初嘗全職遠距與接案！三大生產力系統與Evernote管理方法簡單分享｜Mr. 西城
前言：
我在5/1正式從公司的業務部門轉到通路營運部，目前雖然職稱上還是業務主任，不過實際上是在幫我的主管完成一些指定任務還有發想一些專案，例如B2B行銷、聯採平台、內容經營等等。
目前的工作模式，是每周固定到公司開會，其他時間則可以自由安排，只要可以準時完成工作就好！
另外，我在6月也開始了一個長期的遠端接案，是幫一個頗為知名的自媒體寫區塊鏈交易所相關的文章，平時用Messenger和Telegram聯繫即可，時間自由安排。
對於一個從來沒有做過任何遠端工作的人來說，無疑是有些害怕跟興奮的，想想早上可以不用梳洗，穿著睡衣在家裡工作，只要在完成工作的前提下，可以自由安排自己的時間，確實是一件很棒的事。
但相對的，工作時間一旦跟生活時間沒有了界線，就很容易拖延，想著下午還可以再做，早上就容易睡懶覺或者是做些無關緊要的事。
為此，我又重新省視起自己的時間管理體系，整個流程我大致分為三種生產力系統，彼此有先後順序關係，分別有不同作用。
三種生產力系統：專案管理、時間管理、代辦清單
- 專案管理系統
- 時間管理系統
- 待辦清單系統
專案管理系統：負責一個專案的蒐集、拆解、規劃
在這裡我用Evernote筆記軟體做我所有的專案管理，生活上大大小小的事情，我全部整理在Evernote。
為什麼是生活的大小事呢？我認為其實不一定要是工作的事情才可以視為一個專案，生活上的事情也可以作為一個專案。例如我把我跟我女友小P感情的經營也視為一個專案，我把財務自由這件事情也視為一個專案。
有時候專案因為現實還無法執行，或者是完成一個階段現在可以暫時放下，我就用＃計畫中、＃追蹤中，來做分類管理。
而在每一個專案底下，會有一個統整目錄，例如以「2019方格子」這個專案來說，我會有一個統整所有資料的目錄，裏頭會寫下我對這個專案的期許，寫作的目錄，包含有我所有的參考資料、文章留存、靈感等等，並且置頂，好讓我打開這個專案時能第一時間查看。
一個好個專案管理系統應該包含以下幾點：
- 一眼就可以看清專案的已經完成與未完成事項。
- 清楚檢視整個專案的工作流程與進度。
- 有所有執行這個任務需要的資料連結。
專案管理系統簡單分享｜西城
時間管理系統：安排真正重要的事情
有了專案的拆解和排程，我們就可以把時間預留給要推進的計畫。在時間管理系統上，我是用十年計畫、一年目標、月目標、周排程來規劃。
在單個任務中，一樣使用史蒂芬柯維的四象限管理法，區分為緊不緊急、重不重要來做，一樣在Evernote使用標籤來管理。
在每次排程的時候，優先打開緊急且重要的事情，接著是重要的事，如果是不重要的事情，想辦法集中處理或是外包給別人。不過要注意的是，不要讓任務充滿緊急且重要的事，長期下來我們應該要專注在重要但不緊急的事情。
例如：
- 開始寫部落格
- 規劃年度目標
- 整理讀書計畫
這些雖然不需要馬上去做，問題是這些東西一旦拖延，很有可能會變成緊急任務！像是平常不建立運動習慣，老年之後得到一些慢性病，你就要馬上去醫院看醫生了。又或者是一直不願意讀書，直到期末考前一週才臨時抱佛腳……
所以我們要盡量避免「重要/不緊急」的事情發展成「重要/緊急」的事！平時就要先把時間優先讓給「大石頭」，再去安排其他的事情。
史蒂芬柯維的四象限管理法｜西城
關於時間管理計畫我一樣是使用Evernote寫，並且會把專案管理的筆記連結貼過來，彼此結合成一套完整的系統。當我想看某個專案的推進進度，我就打開專案筆記，當我想查看自己的時間管理進度，我就打開時間管理筆記。
另外，我每個禮拜天會有一個小時去反思上一週的時間管理，以及排成下一週的行程，我稱之為「每週重開機」，有點像讓電腦重開機一樣，去除記憶體垃圾，讓系統運行更順暢！
在時間管理系統中，我也會使用番茄鐘或是時間記錄軟體來檢視自己的時間運用狀況，番茄鐘是使用「番茄土豆」，時間紀錄是使用「Toggl」。
為什麼要寫下以及紀錄自己的時間規劃？
- 完美掌握自己的時間
- 看看自己是否有效推進目標
- 更加認識自己扮演的角色
使用番茄鐘或是時間記錄軟體來檢視自己的時間運用狀況。｜西城
時間紀錄跟記帳一樣，都是為了更完美掌控自己的重要的資產，記帳是為了控管金錢、時間紀錄是為了有效分配時間。
另外，我把時間分為以下兩種：
- 固定時間（睡覺、吃飯、陪伴）
- 浮動時間（寫作、娛樂、運動）
其實跟金流的概念很類似，固定支出對應到固定時間、浮動支出對應到浮動時間。固定時間沒什麼特別要說的，浮動時間是最容易拖延的地方，因此需要時間管理作輔助。
在財務管理上我們希望把錢花在有投資效應的資產上，時間管理也是一樣，我們希望把時間花在更有價值的事情。
什麼是有價值的事情？其實就是你真正在乎的事情，會讓你往後的人生變得更好更快樂的事情。
時間管理計畫｜西城
代辦清單系統：執行任務的每日代辦系統
做好專案的拆解跟時間的規劃，接下來就要把所有的任務一一寫到每日代辦清單，我的建議是使用App，並且可以和你的時間管理系統搭配即可，例如很多人喜歡Google日曆上同時做時間管理跟代辦清單管理；我則習慣用Evernote的App管理，因為可以和我的專案管理和時間管理系統放在一個軟體中，非常省時省力。
在清單中，可以運用「1-3-5法則」的方式：「假設每一天你只能挑選一件有價值的事情、三件重要的事情、五件不重要或是緊急的瑣事，把這九件事情安排進你的代辦清單，會大大提升你的生產力！」
在清單中，可以運用「1-3-5法則」的方式：「假設每一天你只能挑選一件有價值的事情、三件重要的事情、五件不重要或是緊急的瑣事，把這九件事情安排進你的代辦清單，會大大提升你的生產力！」｜西城
為什麼不能只用每日代辦就好，一定要時間管理和專案管理嗎？
因為當下的任務不一定可以推進重要目標，例如我今天即使完成了一篇文章，若他跟我一年後的目標無關，那這篇文章即使完成了也不會對我產生多大的意義。當然我也承認，很多時候某些事情即使當下完成沒有感覺，也有可能在日後發揮作用，不過我更喜歡有掌控感一點的人生，80%的事情我掌握住了，20%的事情我盡力做好，剩下聽天由命。
因此有了專案管理，讓你對人生中各種重要目標有了清晰的想法；有了時間管理，讓你知道怎麼區分重要的事情，如何把時間留給自己；有了每日代辦，讓你不做個只會紙上談兵的軍師，而是衝鋒陷陣的英勇士兵。
西城接下來的行動？
- 繼續用番茄鐘紀錄浮動時間，包含工作、寫作、娛樂、運動等時間，讓遠端工作更有效率
- 從專案管理思維，到時間管理排程，到代辦清單完成，持續優化生產力系統
- 在Matters上分享時間管理文章
時間管理是一種選擇的藝術，而不是管理的技術。李笑來說：「我們從來無法真正管理時間。」其實就是這個意思。
很多人會有疑問，如果在生活時間也在工作，該如何達成生活與工作的平衡？
我認為，只要生活目標有推進，工作目標有完成，對我來說就是一種平衡，跟理財一樣，重要的還是知道自己想要什麼，時間管理才有意義，生產力才能真正被解放！
謝謝你的收看！
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