多工作業管理：提升效率的項目與時間管理技巧

多工作業一直是在工作上常常遇到的事情，在現在的工作環境下，很少有工作是只要做好一件事的，在多工項目同時進行的時候，有時也會感到手忙腳亂，如何排序以及時間管理就顯得相當重要。

在進行這樣多項目的管理工作時，我將如何管理分成兩大部分，項目管理與時間管理。

項目管理的部分，就是要將手上的所有項目分類，首先可以分成相關項目與不相關項目（或是相對不相關項目）。首先比較簡單的是不相關項目，比較多聽過的方法是Eisenhower優先矩陣。

Eisenhower優先矩陣的概念非常簡單，這是一種依據「重要性」和「緊急性」來分配時間的矩陣，也稱為四象限法。它幫助你快速區分什麼是立即要做的事，什麼可以推遲或委派他人。

四個象限：

1. 重要且緊急：馬上處理。
2. 重要但不緊急：安排後續。
3. 緊急但不重要：委派他人。
4. 不緊急且不重要：可以忽略或推遲。

這個是最常見的工作矩陣，但很多人會說，啊我就是不知道要怎麼分成這四類才麻煩啊！每件事對我來說都是重要且緊急啊！因此我稍微改變了說法，讓這四個象限的維度更淺顯易懂一點

緊急不緊急：接近死線(deadline)的程度

重要不重要：參與的人數有多少，自己參與等同3個人參與

因此四個象限可以改變為以下：

1. 接近死線，而且我必須親自出馬，還得需要夥伴支援：馬上處理。
2. 我需要親自出馬，可能需要夥伴，但離死線還有一段時間：安排後續。
3. 接近死線了，但不用我，其他人也可以辦到：委派他人。
4. 我不需要親自出馬，而且還有時間：可以忽略或推遲。

這樣應該更淺顯易懂這四個象限要表達的概念，也可把手上的所有項目更輕鬆的去分類了。

另外一種管理項目的方法應用在相關的項目上，什麼是相關的項目呢，就是項目與項目間本身可能有因果關係或是時間順序關係的，這時候就可以用關鍵路徑法（Critical Path Method, CPM）

關鍵路徑法是一種專案管理技術，用於識別專案中哪些任務對專案完成時間至關重要。這種方法幫助你發現哪些任務的延誤會直接影響專案的整體進度，從而幫助你更好地分配資源和管理時間。

列出所有任務：首先，識別並列出專案中所有需要完成的任務。每個任務應該具有明確的開始和結束時間，以及預期所需的資源和持續時間。

定義依賴關係：確定任務之間的依賴關係，也就是哪些任務必須在其他任務完成後才能開始。例如，某些任務可能需要等前置任務完成後才能繼續。

繪製網絡圖：將這些任務和依賴關係視覺化，通常通過網絡圖表示。在這個圖中，每個節點代表一個任務，箭頭表示任務之間的順序關係。

計算每條路徑的持續時間：從開始到結束，計算出每條任務路徑的總持續時間，這包括所有任務的預估時間。

確定關鍵路徑：關鍵路徑是專案中最長的路徑，這條路徑上的所有任務都必須按時完成，否則整個專案會延遲。這些任務通常沒有浮動時間（Slack Time），即無法延遲。

監控與管理關鍵任務：一旦確定了關鍵路徑，就需要特別關注這些關鍵任務的進度，並優先分配資源，確保它們按時完成。

假設你在管理一個網站建設專案，包含設計、開發、測試、上線等任務。開發可能依賴於設計完成，而測試又依賴於開發完成。如果開發延遲，那麼測試和上線都會延後，因此這些任務會屬於關鍵路徑。

以上兩個是項目管理的方法與工具，接下來要講的是時間管理的部分，這邊介紹的時間安排可以在精神上有效率的方法是番茄工作法（Pomodoro Technique）

番茄工作法（Pomodoro Technique）是一種簡單但高效的時間管理方法，適合想要提高專注力、減少分心的人。它是由 Francesco Cirillo 在1980年代創立的，方法的核心在於將工作分成短時間的專注間隔，並在每個間隔之後安排短暫的休息，以維持長時間的生產力。

番茄工作法的步驟：

1. 設定任務：選擇一個需要完成的任務。
2. 25分鐘專注工作：設置計時器為25分鐘，開始全力投入工作，這段時間內不應有任何干擾。
3. 5分鐘休息：當計時器響起，停止工作，休息5分鐘。這段時間可以用來放鬆、站起來走動等。
4. 重複循環：每完成四個番茄時段（總計100分鐘的專注工作），休息時間可以延長到15-30分鐘，讓大腦有更充分的恢復。

番茄工作法聽起來很簡單，其實是有理論依據的，短時間的專注（25分鐘）能讓大腦保持高效運轉，不容易感到疲憊，而短暫休息幫助大腦恢復，避免過度消耗精力，讓你長時間維持工作效率，並且通過明確的工作-休息週期，番茄工作法能幫助你更好地掌握時間，避免低效率的工作習慣。

其實網上可以搜尋到很多關於多項目管理的工作方法，這裡是我經過消化後，覺得可以簡單易懂的工作方法，有興趣的人可以再去找相關的文章或書籍來看，也可以跟我討論。

另外這些管理工具有很多是可以從網路上找到一些相關的配套軟體了，這邊介紹幾個軟體給大家：

Toggl Track：適合用來追蹤番茄工作法的時間段，並生成報告來分析工作模式。

Pomodone：專門為番茄工作法設計的應用程式，能與許多任務管理工具整合，簡化時間追蹤和任務管理。

Todoist：它提供強大的任務分類和標籤功能，讓你能夠依據優先順序和重要性管理多個專案

Monday.com：可視化管理項目，支持項目時間表和任務分配，有助於團隊合作時的優先級設定。

Microsoft Project：這個工具能自動生成關鍵路徑，並根據你的項目更新進行動態調整。

Smartsheet 和 Asana：這些工具也支持關鍵路徑的可視化和追蹤，能方便你進行進度管理。

希望大家都能夠有效率且精準的完成多項目工作！