主管的時間管理難題：總是被重要又緊急的事情插入該怎麼辦?

時間管理矩陣是一種有效的工具，
可以幫助我們更好地釐清任務的時間急迫性和優先級，
它將任務分為四個象限：

1. 重要且緊急
2. 重要但不緊急
3. 不重要但緊急
4. 不重要且不緊急 

而作為一名帶人主管，
實務上經常會面對公司交辦的各種重要又緊急的事情，
導致重要但不緊急的事情一直拖著，直到變成重要又緊急才匆忙處理，
更糟糕的可能還會不了了之，
因此，我們需要學會如何在忙碌的工作中安排重要但不緊急的工作。 

首先，我們需要再次明確區分重要和緊急。

重要的任務是指那些對我們的目標有直接影響的任務，
而緊急的任務則是指那些需要立即處理的任務。

重要但不緊急的任務通常是那些對我們的長期成功至關重要，
但不需要立即處理的事情。 

以下提供給大家我在帶人的時候實際運用的兩個方法，
而且可以結合使用，希望也會對你有幫助

一、拆解任務，運用零碎時間

先把重要但不緊急的大任務拆解成各種小任務或待辦清單，
讓每個要執行的事可以在短時間內完成，

我之前因為人力需求提高，需要讓新進人員能夠快速上手工作，
因此需要設計一個「新人一個月上手培訓計畫」，
要讓我部門的新進人員在一個月以內，
就要能熟悉公司、部門的工作，獨立完成任務，

一般的情況下，可能會需要有一個完整2~4小時的時間，
一步一步構思整個訓練內容與時間，但主管的工作忙碌時，
可能沒有一個完整的2~4小時可以用來發想，
但如果把整個大任務拆解成
「公司文化」、「部門專業」、「行政流程」、「評核方式」
每一塊之下又各有不同的重點內容，
這樣每一個小項目的執行時間可能只要10~20分鐘，
就有辦法善用零碎的時間，一次進行一點逐步完成，

如果可以有完整的時間一次做完當然很好，
但如果不容易有完整時間，或是經常被臨時事項插入，
那麼運用零碎時間小步前進，
會比等著有一段完整時間才執行來得有進度。 

二、非己莫屬，可交辦他人

前面提到把任務拆解成更細且運用零碎時間，
而當你把任務拆細的時候，
可能有些事就不一定是非你處理不可，
可以把這些事項挑出來適當的交給部屬協助，

以上面的例子來說，
公司文化 以及 行政流程
這兩項不易變動，有固定內容的，
可以交由部屬協助列出新人所要學習的內容，
再由自己確認或修改，
作為一名帶人主管，
我們需要學會如何有效分派工作，
不僅可以幫助我們更容易管理時間以及任務完成，
還可以幫助我們培養團隊成員的能力和責任感，

當然，在分派工作時，
我們需要確保委派給合適的人選，
同時給予他們足夠的支持，
避免交給不合適的人選反而延誤進度。

最後也別忘了，
上面的方法仍然需要配合行事曆、時程表、待辦清單之類
原本就常見的時間管理工具，
以免在執行的過程中，
忘記期限或是到底要做哪些事，
這樣的話就算有大把的時間，
可能也無法順利的完成任務。 

希望這篇文章能夠幫助您更好地理解，
如何在忙碌的工作中安排重要但不緊急的工作，
讓你能夠更加妥善的運用與安排自己的工作時間。