接下來課程開始進到瀑布式專案管理的各個程序說明。
首先是啟動階段,最主要的目標是產出專案章程(charter),有點像是專案的正式授權文件,由高階簽署,確認授權此專案的執行,並且說明專案的目標、預算和時程。在這當中很重要的是包含這個專案預期給組織帶來哪些好處,以及如何衡量這些好處(benefits),如此到了專案執行後,我們也才能具體地檢驗專案是否有達成它最初預期帶來的成果。
此外還有 assumption log,說明有關此專案的假設,包括基於什麼樣的前提去執行此專案、這個專案可能存在哪些假設性的限制等。另外在這個階段也很重要的是辨識利害關係人(identify stakeholders)。實際上這應是在專案過程中持續進行(因為是可能持續變動的,例如組織或人員的變化),不僅是在專案最初的階段。
辨識的內容包括,有哪些利害關係人、他們的角色職位、對專案的想法(正面、負面)、專案會對他們帶來的影響、他們是主動/被動參與、他們對專案的授權權力(例如贊助人)
呈現方式:stakeholder mapping/representation:從不同的分析角度將利害關係人的定位呈現出來
- power/interests grid: 權力在縱軸、利益相關程度在橫軸;類似的也有power/influence、impact/influence
- stakeholder cube:三軸立體圖,influence/interest/power合併一起呈現
- salience model: power、urgency(是否會給予立即關注)、legitimacy(參與程度的正當性)
- directions of influence: up(管理層)、down(團隊成員)、out(廠商/外部組織)、sideward(同儕, 例如其他專案經理)
- prioritization: 將須關注的利害關係人排出優先順序
基於這些資料整理,去完成 stakeholder register,包括每個利害關係人的:
- 聯絡資訊
- 在專案中的角色
- 偏好的溝通方式(面對面會議、電話...)
- 對專案的期待
- 他們會如何被專案影響
- 他們對專案有何影響