職感心教練/「等證據」不如「先假設」:跨國客訴處理的主動解法

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🌍✈️ 當客戶遠在地球另一端、問題卻迫在眉睫,怎麼回應才能兼顧速度與專業?
我引導團隊跳脫「收到不良再分析」的思維,改以假設+求證的方式,先用🧠FMEA、🐟魚骨圖等工具,釐清可能原因,再用🔬實驗與驗證提出具體對策。 即使資訊有限,也能提供客戶安心、具行動力的回應。 真正的專業,是在不確定中找到突破點。


遠在地球另一邊的客戶反映了一項客訴,將造成停止生產的嚴重後果。承辦人員Z君請客戶將不良品寄到公司來分析。然而,客戶總是還在證據不充分,甚至只是聽聞有問題時,便強烈要求我們進行分析,並盡快地告知可能發生的原因與對策。


Z告知客戶因為無法隔空抓藥,堅持要收到不良品並完成分析之後才能回覆。由於寄送與分析都需要時間,於是我問他:「在等待的這幾天,我們能夠為客戶做些什麼?」他仍認為一切都需要證據來說話。但這種案子,通常都不了了之。


看似客戶不合理的要求,其實反映出承辦人員僅按規章辦事,無法同理客戶急迫的需求,非積極的作為也限制自己的發展空間。


曾獲得1937年諾貝爾生理醫學獎的生化學家山特.捷爾吉(Albert Szent-Gyorgyi)曾經這樣形容科學:「去看每個人都看得見的東西;去想沒有人曾經想過的事情。」簡而言之,科學不外乎是要我們去假設與求證,往往問題解決之道,就在假設與求證的過程中發現。


胡適先生也有一句名言:「大膽假設,小心求證。」和這位生化學家的名言相互呼應。「大膽假設」就是「去想沒有人曾經想過的事情」;「小心求證」即「去看每個人都看得見的東西」。


但在尚未看到問題現象前,要如何大膽假設可能發生異常的因素?


首先要願意打破自己慣性思考的心態,這不是件容易的事,更不用說是要假設自己的產品可能有瑕疵的話。有時需要主管適時的引導與協助並運用適當的工具,才有機會突破思維上的限制。


常見用於這類分析的方法,例如失效模式與影響分析(Failure Mode and Effects Analysis,FMEA)、故障樹分析(Fault Tree Analysis,FTA)等。


而當收到異常品時,又要如何小心求證,確認真正原因並提供解決對策?大家看到的不良現象通常只是表象,真正的原因若僅透過眼見不一定可以為憑,而是需要進一步的分析與實驗,從各種可能性逐步驗證符合性,嘗試複製出失效的模式。


一般常見的工具有魚骨圖(Fishbone Diagram)、8D問題解決法(Eight Disciplines Problem Solving,8D)、根本原因分析(Root Cause Analysis,RCA)以及實驗設計(Design Of Experiment,DOE)等方法。


因Z尚無法突破思維限制,於是引導他組織一支專家團隊,運用適當的分析工具與手法,藉由反覆假設與求證過程,養成合理分析的習慣,並提出一套具有邏輯性的分析結果與短期對策給客戶,以解燃眉之急。


本文亦刊登於:職感心教練/用假設與求證解決問題 | 經營管理 | OFF學 | 經濟日報

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子謙的沙龍
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逐水草而出差,哪裡有生產需求,就往哪裡移動,隨性去旅遊,記錄一路上所見所聞所思,感受文化差異帶來的衝突與新發現的喜悅。 現負責海外代工廠專案管理、國際教練聯盟(ICF)職場成長、跨文化領域教練,耕耘經濟日報「職感心教練」專欄,閒暇時寫寫書法,傳承裱褙手工藝。
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