主管的難為之處1-透過他人完成任務

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靜電工作帽反帶,靜電服上隱約還有陳年油垢的痕跡,地上堆疊沾滿機油的擦拭紙,還在第三條生產線中拆卸零件測試時,隔壁第一條線又在呼喚協助。

 

同時間,桌上分機響起,由會議室撥打過來的,大家已就位等開會了,還有一個重點,負責排程的生管正緊張著第三條生產線何時可以修復完成,恢復運作。

 

老林是製造部門的資深經理,在這家企業年資超過15年,若非親眼所見,實在很難相信老林說的「每年放的特休天數不超過三天。」

 

部門何其大,主管只有一雙手

當年要跟老林專心喝杯咖啡太難了(現在好多了,有時還可以來上兩杯)

 

「林老大,我們還有其他課長領班,你這樣都自己來,也太辛苦了」

 

「沒辦法啊!教也教了,講也講過了,遇到問題還是幫他們看一下比較放心,如果不去幫他們用,等等出了大問題,我就更麻煩了」老林的固定回覆語

 

「所以說,每次要一起去玩個幾天,你看你都沒有時間」

 

「唉!我也很想,不過就放心不下阿!」

 

在領導管理的課堂上,我喜歡引導學員站在老闆的角度思考三個問題,

一個是「主管這個職缺為何會出現?」、「主管這個人是怎麼選定的?」以及「老闆會希望主管怎麼帶領部門/團隊?

 

討論過程很有趣也很有創意,當然以站在老闆的角度來看,答案呼之欲出。

 

主管職缺來自業務擴展與人員增加,從能力、年資與品格優秀的人中升任;各司其職,能培育部屬並帶領團隊完成任務。

 

然而,執行過程就像老林經理這般,因為年資深、能力強、態度認真負責,凡事力求親力親為,一來要衝高績效,二來放心不下,容易忽略要培育部屬與帶領團隊前進的期待,特別還搞得自己累爆。

圖片來源GOOGLE

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凡事總有一體兩面,截長補短才是領導王道

「透過別人完成任務雖然重要,難道就沒有風險嗎?」

當然有,任何做法都有一體兩面,我們可以來看看各自的優缺點並因應。

 

透過他人完成任務優點:團隊可以做更多的事,部屬得以成長,主管也有更多的時間投入在其他重要的地方。

 

透過他人完成任務缺點:難以掌控事務的全貌,如效率、品質、進度,同時如果做錯還要主管自個兒收拾。

 

不透過他人完成任務優點:自己可以掌控進度,安排任務順序,並且在關鍵時有決定的權力。

 

不透過他人完成任務缺點:自己累爆,身心俱疲,部屬無法成長,自己也放心不下。

 

透過分析後,我們能否從中找到優點繼續維持同時也針對缺點進行排除的因應方式呢?

 

從四大領導策略展開,順利透過他人完成任務

透過他人,如果是透過機器人,只要把程式寫清楚,絕大部份固定性的作業是沒有問題的,然而,這裡說的他人指的是活生生的人,和你我一樣,有自己的想法、情緒、經驗與個性…等等,那可就需要一些方法了。

 

四大策略來協助與因應

1.落實:第一個還是首重概念思維,如果要讓部屬可以成長,要讓自己可以更有餘裕去處理甚至是學習其他事務,落實讓他人完成任務仍是第一要點。

 

2.因應:透過他人的過程中,可能擔心做錯或者是無法掌控全貌,此時我們可以善用培育教導的概念、製作流程的SOP並設立檢核機制以確保資訊完整性。

3.授權:每個人都有自己生活或工作的節奏,特別在為部門或是團隊做出貢獻之時,參與和帶入感格外強烈,同時也是想要自己能夠做決定的因素之一。

 

4.激勵:主管畢竟也是人,難免會有御駕親征,親自上陣的時刻,別忘了適時多給自己一點空間,多給自己與你的夥伴一些激勵。


結語:人都有自己的認知,隨著經驗的成長,視野也會變得有所不同。當主管的除了考驗專業與能力之外,領導策略也絕對是能否脫穎而出的關鍵要素。

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