週一厭世必學!用AI提早2小時下班的3技巧|零基礎也學得會的AI辦公術

更新於 發佈於 閱讀時間約 3 分鐘

週一早晨打開電腦,看到堆積如山的郵件、待整理的週報、下午還要開冗長會議……是否讓你瞬間想按下「離職鍵」? 別擔心!本文專為「AI新手」設計,教你用 不需寫程式 的3個簡單技巧,直接套用現成工具,讓AI幫你吃掉80%的厭世工作,準時下班不再是夢!


技巧一:用AI自動分類「百封郵件」,10分鐘處理完週一爆量信件

週一收件匣總是塞滿上週末累積的信件?試試這個連人資都在偷用的 「郵件三層過濾法」

▍步驟1:複製所有信件標題到ChatGPT

打開ChatGPT輸入這段魔法指令:

复制

請將以下郵件標題分類為「緊急處理/本週待回/可延後」,並用編號列表呈現:  
[貼上郵件標題]

▍步驟2:讓AI寫好回信草稿

選出「緊急處理」的3-5封信,再次輸入:

复制

請用專業但簡潔的語氣,幫我回覆以下郵件需求:  
1. [信件1內容摘要]
2. [信件2內容摘要]
(附上關鍵資訊如截止日期等)

▍步驟3:使用Gmail智慧撰寫功能

在Gmail回信時,按下「Tab+Enter」啟動AI建議,直接套用ChatGPT生成的內容,


實測結果:原本需1小時處理的郵件,壓縮到15分鐘內完成!



技巧二:週報自動產出術|用AI把碎片資料變精美報告

還在手動整理Excel數據和會議紀錄?教你用 「AI週報流水線」 偷時間:

▍工具組合:Google文件+ChatGPT

  1. 資料餵食法:將零散資料貼到Google文件,用內建「AI幫寫」功能點選「生成摘要」
  2. 結構化指令:在ChatGPT輸入

复制

請將以下資料整理成週報,包含:  
- 本週重點成果(3+數據化)
- 待解決問題(條列式+建議方案)
- 下周目標(SMART原則)
[貼上AI生成的摘要]
  1. 一鍵美化:複製內容到Canva選擇「AI簡報生成器」,自動排版成視覺化圖表

案例:行銷部Amy用這方法,將每週3小時的週報縮短到30分鐘,還被主管稱讚「分析更專業」!


技巧三:會議紀錄自動化|讓AI當你的會議速記員

最浪費時間的週一例會,用這招 「AI會議三件套」 破解:

▍會前準備:

在Notion建立會議頁面,貼上議程後點擊「AI預測QA」,自動生成可能被問的問題清單

▍會中記錄:

  1. 用手機錄音(或使用Otter.ai即時轉文字)
  2. 會後將錄音檔上傳到Google雲端硬碟

▍會後整理:

打開Fireflies.ai免費版,拖入錄音檔自動生成:


✅ 逐字稿+重點摘要✅ 待辦事項列表✅ 自動寄送會議紀錄給與會者


進階技巧:在ChatGPT輸入「請將以下會議紀錄,改寫成500字以內的主管報告版本」直接產出簽呈!


注意!AI辦公的3個安全守則

  1. 敏感資料不上傳:避免將客戶個資、機密數據輸入公開AI平台
  2. AI內容必校對:檢查生成內容是否有矛盾或不合邏輯處
  3. 保持人類溫度:重要郵件親自加上1-2句手寫問候語

本週就開始你的「AI早退計畫」吧!

這些技巧的共同關鍵是 「先整理再AI化」,與其從零開始下指令,


不如先將現有資料結構化(如郵件標題、會議錄音、數據表格),再讓AI擔任你的數位助理。


本日行動清單

  1. 挑選週一最痛苦的1項任務試用AI(建議從郵件分類開始)
  2. 複製本文提供的ChatGPT指令實際操作
  3. 紀錄本週省下的時間,你會發現:原來準時下班這麼簡單!

▶ 延伸閱讀:

  • [免費AI工具包] 不會程式碼也能用的5個辦公神器
  • [ChatGPT指令庫] 業務/行銷/人資專屬的300組魔法咒語

(文末嵌入訂閱表單:「輸入Email獲得【週一自救包】含可複製的AI指令模板+工具清單」)


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  • 主要關鍵字:AI提早下班、週一厭世、AI週報
  • 長尾關鍵字:不用程式的AI工具、ChatGPT辦公技巧、自動化會議紀錄
  • 語義相關詞:工作效率、遠距工作、職場生產力
  • 點擊誘因:具體時間數據(2小時/30分鐘)、痛點情境(爆量郵件/冗長會議)
  • 結構優化:H2/H3標籤分層、編號列表、實用指令區塊反白設計
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今天也靠AI了!
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工作有點雜、生活有點忙,沒時間學寫程式,也不太懂那些AI工具在幹嘛。 但有一天,我發現原來AI可以幫我寫信、整理會議紀錄。從那天起,我就默默地開始「靠AI過日子」了。 如果你跟我一樣,對AI很好奇,但一看到技術詞就想關掉網頁,歡迎你一起來這裡慢慢學。 我們都不急,但一定能變得更會用
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