閱讀│優化工作計畫,提升產出品質

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你的工作是為了讓人們幸福 ___ 選自《創意,從計畫開始》
《創意,從計畫開始》

《創意,從計畫開始》

創意,從計畫開始》是之前也有介紹過的作者水野學的書籍,讀他的書時心裡總會一直冒出「如果我要找合作對象,我也想找這樣的人」,書中提到很多他在接案時會思考的觀點,包含他如何思考的脈絡與邏輯,這些觀念也很適用於各個產業,他認真對待人生的態度,很值得學習。

如果你希望更精進自己工作的做事方法或在工作計畫上思考更全面,很推薦可以閱讀此書。


將計畫變成「例行公事」

作者認為所有的工作,基本上本質大多都是一樣的,不論你是做行銷、客服、店員,都應該制定一套自己的例行公事,除了能讓事情盡量在掌控之中,也能提升工作產出的層次,不至於讓自己總覺得每天都在遇上「新麻煩」,首先可以先挖掘、思考事物的核心是什麼,將大方向制定出來。


「目標」與「結果」的差異性

當作者接到案子之後,例如他接到一個商標案子,業主請他設計一個商標,但他會先想「設計商標是目的地嗎?」,不僅只是接案然後完成它而已,作者提出工作有三個部分:

  1. 決定目的地:在此階段先懷疑「這樣做真的可以嗎?用心聆聽業主真正的需求。
  2. 描繪前往目的地的地圖
  3. 步行前往目的地

以上最重要的是第一點,如果第一點沒有如實的確認好,最終的結果也無法發揮最大的效果,有時候當接收到一個指令或案件時,可能業主或主管所要的並非他所說的,例如接到一個商標案子,但業主真正希望是推廣品牌,此時可以思考是不是有更好的方法,而不一定只是製作貼紙形式的商標商品。

在確認目的地時,有時候會常常把結果誤認為目標,差異是什麼呢?例如有人認為只要銷售數量及業績有達到某個標準,就算是有達成目標了,但作者認為那是結果,並不是真正的目標,目標應該是這個品牌「成為東京最好的伴手禮」,這讓我想到有一個youtuber 阿倫【Alan Chnnel/阿倫頻道】,他就說過他希望大家想到要去日本時,就會想到要參考他的頻道,也就是日本旅遊頻道等於阿倫頻道的概念,這大概就是一種目標,而流量、訂閱數則是跟著目標所帶來的結果。

不只當下,還有未來要思考

作者有一個很令人敬佩的思想,就是他會去把要做的事情都給「想像擴大到一百年以後」,這讓我想到曾經聽過一段話,當人們發明那些方便但無法分解的東西時,沒有思考這些無法分解的垃圾最終該怎麼處理,而是等到真正覺得有問題時,再想辦法解決。

書中提及一個例子,如果接到一個案子必須砍掉一片森林的樹木,通常會問要怎麼做?什麼時候開始呢?但作者會想到的是,這些樹木砍掉沒問題嗎?即使是法令規定可以,「保持懷疑與質疑」是作者思考的模式,就如同在目的地思考的時候一樣,雖然按照要求照做是最保守與安全的做法,但還有比當下保守與安全的心態更重要的事情。或許當你保持懷疑與質疑去詢問與溝通時,最終可以找出一個不需要砍掉樹木,也能達成所要目的的方式,一個對業主與地球環境都好的方法。

如果不考慮目的,只是完全依照委託的要求,並不會產生最好的結果。____ 選自《創意,從計畫開始

另外,一個商品或是專案,作者也會去想像「壽命有多長」,他希望商品或專案的合作結束,並不會是商品或專案本身的結束,所以會去想像「更久之後會變得如何」,這個想像才是讓計畫成功的秘訣。


目標客群的鎖定方式

書中提出「將想像力的解析度提高到最大」的概念,一般在選定目標客群時會大概的選定是上班族、學生、家庭主婦等,但作者希望將這些在想像的更精確,甚至去實際「演出」,例如想做一個生態農場,目標客群是有小孩的家庭及情侶,那麼就要更細節的想,是怎樣的家庭?因為必須設定票價,前來的方便程度與設施應該如何建造,如果想要打造一個讓他們會想常來,而不是僅單次體驗的場所,那應該又會是怎樣,與其它性質差不多的農場,自己的農場與他們的區別又是在哪裡,總之,客群的鎖定,需要有真實的感受。


將工作計畫模式化

越是「不進行模式化也能做到」的簡單作業,就越需要建立模式。____ 選自《創意,從計畫開始

因為模式化「該做的事情都不會改變」,因此之後會發生的事情也會變得容易預測,所謂模式化做到後來,會變成一種自然而然的反應,當這些變得輕鬆時,會更有餘裕去思考更多,工作的品質也能提升,就連有些突發狀況,也都能有餘裕去處理,不致於心煩氣燥。

在沒有建立起自己的法則的情況下一直做下去,即使經過十年、二十年也不會成長。____ 選自《創意,從計畫開始

設定例行公事也可以減少決定的次數,將心力用在更重要的事情,例如週一固定穿某套衣服,減少選擇需要花費的心思,像是賈伯斯總穿同樣款式的衣服,開會也是,固定週幾幾點開什麼會議,討論流程第一要件是什麼,誰負責蒐集什麼資訊、報告什麼等等,一旦流程模式訂定下來,之後只要按照這樣的步驟走,或甚至微調都會變得相對簡單。

然而這並不是死板的照做,是模式化程序,並不是模式化自己的思惟,是可以減少不必要的猶豫不決

盡可能不將精力用在決策和選擇,從容不迫地工作。____ 選自《創意,從計畫開始

找出核心概念

一件事情可能需要很多人一起完成,甚至還會跨部門、跨公司,此時只要大家能清楚明白目的地的「核心概念」,出來的結果就能更貼近想要的,例如此款面膜的核心概念是有機、簡單、美好,不論是包裝設計部門、行銷部門等,在規劃時,都不能偏離這個主題概念,例如在設計美麗的包裝時,也要顧及簡單的概念,不能一層又一層,或是用色太過花俏,就失去了簡單的概念。而在概念上也要有一個是品牌獨有的「特色」。

做好日常例行公事就像是打地基,穩穩地把最基本的做好,之後的一切也才會更加穩固。

不斷學習、保持好奇心

工作計畫中,前置作業占了很大部分,而知識的累積也是,知識的含量愈高,準備就能越順利、準確,不斷的從工作中或日常裡,觀察與增加那些看似不相關的知識存量,並在安排工作計畫之前,調查相關的知識。

調查相關知識也算是一種例行公事之一,不是等需要的時候才去調查。學習也不見得一定是看書,即便到一家商店與老闆閒聊或討教,老闆可能會談到他對於最近來店的客群有什麼觀察,或許他會說覺得最近人潮變少,或最近多了很多學生客群之類的,藉此可以看看是不是附近都是這樣,有些小情報是一種日常,日常到很難去留心,但這可能會是突破的契機。

最終的目的不是為了「讓自己看起來很厲害」,而是「要把工作做得更好」。____ 選自《創意,從計畫開始


明確訂出完成工作的時間點

有完成期限,並且能在時間內完成,是一種必要的技能,有時候即便不能很確定完成的時間點,也要有一個暫定的時間表。

不管是員工或是老闆,在交辦事情或回答時間時,也應該避免「盡早」「今天之內」這種不明確的說法,每個人早的定義不一樣,今天之內也可以是中午,或甚至下班前,都是在今天之內。

作者提出的製作「工作計畫表」步驟:

  1. 將「該做的事」的清單全部排出來
  2. 確認結案期限和浮動的結案期限
  3. 針對「該做的事」的清單設定需要的時間
  4. 將「該做的事」的清單裝入時間盒中

※ 時間盒可以自行訂定,像是一小時、一天、三天、一週、一個月

真誠溝通、如實表達

作者提到有時不會看人臉色、實話實說會是件好事,如果明明察覺有問題,但不好意思跟別人提出,甚至會導致不好的結果,像是明明時間上根本趕不出來,卻又說可以,最後只是草草應付提出方案,這並不是負責。

前陣子在商周上也看到一篇文章,明明某主管提出的專案對公司現況來說是不可行的,卻沒有其他人敢提質疑去反對,因為怕傷了和氣,之後被更高階的主管給找去罵了一頓。

可以如實表達的討論才有意義。沒有人是可以做到完美、準確的,只有承認這點,才能在一次又一次中學習如何精進與安排工作。

比起「自己覺得比較好的東西」,應該去思考「哪一個才是正確解答」。____ 選自《創意,從計畫開始

不應該因為想表現自己而把工作放在第二順位,例如雖然自己想出的這個方案很特別、很酷,會很令人大吃一驚,但是放在這個業主的商品中,並不適合,那就不應該堅持需要用這個方案,應該傾聽業主真正的需求,而不是想表現自己。

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