在復齋工作室會議室開OO活動會議
上面的寫法雖然沒有問題，但很難判斷信件的重要程度以及發信單位，過於簡短而沒有區別性的主旨，也容易混在其他信件當中，一不小心就讓人錯失重要訊息。在嘗試了很多次以後，我認為透過適當的符號標記，可以幫助寄件人清楚的傳達訊息、信件分類，並讓收件人更輕鬆的從信海中撈出重要信件：
主旨：【開會通知】OO活動工作會議
主旨：【復齋工作室＿開會通知】下週二在復齋工作室會議室開OO活動會議
主旨：【復齋工作室＿開會通知】下週二在復齋工作室會議室開OO活動會議
其他信件類型的寫法如下：
- 重要信件：
主旨：【重要】大樓將於111年6月17日7時進行消毒，請勿在大樓逗留。 - 其他單位的通知信件，需轉知部門內部成員知悉：
主旨：【OO部門_通知】公司防疫政策及宣導資訊，詳如內文。 - 單位內部調查：
主旨：【調查】疫苗施打情形調查 - 活動邀請
主旨：【活動邀請】邀請您一同參加本工作室在本週五舉辦的晚會Party！
須明確的在主旨上標明信件目的、重要資訊
透過符號增加了信件的辨識性以後，收件人已經可以在信海中一眼看到這封信，並初步判斷這封信的重要程度、類型及寄件人的訊息。然而光是這樣還是不夠的，我們知道復齋工作室要召開工作會議，但會議的時間是不夠明確的，而且我也不知道這封信只是單純的通知，還是需要回覆。在主旨須要簡單明瞭的核心原則底下，建議可以依照下列例子增加主旨的資訊：
主旨：【開會通知】有關111年8月16日下午2時OOO工作會議，詳如內文。（傳達的訊息：這是一封開會通知，會議資訊可能很多無法在主旨說明，請點開信件看。）
主旨：【復齋工作室＿開會通知】有關111年8月16日下午2時OOO工作會議，請於111年8月14日回覆。（傳達的訊息：這是一場由復齋工作室召開的會議通知，並且須要在8月14日前回覆。）
主旨：【復齋工作室＿開會通知】有關111年8月16日下午2時OOO工作會議，請於111年8月14日回覆。（傳達的訊息：這是一場由復齋工作室召開的會議通知，並且須要在8月14日前回覆。）
收件人：接收訊息的人決定你如何寄信
在掌握了主旨的撰寫以後，次要重要的是收件人－－即接收這份訊息的人為何？因為這決定了整封信該如何寄送，以及信件內容該如何撰寫。畢竟你不可能將公司的內部信件寄給外部人員；在通知重要事項或調查時，為了保護個人隱私及提升資訊的傳送速度，必然會使用到密件副本，隱藏他人的信箱資訊；針對重要的人士，有時候又必須要客製化的撰寫出公版，並以公版內容一位一位的寄送。由此就可以知道收件人也是不可小覷的一部分。以下簡單整理幾種收件人類型及重點：
單位內人員（以科或組為單位小編制單位）
信件對象通常是個人或者單位，除了需要注意信件類型以外，幾乎不需要考慮到個資外洩的問題。因為大多是工作上業務往來的同事，相對禁忌較少。
公司或機關內部跨部門聯繫
聯繫對象仍然僅限於公司內部或機關，此時就要稍微注意聯繫上是否有禁忌，彼此訊息或檔案交流是否妥適。比起前一個聯繫單位對象，可能需要注意到各個單位或部門間的聯繫習慣，對於第一次聯繫的對象最好可以在信件的開頭簡單介紹自己後，再陳述目的或訊息。文末最好加上部門、姓名、聯繫電話（分機號碼）等訊息，提供收信人其他聯繫方式，同時增加寄件人的辨識性。
公司或機關外聯繫
當聯繫對象已經不再僅限於公司或機關內部成員時，就需要特別注意群發信件是否須使用密件或者客製化信件。以下分別針對三種類型分別做說明：
- 一般信件：適用於溝通對象為某個共同專案／活動／企劃等具有業務重疊之成員，且發信內容為「開會通知」等通知類型而不涉及機密之信件。
- 密件：適用於溝通對象為不特定對象且彼此間無業務交集之成員（譬如課程學員等），發信內容多為「活動」、「課程通知」或者「調查問卷」等內容重複、需要廣灑之信件。因收件人彼此間沒有交集，為了避免觸犯個資法或者引發疑慮，通常會使用密件使收件人僅知道寄件人，而無法得知其他收件人的E-mail。
- 客製化信件：適用溝通對象為委員、公司老闆、教授等重要人士。儘管信件內容相同，但為了表示對對方的尊重，或者拉近距離，通常會草擬一份信件通用稿以後，針對稱呼、問候語等依各個身分或需求進行微調。除了會讓人有種被重視的感覺以外，因為每封信都是獨立寄送，也可以避免誤將收件人電郵洩漏的情形。
內容：正確的傳遞訊息
寫信的目的不外乎就是為了傳遞訊息，為了能準確地傳遞訊息，首先要掌握的是溝通對象，接著是要釐清寫信的目的－－即這封信最後要達成或完成什麼樣的事情。以「開會通知」為例：
- 收件人：業務單位、合作單位、委辦廠商。
- 目的：通知上述單位會議時間、地點、討論事項，並調查出席人數。
清楚了收件人及發信目的以後，配合各種類型的信件，寄件者可以依需求放入不同的資訊，包含時間、地點、出席人員、主持人、議程、活動規劃、備註，以及期望對方協助的事項等重要資訊。但究竟要寫到多詳細，怎麼樣的E-mail才能夠精準地傳達訊息，請看接下來的範例：
從這封電郵中，我們知道這是一封開會通知，會議時間為8月16日下午4點，地點在復齋工作室的會議室。通知我們的人，另外提醒了該會議需要提早10分鐘報到，除此之外沒有其他的資訊。在假消息流竄的現代，對於第一眼看到這封信的人來說，除了很難判斷訊息的真假以外，也無法得知會議具體要討論什麼，勢必得再撥電話或者寫信過去詢問，所以我建議內文除了基本的開會時間、地點以外，另外可以按照下列的方式補充其他資訊：
除了時間、地點、日期，收件人可以很清楚的知道寄件人、會議目的、與會人員、討論事項以及在開會前需要知道什麼樣的注意事項。更重要的是，收件者可以很清楚的知道有問題的時候，可以找誰協助。即便是前一封較為簡陋的信件，只要在文末附上聯繫方式或者簽名檔，也可以幫助收件人很快的聯繫到寄件人，避免資訊落差而有不必要的誤會。
結語
撰寫這篇文章的起心動念是想幫助初入社會的新鮮人可以透過撰寫正確的信件將訊息傳達給對方，畢竟正確的信件除了可以增加資訊的傳遞以外，也可以增加收件人對於寄件人的印象及信任感。
回想到當初剛入社會，因為不太擅長寫信、打電話，常常必須得由對方打電話過來詢問，我才能夠把對方想知道的訊息提供給他，進而增加了不少業務困擾與誤會。後來摸索、打滾建立出了模式以後，再看到單位小朋友們及其他業務往來單位的信件，才發現不見得所有人都擅長寫電郵。
雖然只是很初步的整理了自己的概念及想法，但希望這篇文章能夠幫到你渡過初入社會時的焦躁不安。因為礙於還有正職工作的關係，可能沒有太多時間可以頻繁的更新撰寫這種類型的文章，但可以稍微預告一下後續會撰寫的方向，包含打電話的技巧、會議記錄的技巧等，我從工作上學到的一些事務小技巧。
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