如何用 Google Sheets / Excel 來檢視你的規劃與實際執行的落差
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在現今這個高效率至上的時代，我們都知道事前規劃的重要性，良好的規劃能夠提升執行的效率，幫助我們更有條理地完成工作。然而，多數人卻忽略了一個關鍵點：規劃與實際執行之間往往存在落差，而這個落差正是我們需要檢視與優化的地方。
為了幫助大家更精確地了解自己的執行能力，我特別設計了一個「規劃 & 實際執行對照表」，希望透過每日與每週的紀錄，讓大家找出自己高估或低估的部分，進而更有效率地管理時間。
規劃 & 實際執行對照表
本對照表包含「使用說明書」、「日 DAY 表」、「週 WEEK 表」、「如何利用此對照表來提升效率」、「如何下載規劃 & 實際執行對照表」五個部分，依序如下。如果需要記錄更多日與週的計畫，可以透過複製試算表來加以使用。
- 使用說明書：說明如何下載檔案或者建立副本。
- 日 DAY 表：適用於每日任務的規劃與檢視。
- 週 WEEK 表：適用於檢視整週的規劃與執行落差。
- 如何利用此對照表來提升效率：引導你如何有效率地使用本表。
- 如何下載規劃 & 實際執行對照表：說明該去何處下載。
01 使用說明書
在「使用說明書」分頁中，除了歡迎語之外，還提供相關網站與社群媒體資訊、贊助支持方式，以及 Line 官方帳號連結。更在分頁內還附上檔案下載或建立副本的教學，方便大家快速上手並能進一步經由多種管道來詢問。
① Google Sheet 使用者
- 點擊提供的檔案連結，進入 Google Sheet 頁面。
- 點選左上角「檔案」>「建立副本」，將規劃表複製到你的 Google 雲端硬碟中。
- 開啟副本後，即可直接編輯和調整。
② Excel 使用者
- 點擊檔案連結後，選左上角「檔案」>「下載」功能，將規劃表以 Excel 格式存檔至你的電腦或其他裝置。
- 開啟檔案後，即可在 Excel 中開始操作並編輯。
01 使用說明書
02 日 DAY 表：每日時間管理的精準對照
在「日 DAY 表」分頁中，設計了從早上 6 時至晚上 12 時的時間範圍，並且以每 30 分鐘為單位進行劃分。主要功能包含四個部分，這樣的設計能夠讓我們迅速發現 每日規劃 與 實際執行 的差異，進而調整未來的時間安排。
- 預計任務欄位：讓使用者填寫預期要執行的任務。
- 實際執行欄位：記錄實際完成的時間。
- 落差時間呈現：透過數據對照，即時檢視每個任務的時間使用情況，發現是否有超時或提前完成。
- 每日必 DO 事項：設定每日最重要任務，以及 3 個核心任務，幫助聚焦當天的關鍵事項。
02 日 DAY 表：每日時間管理的精準對照
03 週 WEEK 表：全週計畫的對照與分析
在「週 WEEK 表」分頁中，則是「日 DAY 表」的擴展，涵蓋整整 7 天的計畫與執行情況，主要功能包含兩個部分。
- 一週總覽：讓你可以清楚看到整週的規劃與執行狀況。
- 落差顏色標記：
- 綠色：超出預期規劃時間，表示任務花費時間比原本設定的多。
- 紅色：比預期時間快，表示該任務比原本設定時間提早完成。
- 紅綠交錯：表示任務提前完成。
03 週 WEEK 表：全週計畫的對照與分析
04 如何利用此對照表來提升效率？
透過 Google Sheets 或 Excel 來記錄與分析你的規劃與實際執行情況，可以幫助你更精確地掌握時間使用，進一步提升執行效率。這不僅讓你的計畫更符合現實，也能幫助你培養更強的時間管理能力，進而在生活與工作中取得更高的成就。以下提供四種操作方式，讓你能用以提升自身效率。
- 每天記錄自己的預計與實際執行時間，持續追蹤落差。
- 每週檢視整週規劃與執行的差異，從顏色標記中找出趨勢。
- 調整未來的時間規劃，避免高估或低估執行所需的時間。
- 持續優化執行策略，例如發現某些任務經常延遲，就可思考是否需要減少該時段的其他安排。
05 如何下載規劃 & 實際執行對照表
如果你想下載本篇文章中提到的「規劃 & 實際執行對照表」，請點擊此處進行下載。如果有其他建議或進一步的問題，歡迎在文章下方留言，或加入我們的 Line 官方帳號進行諮詢！
05 如何下載規劃 & 實際執行對照表
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