如何透過行事曆規劃好工作時間?時間管理4步驟

我們每天都必須面對許多任務、會議、活動等工作項目，但事情一多總會有忘記的時候，再加上常有緊急任務插入、和拖延症糾纏，導致經常會感覺時間不足，無法有效控管工作與生活的平衡。若能有效利用行事曆工具，可幫助我們做好時間管理，以及做到備忘、提醒的作用，並妥善的分配時間。能從完整規劃一天的工作，逐漸拉長到一個月甚至以年為單位，不僅聚焦當下的工作，甚至做好更長遠的規劃。以下將一步一步告訴大家如何有效透過行事曆規劃工作時間！

圖片來源：Freepik

行事曆規劃步驟1：設定優先順序

在將工作加入行事曆前，可參考「艾森豪矩陣」(Eisenhower Matrix) 的概念，將工作任務按照「重要」、「緊急」的順序分成4種等級排列，能有助於妥善進行時間管理。

第 1 象限：執行(Do)

「重要」又「緊急」的工作優先去執行，通常會是當日必須完成的工作項目。

第 2 象限：決定(Decide)

處理完第一象限的工作，若還有空檔再執行「重要」但「不緊急」的事情。這些工作通常會是較長期的目標，或是重要但沒有立即性處理的任務，需要安排時間進行處理。

第 3 象限：委派(Delegate)

「不重要」卻「緊急」的任務，不一定要親自執行，可以委派其他人處理，或是處理完第一及第二優的工作後再進行處理。

第 4 象限：刪除(Delete)

將工作項目分類到前三個象限後，剩下就是「不重要」又「不緊急」任務，通常會是浪費時間的事情，可以直接刪除。

圖說：艾森豪矩陣(Eisenhower Matrix)

行事曆規劃步驟2：制定工作目標及流程

假設手上有一份需要執行為期一個月的專案，可先將4週分別需要達成的目標設定出來，接著規劃出為了達成這些目標所需要執行的工作流程。根據這些流程，能幫助自己更清楚什麼時間該做什麼事，並將在行事曆中建立固定的重要任務和活動，可確保重要的事項不被遺忘。

行事曆規劃步驟3：確認是否過度排程

透過行事曆上進行排程時，須留意避免將時間排得過於緊湊，建議保留一些彈性時間，能夠處理突發事件。

行事曆規劃步驟4：定期檢閱並彈性調整

可自行設定一個固定檢閱行事曆的時間，例如每天下班前，或是每週五確認下禮拜的排程，以確保任務進度能夠如期進行。當排程發生變化時，需適時調整行事曆規劃，讓行事曆能呈現最新的資訊。

結合數位辦公工具，妥善做好行事曆規劃

1.行事曆串聯會議管理

Lale 辦公是專為企業團隊所打造的協作平台，每當需要安排會議時，可採用行事曆功能快速確認與會人員有空的時間，以及該時段能借用的空會議室。當建立好會議後，系統將透過即時通訊的聊天室推播，通知所有人員會議的時間，當會議即將開始時也會傳送提醒訊息，避免遺忘。

2.行事曆顯示設定

勾選 Lale 辦公行事曆的設定，可幫助聚焦檢視個人或團隊行程、指定會議室及資源被借用的時段，且團隊成員之間也可共享行事曆，以促進團隊的溝通協作，讓重要資訊能夠同步。

3.行事曆跨平台整合

於 Lale 辦公 建立行事曆不僅可整合即時通訊，還可透過 E-mail 傳送通知訊息，在不同平台輕鬆管理行程。

圖說：Lale 辦公行事曆，素材來源：Freepik

瞭解Lale辦公-專為團隊協作打造的平台：https://lalework.flowring.com/LaleWork/

原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。