【部門管理】第1篇:電子郵件(Email)撰寫與發送重點

更新於 2024/10/26閱讀時間約 6 分鐘

職場中,用電子郵件(Email)來溝通工作是使用頻率極高且重要的工具,而且,許多工作的”證據紀錄”也是用Email佐證。因此,建議部門主管要將Email撰寫與發送重點文件化列出,變成一份正式的新人教育訓練文件,提供給新人到職的第一天閱讀,讓新人先了解公司使用這個工具的要求。當然,每個公司會有差異,本文將列出撰寫與發送重點,提供給大家當作參考。

 

一、發送重點

1.收件人要精準

(1)以作業相關性來判斷放置位置,同⼀部⾨依作業相關性放在⼀起

"建議"將作業的同仁放在「收件者」的最前⾯,要協助審查的往後放,僅需知道此事,不太需要做什麼事的同仁放在「副本」。

例如:寫信的工程師=A部門工程師1,要寫信請[B部門工程師1]協助工作,[B部門經理]要審查這件事要不要提供協助,且人力調配雖然部門經理有決定權,但一定都要通知到部門的處級主管。

呈現出來如下圖這樣:

①[B部門工程師1]要做事,放在最前面。

②[B部門經理]要審查,也是要做事,放在「收件者」。

③[A部門經理]要協助[寫信的人=A部門工程師1]協調溝通,放在「收件者」。

④2個部門的處長,要被通知,放在「副本」。

⑤對方部門放在前面。

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上述"建議"將作業的同仁放在「收件者」的最前⾯的內容,還是要視公司文化來決定,建議主管要清楚寫出讓新人知道內部要求,這個部門主管不提點,新人肯定會踩雷。

例如,有些公司會要求,將作業部門放在最前面,但位階高的同仁放比較前面,而不是作業同仁在最前面。

例如,有些公司會要求,沒事不要「副本」傳送通知主管,需要主管裁決的事情時才「副本」通知。

(2)只放相關負責同仁,若有不清楚需要釐清,建議向主管釐清部門職掌或是跨部門溝通方式

執行專案的時候,有些同仁習慣不管大小事,把整個專案所有的人都放進去收件人,導致不相關的專案同仁不停地收到信件,久了,就會不太看這個人所寄來的信件,容易有漏掉Email的狀況發生。

(3)部⾨通知或是宣達事項使⽤群組發送,作業溝通請發送⾄特定作業同仁。

2.盡量使用同一封信回覆討論事情

為了讓半路被Loop進來的同仁了解狀況,或是事件進行到一半,要釐清前面事情時,比較容易可以釐清,盡量使用同一封信回覆討論事情。若是分多封信,要釐清時就需要再去撈信件,有時候信件被系統封存,就容易找不到。

但這樣的做法也要注意,是否把同仁Loop進來時,下面的信件內容,都是這位同仁可以知悉的內容呢?Loop進來寄出之前一定要檢查過信件內容。

 

二、撰寫重點

1.主旨撰寫應簡單有關鍵字

為⽅便使⽤者閱讀,應簡單清楚並具有關鍵字,若後續使⽤關鍵字搜尋也可以輕易找到。

例如:針對內部稽核作業,主旨說明可以如下:

【品保組內部稽核通知】2020/11/6(五),13:00⾄XXX部門執⾏ISO9001:2015內部查核作業

2.要設定簽名檔

寫Email的時候,建議事先設定簽名檔,上面最少留有姓名與電話分機,若寫信急了,沒放簽名檔信就直接送出去,收件者需透過Email地址自行判斷寫信者,讓人第一時間不知道是誰或是想打電話卻沒聯絡資訊。

在大型企業,通常會有完整的通訊錄系統,但在較小型或是新創企業,通訊錄通常是PDF檔或是EXCEL檔,有可能一兩月才維護更新一次。新人到職,在通訊錄上可能不會馬上更新,導致同事要聯絡卻也找不到人(因為是新人,有可能對方根本不知道這個人是誰)。

3.要適當的使用標點符號

寫Email的時候,要考量收件者的閱讀便利,要適當的使用標點符號。使用標點符號的方式優於空格。

(O)例如:根據今日會議中結論,請在1/15前提供下列文件,並在內容說明所需資源。

(X)例如:根據今日會議中結論請在1/15前提供下列文件 並在內容說明所需資源

4.郵件內容⻑度很重要

閱讀冗長的郵件是困難的,所以如果希望閱讀者可以清楚知道需求,就得寫得簡短,並善⽤段落分項或是條列式列出。建議開⾨⾒⼭,直接說要點。這⼀做法也能呈現出你對對⽅時間的尊重。

5.人名或專有名詞,格式要正確

只要寫到人名,不管是中英文,都要把對方的名字稱呼寫對,若是英文,第一個字母要是大寫。

(O)例如:Eric

(X)例如:eric

若是專有名詞,建議要寫出正確的格式。

(O)例如:IoT

(X)例如:IOT

6.撰寫時請想像你是閱讀者

寫信是希望閱讀者配合作業事項,所以請想像⾃⼰是閱讀者,看到這封信的內容時,是否知道⾃⼰該執⾏哪些後續作業?

會不會看了之後還是⼀頭霧⽔,不知道要做什麼嗎?信件內容有沒有清楚、條列定義出作業項⽬?有沒有寫出精確或是回覆時間點?

例如:在信件中會看到這樣的內容:"因應客戶1/15來訪,需貴部⾨協助,還請貴部門派員協助。(THE END)"

所以,這封信是需要什麼協助?是1/15的哪個時段?期望協助後達到的⽬標或狀態是什麼?

收到這封信的人,想必會一頭霧水。而這封信呈現出來的感覺,很像是:我寫信通知你了喔~雖然是我請你協助,但你想知道內容趕快主動來問我吧!

這會讓收件者內心不太舒服吧!

7.語氣⽤詞帶有溫度

(1)雖然上述說明郵件要簡短,但並不代表語氣是冷冰冰的。撰寫者可以在寫完郵件後讀⼀遍,如果感覺語氣有些突兀,不妨加幾句連接句的語氣。

(2)在使用全英文大寫時要特別注意,全英文大寫表示強調的意思,會有"壓迫感"除非是特殊狀況,否則不要全英文大寫。

(O)例如:Don't forget to implement the budget plan on time.

(X)例如:DO NOT FORGET to implement the budget plan ON TIME.

(3)符號的使用上,也代表著語氣態度與溫度,例如!!!!!!或是??????,連串的驚嘆號或是問號,呈現出"壓迫感",會讓人不知所措。

(4)如果郵件內容決定⽤強硬態度來表達,建議先電話溝通再發信通知。

8.寄出前請花幾分鐘再檢查⼀次

(1)收件⼈是否正確,是否有不⼩⼼寄給不相關的⼈,或是少寄了收件者?

例如:要寄給Eric Cheng,卻寄給了Eric Chang。

例如:需要全部回覆的時候卻,只按了回覆,所以只有一個收件者知道訊息,一串來來回回信件資訊後,才發現該知道的人沒在信件Loop中。

(2)是否內容有明確作業事項、時間?

(3)是否有錯字?

(4)是否有夾帶到信件中所提的附件檔案?

注意是否有夾帶到附件檔案,信件中若會使用多個附件檔案,建議在信件中要將檔名寫出,方便使用者閱讀。

(5)是否信件語氣冷冰冰或是很有壓迫感?

 

 

 

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Ling(阿金)的沙龍,希望著重於「經營管理」內容,但因為每個工作經歷差異都很大,所以很難保證內容產出。 曾在研究機構、銲錫、太陽能EPC、電線電纜、事務所、電子業擔任PM、研發、業務、品保、職安衛、經營管理、顧問、行銷職能,現任電子業AI治理專案PM。
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