「職場效率王！我的SOP寶典大公開」

我發現身邊那些工作超有效率的人，有個共同的祕訣：他們超會做SOP！

什麼是SOP？簡單來說，就是把工作流程標準化，變成一套SOP作業流程。有了SOP，我們做事情就不用每次都從頭開始，而是可以站在巨人的肩膀上，直接從一半開始衝刺！

我平常會用SOP來處理這些事情：

• 例行公事SOP化： 像週報、開會這種事，我都會先設計好模板，填一填就好，超省時間！
• 專案管理SOP化： 遇到要跟大家一起合作的專案，我一定會做一份專案企劃，把所有事情都寫得清清楚楚，大家一看就知道要做什麼，超有效率！
• 個人經驗SOP化： 如果我負責一個長期性的專案，我一定會邊做邊把經驗記錄下來，下次再遇到類似的事情，就可以直接套用，根本就是職場神人！

我的SOP寶典大公開，讓你工作效率UP UP！

這些SOP都是我實際工作中用過的，超實用！

會議紀錄SOP：

①基本資訊：會議名稱、目標、人員、時間、地點

②會議記錄：撰寫會議內容，長官關注重點資訊加粗

③會議決議和下一步計畫：明確會議決議、下一步跟催事項並@完成人

把會議重點、決議事項都寫得清清楚楚，下次開會就知道上次討論到哪裡了！

接待SOP：

①接待方案：交代背景、確定時間、地點、人員、流程

②接待準備：精緻化接待任務清單，跟公司同事同步資訊

③紀要和存檔：記錄重要資訊、下步跟進事項、照片存檔

從頭到尾把接待流程都規劃好，讓客人賓至如歸。

個人週報SOP：

①本周重點工作總結：重點工作事項、本周關鍵進展、風險及應對措施

②下周重點工作計畫：To do list、關鍵任務及計畫產出、計畫完成時間

③部門例會高效拉齊：與長官同事及時確認工作事項

讓老闆一眼就知道你這週做了什麼，下週要幹嘛。

專案管理SOP（表格版）：

把專案任務拆成小任務，用表格分配給大家，一目了然。

專案管理SOP（文件版）：

遇到多人協同作業，需要多人配合提供資料型，用一個文檔來all in one：

①專案背景：參與者立馬跟你“站在同一個位置”，瞭解項目全貌。

②項目分工：插入分工表格，根據材料確定責任人。

③相關附件：範本、資料可以附在下面供大家參考 。

把專案背景、分工、相關資料都放在同一個文件裡，方便大家參考。

個人知識庫SOP： 把工作經驗記錄下來，下次遇到類似問題，直接查就好，超方便！

為什麼SOP這麼好用？

• 省時省力： 不用每次都從頭開始，直接套用模板就好。
• 減少錯誤： 每個步驟都寫得很清楚，不容易出錯。
• 提升效率： 大家都知道要做什麼，不用浪費時間溝通。
• 方便管理： 一個專案的所有資料都集中在一個地方，方便查詢。

職場上一定要學會做SOP，讓自己工作更輕鬆愉快！

小提醒：

• SOP不是一成不變的，可以根據實際情況做調整。
• 最重要的是找到適合自己的SOP方式。
• 除了SOP，也要培養自己的學習能力，不斷提升自己。

趕快把SOP變成你的工作好幫手吧！

遊·想法

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