閱讀後你將學會
- 如何優先處理最重要的事情。
- 了解專注於重要任務對提升工作效率的影響。
- 如何運用簡單卻強大的方法來改善每日的工作計劃。
明明很忙碌但成效不彰怎麼辦？
當你在帶領團隊時，團隊成員明明很忙碌但成效卻不如預期時怎麼辦？
你可能常聽到一個情況，那就是每個人都覺得自己在做的事情對團隊很重要，也說的出來自己明天應該要做什麼，但卻不確定那些事情是否就是主管認為最重要的事？面對這種狀況，讓我們看看這位鋼鐵公司總裁是怎麼做的？
一堂價值2.5萬美元的經典方法
美國伯利恒鋼鐵公司（Bethlehem Steel）的總裁查爾斯・施瓦布（Charles Schwab），曾經向一位管理顧問艾維·李（Ivy Lee）請教提升績效的方法。
艾維·李告訴查爾斯・施瓦布，在10分鐘內，自己就能提供他一個方法，並將他公司的業績提高 50%。
艾維·李拿出一張小卡，請施瓦布在小卡上，寫下自己明天要做的 6 件最重要的事情。接著，艾維·李請施瓦布在每件事情旁，寫下對於公司的重要性順序。
當施瓦布寫完之後，艾維·李告訴他︰「這張小卡，就是我要給你的秘方。明天早上第一件事，就是將小卡拿出來，並做上面第一項最重要的事，而且不做其他事，直到完成為止。然後，再用同樣辦法，做第2項、第3項，直到下班為止。如果當天無法做完所有的事，甚至只做完一件事，也請不用擔心，因為你總在做最重要的事。」
艾維·李接著又說︰「你從明天開始，試著每天都這樣做，直到你確認這方法真的有用，到時，再請你將你認為的金錢價值，用支票寄給我。」
大約一個月之後，查爾斯・施瓦布寄了一張2.5萬美元的支票給艾維·李（請記得這是100多年前的2.5萬美元）。
6件最重要的事法則
艾維·李建議施瓦布僅需花費十分鐘，列出次日最重要的六件事，並按重要性順序排列。這種方法直觀且易於實施，卻能顯著提升效率和成果。
操作3步驟
1.每天早晨，優先完成列表上的第一件事，直至其完成。
2.按照列表順序逐一處理後續事項。
3.若未能完成全部事項，不必擔憂，因為你已投入精力於最關鍵的任務。
如何判斷什麼最重要？
以上故事，告訴我們要將時間花在「最重要的事情」上，但何謂最重要？則需要由你（主管）來協助判斷。無論是業務單位或是行政部門，基層同仁每天的工作多屬例行性事務，但這些例行性事務的優先順序，卻應該隨著目標、環境的改變而跟著改變。
舉例來說，業務單位應在例行性事務中，不定期嘗試新的行銷工具（尤其是網路行銷工具）。嘗試過後可能會發現，未來業務的行事曆可能要大幅改變。
行政部門則應在例行性事務中，定期掃除看似重要但實際上卻已無必要的作業，或是思考有無其他方法，能夠對現有流程進行再造。
這些，都是能夠確保同仁總是在執行最優先工作的關鍵。
以下從「帶領團隊」以及「個人規劃」這兩個面向舉例，你可以透過以下範例步驟嘗試：
團隊主管：讓成員都朝每一個方向
1. 每日：開展5分鐘的早晨快速會議
- 準備：提前一天列出隔天要討論的最重要六項議題。
- 執行：集合團隊，每人簡述今日的主要任務和需要的協助。
- 互動：快速回應團隊成員的問題或擔憂，確保每個人都清楚今天的目標。
2. 每週：周一進行30分鐘的規劃會議
- 準備：回顧過去一週的成就和未完成的任務。
- 執行：與團隊分享本週的目標和關鍵任務。
- 分配：根據任務需求適時調整成員間的任務。
*實際時間依據組織與規模而定。若你的團隊透過每周與每日的會議快速同步消息，則可以加速每次的進行時間。
個人規劃：讓每一天都更有成效
1.每日： 睡前進行10分鐘的隔天計劃
- 準備：在睡前找一個安靜的地方，拿出筆記本或生產力工具。
- 列出：寫下第二天最重要的六項任務後按重要性排序。
- 計畫：設定每項任務的大概開始時間和完成期限。
2. 周末花30分鐘做一週大規劃
- 回顧：先評估上週哪些計劃執行得好，哪些需要改進。
- 規劃：根據個人目標，確定下週的重點任務和活動。
- 聚焦：確保只需要列下最重要的六項事情，避免失焦。
若要避免個人與團隊產生瞎忙的狀況，你不妨現在開始嘗試寫下「明天要做的六件最重要的事情」開始吧！
想更認識文章內的人物：
1.美國伯利恒鋼鐵公司（Bethlehem Steel）
http://en.wikipedia.org/wiki/Bethlehem_Steel
2.總裁查爾斯・施瓦布（Charles Schwab）
http://en.wikipedia.org/wiki/Charles_M._Schwab
3.管理顧問艾維‧李（Ivy Lee）
http://en.wikipedia.org/wiki/Ivy_Lee
作者：羅凱揚（台科大企管博士）、黃博駿（臺灣高效能創新研究公司的創辦人）
臺灣高效能，創造高效能。
