週一早晨打開電腦,看到堆積如山的郵件、待整理的週報、下午還要開冗長會議……是否讓你瞬間想按下「離職鍵」? 別擔心!本文專為「AI新手」設計,教你用 不需寫程式 的3個簡單技巧,直接套用現成工具,讓AI幫你吃掉80%的厭世工作,準時下班不再是夢!
技巧一:用AI自動分類「百封郵件」,10分鐘處理完週一爆量信件
週一收件匣總是塞滿上週末累積的信件?試試這個連人資都在偷用的 「郵件三層過濾法」:
▍步驟1:複製所有信件標題到ChatGPT
打開ChatGPT輸入這段魔法指令:
复制
請將以下郵件標題分類為「緊急處理/本週待回/可延後」,並用編號列表呈現:
[貼上郵件標題]
▍步驟2:讓AI寫好回信草稿
選出「緊急處理」的3-5封信,再次輸入:
复制
請用專業但簡潔的語氣,幫我回覆以下郵件需求:
1. [信件1內容摘要]
2. [信件2內容摘要]
(附上關鍵資訊如截止日期等)
▍步驟3:使用Gmail智慧撰寫功能
在Gmail回信時,按下「Tab+Enter」啟動AI建議,直接套用ChatGPT生成的內容,
實測結果:原本需1小時處理的郵件,壓縮到15分鐘內完成!
技巧二:週報自動產出術|用AI把碎片資料變精美報告
還在手動整理Excel數據和會議紀錄?教你用 「AI週報流水線」 偷時間:
▍工具組合:Google文件+ChatGPT
- 資料餵食法:將零散資料貼到Google文件,用內建「AI幫寫」功能點選「生成摘要」
- 結構化指令:在ChatGPT輸入
复制
請將以下資料整理成週報,包含:
- 本週重點成果(3點+數據化)
- 待解決問題(條列式+建議方案)
- 下周目標(SMART原則)
[貼上AI生成的摘要]
- 一鍵美化:複製內容到Canva選擇「AI簡報生成器」,自動排版成視覺化圖表
案例:行銷部Amy用這方法,將每週3小時的週報縮短到30分鐘,還被主管稱讚「分析更專業」!
技巧三:會議紀錄自動化|讓AI當你的會議速記員
最浪費時間的週一例會,用這招 「AI會議三件套」 破解:
▍會前準備:
在Notion建立會議頁面,貼上議程後點擊「AI預測QA」,自動生成可能被問的問題清單
▍會中記錄:
- 用手機錄音(或使用Otter.ai即時轉文字)
- 會後將錄音檔上傳到Google雲端硬碟
▍會後整理:
打開Fireflies.ai免費版,拖入錄音檔自動生成:
✅ 逐字稿+重點摘要✅ 待辦事項列表✅ 自動寄送會議紀錄給與會者
進階技巧:在ChatGPT輸入「請將以下會議紀錄,改寫成500字以內的主管報告版本」直接產出簽呈!
注意!AI辦公的3個安全守則
- 敏感資料不上傳:避免將客戶個資、機密數據輸入公開AI平台
- AI內容必校對:檢查生成內容是否有矛盾或不合邏輯處
- 保持人類溫度:重要郵件親自加上1-2句手寫問候語
本週就開始你的「AI早退計畫」吧!
這些技巧的共同關鍵是 「先整理再AI化」,與其從零開始下指令,
不如先將現有資料結構化(如郵件標題、會議錄音、數據表格),再讓AI擔任你的數位助理。
本日行動清單:
- 挑選週一最痛苦的1項任務試用AI(建議從郵件分類開始)
- 複製本文提供的ChatGPT指令實際操作
- 紀錄本週省下的時間,你會發現:原來準時下班這麼簡單!
▶ 延伸閱讀:
- [免費AI工具包] 不會程式碼也能用的5個辦公神器
- [ChatGPT指令庫] 業務/行銷/人資專屬的300組魔法咒語
(文末嵌入訂閱表單:「輸入Email獲得【週一自救包】含可複製的AI指令模板+工具清單」)
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- 點擊誘因:具體時間數據(2小時/30分鐘)、痛點情境(爆量郵件/冗長會議)
- 結構優化:H2/H3標籤分層、編號列表、實用指令區塊反白設計