Notion § 擬定目標

閱讀時間約 4 分鐘

💡 這篇筆記的主要內容是探討目標管理與拆解模板的設置,當你了解一套工具如何使用,並知道模板的製作步驟後,可以根據自身的需求改動模板,讓這個工具更符合自己的工作、生活等方方面面。這裡會以 OKR 這個理論方法為例,當然你也可以把它改成 OGSM 或是其他的目標管理理論。

OKR 的基本資訊

基本介紹

  • OKR 全名 Objectives and Key Results,中文「目標和關鍵結果」。
  • 用途:是一個關於如何訂定目標,並追蹤完成進度的管理方法。
  • 創建者:Andy Grove
  • 發揚者:John Doerr

基本原則

  • 目標(O)的訂定:
    • 一段時間內想要達成的目標。
    • 一般以一個季度為單位,根據不同的需求可以調整適合的時間長度。
    • 可以多點彈性、自由、沒有這麼明確,可以理解為自己的理想是什麼。
    • 當然也可以參考 SMART 法則。
  • 關鍵結果(KRs)的訂定:
    • 我覺得這個跟 KPI 部分的概念是有點像的。
    • 定期回顧並調整,沒能做完可以延至下一個週期。

範例_人生清單的管理

看到了別人的人生清單,我也一直把這個掛在心上,應用了專案管理的概念,將這個人生清單的系統放入 Notion 中,也細切了每個想做的事情,把達成的方法寫得更詳細。

當然,既然是人生清單,那鐵定有很多目標,這些目標是方方面面的,會有工作事業、家庭人際、興趣愛好、身心靈……,每一個方向中又有很多的目標,後面我會以我自己喜歡使用的方法為例,這裡先舉個看日出的例子,來幫助大家了解一下我怎麼做這個目標的管理,還有要設置哪些小任務。以下是幾個我可能會先考慮的點:

  • 能不能到花蓮的七星潭看呀~那兒好美啊~
  • 幾號去呢?好像一月一日特別有意義?!
  • 應該會在當地過夜,要思考住哪、還要找住宿的地方。
  • 要不要揪人一起?要找誰?
  • 幾號之前要開始規劃?
  • 行前有哪些要準備的?
  • 預算是多少呢?

這些人生清單描述一個任務好像都很簡單,但其實仔細想想,是有很多小任務要做的。當我把所有的任務都設定好,並且安排執行時間,那就做吧!照表操課,雖然中間一定有意外,但只要生命尚未結束,我想大部分的人生清單是可以完成的。其他技術性的設置,這裡就不多說,不然都歪樓了😅。

模板的設計邏輯

因為這套 OKR 目標管理工具很有名,而且也是這些年很風行的管理方法,直接以這個理念為基礎的筆記工具也不少,但我們這裡以 Notion 這個筆記軟體為基礎來設置。

官方模板 → Sub-items 的運用

在哪裡找官方提供的模板呢?如果還不知道的夥伴們,可以參考下方圖片的步驟,開啟 Templates 後,輸入 OKR,就可以找到相關的資源。

raw-image

這邊以圖片中的模板為例,官方提供的模板多是以單一個 Database(DB) 設置的,因此會使用Sub-items的功能來區分上下階層的關係,早期官方沒有這個功能的時候,有些人會使用Relation本身的 DB,再使用群組(Group)的方式來區分,現在可以直接選擇Sub-items功能即可。

raw-image

Chloe 常用的模板架構 → 設置不同的 DB 管理

相比官方的模板設置方法,我偏好將目標與行動方案分開,建立不同的 DB 來管理,好處如下:

  • 相同的東西放在一起比較才有意義
    • 舉個例子,現在有蘋果、香蕉、巧克力、冰淇淋、芒果、餅乾,若要做個分類,我想最簡單的就是分成「水果」和「零食」。我想應該不會有人會拿這兩樣大類的東西硬要做比較吧,例如巧克力比芒果苦,你覺得這樣的比較有意義嗎?
    • 回到目標與行動方案,我本身就覺得這兩個是不同的類別。
  • 表格中空白處較少
  • 據說現在免費版的方案中,一個 DB 的欄位有限制 20 個,分開管理可以多點彈性。

這裡我不想單純只說明我設置的目標訂定的模板,還想要加入平時我執行的專案任務的紀錄方法。主要的架構如下

目標 DB

專案 DB

任務 DB

回到上面的人生清單的例子,這裡讓我們做個簡單的模板吧!
模板在下方👇,有需要的夥伴可以直接複製使用。

範例_人生清單管理

結語

每個人使用的方法不一樣,Notion 這個工具最好的地方就是彈性,這個目標管理的模板很簡單,主要是需要先有一個清楚的管理工作流程,做出這樣的模板就十分簡單,而且那個模板的設置甚至不用公式就可以完成,是不是現在就很心動,想要試試看呢?2024即將來到,今年也剩下沒有幾天,趁這個周末把明年想要做的事情規劃一下吧!祝大家新的一年都可以事事順心、平安喜樂。

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參考資料

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小小的細縫裡,夢想的小苗也會萌芽。 我想在餘生中,體會生命的感動和奧秘。 透過仔細觀察,將發現世界不同的美好。 歡迎你來到 ~ ♡ Chloe 的小世界 ♡
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