【2015】英國留學 文獻整理工具 - EndNote 簡易使用介紹與注意事項

(不相干的首圖是Brighton第二大居民 - 海鷗)

先說一下近況，我回來台灣啦!  目前正處於找工作人蔘中

一年二個月的英國留學夢過的真是快阿~轉眼馬上就要醒來面對現實了 (淚)

回到正題，先前在上一篇有提過，Brighton是間很注重文獻引用的學校

這篇來分享我用來放文獻引用的工具，也許可以給新鮮的小羊們一個參考

在學校不斷接受千字到萬字的作業修煉場

善用文獻引用工具幫你輸入作者引用和輸入加自動排序文獻資料

真的會幫助自己省不少功，而且也避免發生所謂…文獻資料來不及放的憾事~

不過整理文獻方法其實百百種，完全看個人使用習慣

沒有一定要用什麼工具, 找最順手的方式就對了!

在介紹之前， 先要提一下Brighton這間學校指定的文獻引用格式是連結：Harvard style 

所以這篇文會以Brighton指定的文獻引用格式來做說明

同樣地，文獻引用格式也算百百種，像我就有朋友在美國唸書，他們用的是APA

搞清楚學校指定使用的作業文獻格式是學生的基本義務~ 

拜託別廢到連自己學校用什麼格式都完全不知

不會就先上網查查之後，再來去問人， 養成先搜集資訊，有了基礎的背景知識

再來向人發問的習慣真的可以避免自己變惹人嫌伸手牌哦

接下來，就來說我用的小工具吧

EndNote: http://endnote.com/ 

Cite this for me: https://www.citethisforme.com/ 

上述兩個是我在寫學校作業和論文時的好幫手!

先來說EndNote，一開始用的是Citavi

但因為它產生的Harvard style不完全是學校指定的格式(年份不幫我括號…)。

所以才改用EndNote (適應了好些時間)

EndNote的註冊，其實在BRIGHTON INDUCTION WEEK時

會有老師帶著新生介紹圖書館環境和借書方式後

再帶著學生去熟悉線上使用資源，我的EndNote帳號就是那時註冊好的。

新生入學導覽看似不重要很無聊，但魔鬼往往就在你意想不到的地方

可能在困惑的時候，也許這解答或線索就在你認為很無用/無聊的導覽介紹裡

• 第一步: 請連結官網，按LOGIN去註冊一個帳號 http://endnote.com/

• 第二步: 安裝 CITE WHILE YOU WRITE  

登入後，請點選「選項」(圓框所示)-->下載安裝程式

--> CITE WHILE YOU WRITE --> 根據自己電腦規格點選安裝外掛程式

這個外掛程式非常之重要，因為它是省時省力放文獻和整理文獻的利器

安裝它之後，就可以邊寫文邊置入文獻，並且自動按字母排序幫你整理好

• 第三步: 安裝完成後，再開啟word

通常安裝成功後，會看到word裡上層選單有多了一個Endnote的按鍵

(下圖畫的很醜的橘框所示…)

如果沒有的話…請自行尋找大神求助

因為我沒遇過安裝不成功的狀況也不知道該怎樣後續處理

• 第四步: 點選word裡的Endnote按鍵，登入帳號密碼

想要使用CITE WHILE YOU WRITE功能，電腦必須要能連上網 

登入後畫面就長這樣啦! 最常用到就是最左邊橘框的INSERT CITATION

另一個橘框是可選取不同文獻格式

• 第五步: 在STYLE選單裡找尋所需的文獻格式

這個建議，可以回到endnote網站裡，隨意灌進一筆文獻資料來做測試

 (怎麼匯，後面會說明)

因為光Harvard style就有很多種，

我還問過學校老師是哪一種，結果得到回答還是Harvard style…

最後，靠自己一個一個點去試出來啦~

•  第五之一步: 文獻匯入

此時請先回到ENDNOTE網站，點一下「收集」功能紐 (圓橘框所示)

ENDNOTE網站有提供三種方式供使用者匯入文獻 (下圖方框位置)

上述三個功能可以自己點去玩玩，這裡只負責做粗略解說其中二個

因為我也只會用到線上檢索和匯入參考文獻

ENDNOTE用起來真的不難

比起研究怎樣使用質性資料分析軟體簡單幾百倍好嗎?! 然後我還研究不出來!!!

只是初期養成自己順手的使用習慣，會覺得很花時間也頗繁瑣

久了，自然會找到屬於你的風格

• 文獻匯入之【線上檢索】

ENDNOTE裡有提供直接搜尋書或期刊的功能

如下圖它提供好幾個資料庫讓使用者搜尋。

但是以我的經驗，只有下圖反藍COPAC資料庫是最好找的

或許其他科系比較適用其他資料庫吧~這個要靠自己去摸索了

請勿來伸手問，因為我不是大神也非學霸，無法解答

接著選好COPAC後，按下連線就來到下圖步驟2

你可以用作者名、書名、關鍵字找

而我在用這項功能時，通常是在圖書館找書，直接記ISBN比較快

或是在GOOGLE學術搜尋時，抄錄文章的ISBN或ISSN

這在某些期刊網站只有文章但未提供文獻資料下載時，就可用這方法

• 搜尋結果範例如下:

要把搜尋到的書加入我的參考文獻

下圖圓框所示位置，請打勾 (作者名左邊的空格)，然後再點選橘方框裡選單即可

要像我一樣分類資料夾，直接點選「新增至群組」的下拉式選單

裡面有個「新增群組」按下就可以建立資料夾

但實話說沒什麼必要建立資料夾

因為在WORD裡，是用作者名或書名來搜尋文獻的…

• 文獻匯入之【匯入參考文獻】

接著，第二種方式是我最最最常用的「匯入參考文獻」功能，如下圖

以Brighton來說，其實在作業和論文時

老師們都偏好學生能夠多引用「期刊」文章大於使用「書」

網路發達的好處就是幾乎資料都線上化，一堆線上期刊網站可以讓你找資料

而這些期刊網站(大部份)，多半都會很貼心的提供所謂「cite for me」功能

直接複製完整文獻資訊或是 「Download citation」如下圖橘框

每個期刊網站下載文獻資訊的 [ 功能鍵名稱] 都不一樣

請用自己的火眼金睛去看看頁面有沒有 「Download」、「Citation」、

「Download manager」之類的功能紐然後按下去找找

以現在這個期刊網站為例子，點下「Download citation」後，就來到下圖的畫面

Endnote適用的資料匯入檔案格式是「RIS」和「ENDNOTE」

請默唸它20遍後，記下來

因為不管去哪個期刊網站

ENDNOTE文獻匯入的格式檔名就是這二種：「RIS」or「ENDNOTE」

選好下載檔案格式，按下下載後，回到ENDNOTE網站

到「收集」-->「匯入參考文獻功能」頁面

接著，找到下載的檔案後 (檔案會下載到哪個電腦資料夾，請自行尋找)

然後在「匯入選項」裡，選取 「REFMAN RIS」(這也要默唸20遍記下來)

再來就可按下匯入

如果下載的是ENDNOTE格式 (非RIS)，在網站的匯入選項裡 

要點選「Endnote」匯入

不然選錯格式，是無法匯入成功的 (畫面會顯示成功輸入筆數為0)，這點請切記! 

我通常都會把有可能會用到的期刊資料，二話不說當下就通通下載和匯入

為找過的資料留紀錄，然後也壯大文獻資料庫這樣 (笑)

另外，其實在Brighton線上圖書館搜尋資料時

它也有很貼心的文獻資料下載功能，如下圖

點一下書，右邊就會出現介紹，然後點一下「cite」，選取Harvard style

-->[Export as] -->「endnote」，就可以下載檔案了

Brighton線上圖書館下載檔案是「endnote」，在網站匯入時，請點選「endnote」

在這裡，我還是要再強調一次，學校線上圖書館系統是學生必定要摸熟的東西

沒事就去點一點、看一看，這絕對是好習慣! 

• 第六步: 輸入文獻

接著來到如何在word輸入文獻啦

請點選最左邊 INSERT CITATION, 鍵入書名或作者名後

會跑出下圖這樣一個選單 (我真的匯入了好多文獻資料阿…)

• 第七步: 文獻出來囉

因為我是開空白檔，所以長這樣

下圖上方(作者，年份)是用於在寫文章時，直接幫你輸入作者名和年份，而下方一長串的文獻會自動按字母排序站好

然後這個功能輸入的文獻資料 在WORD裡是鎖死的

所謂鎖死，是指不用擔心滑鼠不小心敲到會少字，因為就算發生，然後還存檔後關閉，等下一次打開檔案，連上ENDNOTE，它依然會自動回復。

因為資料是跟著ENDNOTE網站，不是WORD，這有好有壞，缺點後面會說明

• 第八步: 格式測試

文獻輸入好了之後，接下來就可以按" STYLE " 選單來測試哪個格式是你要的

範例如下圖

• 第九步: 快樂有效率的輸入文獻資料

格式一旦確定好後，就可以不用再動它了

它會一直保持上一次開啟時的格式， 祝寫作業和論文愉快哦 

同場加註: 來說明一下 文獻資料在WORD是鎖死的狀況

先前有提過優點，這邊來說缺點，順帶分享被ENDNOTE「婊過」的經驗

• 鎖死的狀況 A : 如文獻格式錯誤，需自行回到網站內修改或另複製成純文字再修正

當你想要修改文獻資料時，可在WORD裡的ENDNOTE選單中

點選「EDIT CITATIONS」，連回到ENDNOTE網站修改存檔後

重開WORD裡按UPDATE CITATION，才算更新完成

下圖就是使用文獻引用資料，滑鼠一點即反灰，就是鎖死的証據

至於被婊的經驗，前面我也說過，直接下載文獻資料或線上檢索很好用

但我曾遇到作者姓和名位置相反了，這個狀況在寫論文時才發現到…

(要不是Proofreader點出來，我根本沒注意到)

所以…別100%相信下載的文獻資料格式，因為有時也會出現奇怪格式的情形

這時就要回到網站裡去檢查和修正囉， 再不然就是另貼成純文字在WORD裡修改

鎖死的狀況 B : 文章中，只有(作者，年份)的引用格式

在引用學術論點時，ENDNOTE可以直接為你輸入作者和年份

省去打字的麻煩和避免鍵入錯誤

但它也沒這麼聰明到分辨你輸入地方是「句首、句中、句尾」

因為ENDNOTE固定輸入格式就是  (作者，年份)

而文章中除了句尾的作者引用格式為 -->(作者，年份)

在句首/句中，格式為 --> 作者 (年份)

因為這個也是鎖死，所以像下圖的狀況，我都是等文章全部完成後

複製全部內容，貼純文字在新的WORD檔，把不需要括號的地方去掉

做最後檢查和編輯 (如有大神有更好解決鎖死的討厭狀況，拜託提點一下)

扣除掉鎖死的狀況，其實ENDNOTE不難用，但CITAVI的介面我用的比較順手

只是可惜它沒有(或是我沒找到) 用於BRIGHTON的HARVARD STYLE格式

(CITAVI的年份沒有括號…所以我忍痛不用)

ENDNOTE我也是花了一點時間熟用上手

• 簡單總結我的使用步驟: 

搜尋期刑

--> 看到可能用得到的資料，馬上下載文章和文獻資料

--> 去ENDNOTE網站匯入

--> 開WORD寫作業

ENDNOTE的部份就到這裡，

至於ENDNOTE軟體使用的部份，我沒用過

也許正式版的軟體更方便，所以軟體版的問題請另找大神

================我是分隔線===================

接著是連結：CITE THIS FOR ME 網站

如果真的不會用ENDNOTE，至少用它來幫你整理文獻啦

這邊我就不截圖說怎樣使用了，因為真的很簡單好嗎，還可以選取語言

一樣選取文獻格式後，再選取文獻資料的引用格式 (最常就是期刊或書)

或是像網路上的新聞、影音什麼的，都可以用這個來協助輸入文獻資料

作者引用和完整文獻資料都可以秀出來

缺點是它無法像ENDNOTE，在WORD裡即時輸入，就是要用複製貼上的方式

 (一直複製貼上真的滿煩的，而且很花時間)

所以對我來說這網站是輔助，因為ENDNOTE無法產生網路新聞引用  

(搞不好可以，但我沒發現到這樣)

當文獻是網路來源資料時 如BBC、CNN新聞或是網路上的照片之類

我就會用它來整理文獻，CITE THIS FOR ME也有把文獻輸出到WORD的功能

但從沒用過，有興趣的人可以試試

以上簡單說明文獻整理工具， 完成Gladys的點名啦

能找到好資源好工具為自己省時省力 真的很重要

不論是作業或論文都是個考驗時間控制+整理資訊、文獻技能

趕在最後一分鐘上傳作業，這種事還是少做的好

(對於這點很自豪，因為我最慢在截止日前一天一定交出來)

因為夜路走多總會遇見什麼意外的…

祝留學小羊們作業和論文都順利過關哦