【部門管理】第1篇：電子郵件(Email)撰寫與發送重點

職場中，用電子郵件(Email)來溝通工作是使用頻率極高且重要的工具，而且，許多工作的”證據紀錄”也是用Email佐證。因此，建議部門主管要將Email撰寫與發送重點文件化列出，變成一份正式的新人教育訓練文件，提供給新人到職的第一天閱讀，讓新人先了解公司使用這個工具的要求。當然，每個公司會有差異，本文將列出撰寫與發送重點，提供給大家當作參考。

一、發送重點

１．收件人要精準

（１）以作業相關性來判斷放置位置，同⼀部⾨依作業相關性放在⼀起

"建議"將作業的同仁放在「收件者」的最前⾯，要協助審查的往後放，僅需知道此事，不太需要做什麼事的同仁放在「副本」。

例如：寫信的工程師＝Ａ部門工程師１，要寫信請［Ｂ部門工程師１］協助工作，［Ｂ部門經理］要審查這件事要不要提供協助，且人力調配雖然部門經理有決定權，但一定都要通知到部門的處級主管。

呈現出來如下圖這樣：

①［Ｂ部門工程師１］要做事，放在最前面。

②［Ｂ部門經理］要審查，也是要做事，放在「收件者」。

③［Ａ部門經理］要協助［寫信的人＝Ａ部門工程師１］協調溝通，放在「收件者」。

④２個部門的處長，要被通知，放在「副本」。

⑤對方部門放在前面。

上述"建議"將作業的同仁放在「收件者」的最前⾯的內容，還是要視公司文化來決定，建議主管要清楚寫出讓新人知道內部要求，這個部門主管不提點，新人肯定會踩雷。

例如，有些公司會要求，將作業部門放在最前面，但位階高的同仁放比較前面，而不是作業同仁在最前面。

例如，有些公司會要求，沒事不要「副本」傳送通知主管，需要主管裁決的事情時才「副本」通知。

（２）只放相關負責同仁，若有不清楚需要釐清，建議向主管釐清部門職掌或是跨部門溝通方式

執行專案的時候，有些同仁習慣不管大小事，把整個專案所有的人都放進去收件人，導致不相關的專案同仁不停地收到信件，久了，就會不太看這個人所寄來的信件，容易有漏掉Email的狀況發生。

（３）部⾨通知或是宣達事項使⽤群組發送，作業溝通請發送⾄特定作業同仁。

２．盡量使用同一封信回覆討論事情

為了讓半路被Loop進來的同仁了解狀況，或是事件進行到一半，要釐清前面事情時，比較容易可以釐清，盡量使用同一封信回覆討論事情。若是分多封信，要釐清時就需要再去撈信件，有時候信件被系統封存，就容易找不到。

但這樣的做法也要注意，是否把同仁Loop進來時，下面的信件內容，都是這位同仁可以知悉的內容呢？Loop進來寄出之前一定要檢查過信件內容。

二、撰寫重點

１．主旨撰寫應簡單有關鍵字

為⽅便使⽤者閱讀，應簡單清楚並具有關鍵字，若後續使⽤關鍵字搜尋也可以輕易找到。

例如：針對內部稽核作業，主旨說明可以如下：

【品保組內部稽核通知】2020/11/6(五)，13:00⾄ＸＸＸ部門執⾏ISO9001：2015內部查核作業

２．要設定簽名檔

寫Email的時候，建議事先設定簽名檔，上面最少留有姓名與電話分機，若寫信急了，沒放簽名檔信就直接送出去，收件者需透過Email地址自行判斷寫信者，讓人第一時間不知道是誰或是想打電話卻沒聯絡資訊。

在大型企業，通常會有完整的通訊錄系統，但在較小型或是新創企業，通訊錄通常是PDF檔或是EXCEL檔，有可能一兩月才維護更新一次。新人到職，在通訊錄上可能不會馬上更新，導致同事要聯絡卻也找不到人(因為是新人，有可能對方根本不知道這個人是誰)。

３．要適當的使用標點符號

寫Email的時候，要考量收件者的閱讀便利，要適當的使用標點符號。使用標點符號的方式優於空格。

(O)例如：根據今日會議中結論，請在１／１５前提供下列文件，並在內容說明所需資源。

(X)例如：根據今日會議中結論請在１／１５前提供下列文件 並在內容說明所需資源

４．郵件內容⻑度很重要

閱讀冗長的郵件是困難的，所以如果希望閱讀者可以清楚知道需求，就得寫得簡短，並善⽤段落分項或是條列式列出。建議開⾨⾒⼭，直接說要點。這⼀做法也能呈現出你對對⽅時間的尊重。

５．人名或專有名詞，格式要正確

只要寫到人名，不管是中英文，都要把對方的名字稱呼寫對，若是英文，第一個字母要是大寫。

(O)例如：Eric

(X)例如：eric

若是專有名詞，建議要寫出正確的格式。

(O)例如：IoT

(X)例如：IOT

６．撰寫時請想像你是閱讀者

寫信是希望閱讀者配合作業事項，所以請想像⾃⼰是閱讀者，看到這封信的內容時，是否知道⾃⼰該執⾏哪些後續作業？

會不會看了之後還是⼀頭霧⽔，不知道要做什麼嗎？信件內容有沒有清楚、條列定義出作業項⽬？有沒有寫出精確或是回覆時間點？

例如：在信件中會看到這樣的內容：＂因應客戶１／１５來訪，需貴部⾨協助，還請貴部門派員協助。(THE END)＂

所以，這封信是需要什麼協助？是１／１５的哪個時段？期望協助後達到的⽬標或狀態是什麼？

收到這封信的人，想必會一頭霧水。而這封信呈現出來的感覺，很像是：我寫信通知你了喔～雖然是我請你協助，但你想知道內容趕快主動來問我吧！

這會讓收件者內心不太舒服吧！

７．語氣⽤詞帶有溫度

（１）雖然上述說明郵件要簡短，但並不代表語氣是冷冰冰的。撰寫者可以在寫完郵件後讀⼀遍，如果感覺語氣有些突兀，不妨加幾句連接句的語氣。

（２）在使用全英文大寫時要特別注意，全英文大寫表示強調的意思，會有"壓迫感"，除非是特殊狀況，否則不要全英文大寫。

(O)例如：Don't forget to implement the budget plan on time.

(X)例如：DO NOT FORGET to implement the budget plan ON TIME.

（３）符號的使用上，也代表著語氣態度與溫度，例如!!!!!!或是??????，連串的驚嘆號或是問號，呈現出"壓迫感"，會讓人不知所措。

（４）如果郵件內容決定⽤強硬態度來表達，建議先電話溝通再發信通知。

８．寄出前請花幾分鐘再檢查⼀次

（１）收件⼈是否正確，是否有不⼩⼼寄給不相關的⼈，或是少寄了收件者？

例如：要寄給Eric Cheng，卻寄給了Eric Chang。

例如：需要全部回覆的時候卻，只按了回覆，所以只有一個收件者知道訊息，一串來來回回信件資訊後，才發現該知道的人沒在信件Loop中。

（２）是否內容有明確作業事項、時間？

（３）是否有錯字？

（４）是否有夾帶到信件中所提的附件檔案？

注意是否有夾帶到附件檔案，信件中若會使用多個附件檔案，建議在信件中要將檔名寫出，方便使用者閱讀。

（５）是否信件語氣冷冰冰或是很有壓迫感？