如何利用Google表格提升自由接案工作效率

自由接案越來越多後，反而比上班更認真寫工作記錄

另一方面，也因為時間較久的案子常會覺得腦容量不夠。用 Google 表格 做了（圖一）專案管理、（圖二）工時紀錄，和專案用時統計與統計圖表。

圖一：專案管理

圖二：工時紀錄

調整了一年，感覺現在比較順手了！想來分享給大家與討論。這些表格用了以下公式

① 找出指定文字並統計數值

=SUMIF(L2:R15,"專案文書",N2:T15)

前面是在指定欄位內，找出含有""內文字（要全部一樣）的格子，並計算後面欄位的數值（要在同一列）。發現這公式真的好用！

工時紀錄圖表化

②計算整天工時

=SUM(K13-J13+I13-H13+G13-F13)

其實就是：B-A+D-C+F-E，同時紀錄每天三段的 clock in / out 時間。但總覺得自己設定得有點複雜。

工時紀錄圖表化

③ 條件式格式設定

設定變色：今日、非空白、等於零（用來計算休息日，不用另外設定，ˊ只要當天沒有紀錄即視為休息日）、大於小於某數值。

④ 其他偏好設定

下拉式選單設定月份、狀態等，善用欄類型設定地址、文件（這個功能整合了google文件很方便，我另外再加了資料夾欄位更完整），核取方塊等功能。

另一方面，也覺得稍微抓到如何用工作日誌，去獎勵大腦去按順序完成待辦清單，大方向主要是掌握『填滿』（用在專案管理）或 『消除』（用在當日待辦事項）這兩個人們容易得到滿足感的動作，就蠻有效。

例如：

專案管理，確定專案之後，往下依序把待辦清單列出來，用最簡單快速、不用想太多的方式一一列出（剛好後面的欄位可以順便拿來放相對應文件連結），加上核取方塊享受慢慢完成的感覺（待辦清單感覺容易分散，沒有逐一填滿的感覺）。

另外，格子有內容即自動變色（使用條件式格式設定），方便找專案。第一列維持標題再往下長出列，類似心智圖概念。

圖一：專案管理

專案管理的兩個小眉角

① 一天不需要太多 clock in / out 紀錄

覺得三段便是極限了，主要是統計不便外，也能讓工時更集中、休息更純粹。

②工時紀錄不用太仔細

別人上班都可以茶水間小休息、外出順便買個自己要的東西，想想自己的工時紀錄也可以大約即可。主要是不要花太多時間去紀錄與計算這個輔助的「工具」，應該把時間精力花在產出。

圖二：工時紀錄