RPAI 數位優化器一直致力於推廣 RPA 工具使用方法與最新趨勢，過去我們大多聚焦於介紹 UiPath 與 Power Automate。不過近一兩年，市場上出現了更多選擇，例如 Zapier、Make 和 n8n，許多讀者也特別來詢問 Zapier 的相關教學。
因此，這篇文章將會完整介紹：
- Zapier 是什麼？
- 如何透過簡單步驟使用 Zapier？
想深入了解 Zapier 與 RPA 工具間的差異嗎？歡迎閱讀：
RPA概念應用｜Zapier 和 RPA 差別大解析？一次帶你看！
Zapier 是甚麼？
Zapier 是一個強調「無代碼」的流程自動化工具，不需要寫程式或擁有技術背景，就能以視覺化的拖拉介面，串聯不同應用程式，輕鬆完成重複且耗時的工作。為什麼 Zapier 不用撰寫程式就能實現流程自動化呢？
因為它能整合 Gmail、Slack、Google Sheets、Salesforce 等超過 5000 種應用程式。使用者只需要設定好「觸發條件」與「後續動作」，當某個應用達到觸發條件後，Zapier 就會自動執行另一個應用的指定任務。
舉個例子，你可以設定當 Google Drive 有新檔案出現時，立即觸發後續動作，例如在 Google Sheet 中建立新列、發送郵件通知，甚至透過 ChatGPT 或 Notion 執行更多進階功能。
Zapier 廣泛支援行銷、人資、業務管理等工具，也因此許多企業會使用 Zapier 來處理以下業務場景：
- 行銷部門：當潛在客戶填寫表單時，自動寄送確認郵件並同步至 Mailchimp。
- 業務部門：將客戶資訊從 CRM 系統（如 Salesforce）自動同步到 Google Sheets。
- 專案管理（PM）部門：將 Gmail 收到的任務郵件自動轉換到 Asana 或 Trello。
隨著 AI 興起，Zapier 也提供以自然語言的方式建立自動化流程，因此 Zapier 十分適合中小型企業或個人用戶，尤其是希望不透過程式語言提升效率、減少重複工作的使用者。
Zapier 操作教學
Step 1：啟用 Zapier 帳號
首先，進入 Zapier 官網並註冊帳號，通常可使用 Google 帳號快速登入，而且新用戶會有 14 天免費試用期，你可以自由探索各項功能。
試用期結束後，你就可以依照個人需求選擇方案。雖然 Zapier 提供免費方案，但有明顯限制，每個流程最多只能包含兩個動作，對於需要複雜操作的使用者可能不太夠。
Zapier 首頁
而建立流程也非常簡單，只要登入後點擊頁面左上方的 Create，我們就可以設定觸發條件與後續動作。
Step 2：設定觸發條件
點擊 Trigger 後，Zapier 會提示你選擇想要作為觸發條件的應用程式（如 Google Drive 或 Gmail）。例如我們選擇 Google Drive 後，就可以再設定更精確的動作，例如「新增檔案時」、「特定資料夾有新檔案」或「檔案被更新」等。
當你選擇「新增檔案時」這個觸發條件後，需要進一步告訴 Zapier 是在哪個雲端空間、哪個資料夾裡出現新檔案時觸發流程。每個步驟設定後都可以進行測試來確保設定正確。
Step 3：設定後續動作
完成觸發條件後，下一步就要來定義後續動作「流程被觸發後會發生什麼？」，這時候我們要點擊「+」新增動作，選擇希望自動化的應用程式，例如 Google Sheets。
設定時需要授權 Zapier 存取應用程式，例如允許存取 Google Sheets 帳號，接著選擇具體動作，例如「新增一列」，之後就可以根據需求設定具體內容，例如資料表名稱、新增的資料欄位等。
動作設定的過程中，前後步驟的變數可相互串接，而這種相互串聯的功能正是自動化工具最重要的價值所在！
Zapier 實際範例
其實以上步驟已完成了一個實際應用的範例。以往我們如果想整理雲端資料夾內的檔案時，需要手動每次更新檔案時也同步更新 Google Sheet。
現在透過 Zapier 只需要簡單設定，就能做到當資料夾新增檔案時，自動將檔案資訊（例如檔名、日期、連結等）紀錄在 Google Sheet 上，徹底自動化繁瑣流程。
當檔案上傳時，便觸發自動化流程，將檔案所需資訊自動記錄到 Google Sheet
自動整理檔案資訊
想系統化學習 Zapier？推薦你以下課程：
如果你看完這篇文章，對於 Zapier 自動化流程產生興趣，並希望進一步、系統化地學習這項工具的實務應用，我們推薦以下幾堂 Coursera、Udemy 的 Zapier 初級線上課程，或是等我們之後分享更多 Zapier 相關教學文章：
- Zapier 101: Automate your work｜Udemy
- The Complete Zapier Course: From Beginner To Expert (2025)｜Udemy
- ChatGPT: Excel at Personal Automation with GPTs, AI & Zapier 專項課程
- ChatGPT + Zapier: AI-Powered Email Mastery 專項課程
結語
Zapier 的出現就像是其他 RPA 工具，讓流程自動化不再只限於專業工程師，任何人透過簡單設定都能串聯多個應用，大大提高工作效率。
而在 AI 浪潮席捲的現在，Zapier 不僅解放我們的時間，更讓中小型企業或個人用戶得以更專注於更有價值的工作任務，希望這篇 Zapier 教學能讓你更理解這個工具，也能啟發你透過自動化工具改變工作模式！
讀到這裡，你或許會好奇：Zapier 是否比 UiPath、Power Automate 等其他 RPA 工具更值得學習呢？實際上兩者的用途並不相同！如果想詳盡了解工具之間的異同，歡迎閱讀：RPA概念應用｜Zapier 和 RPA 差別大解析？一次帶你看！
自動化流程看似簡單，但卻是提高效率的重要基礎。
讓我們一起由簡單開始，成就不簡單！
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