►分享緣由
這週同事來問我問題時，看我在電腦中快速翻閱過往筆記的動作，快速的切換頁籤、找到之前處理問題的內容、會議紀錄等等，
她不禁好奇問我：
「那是什麼軟體？看妳找資料找很快，還能分好幾個頁面，是怎麼整理的啊？看起來很好用！」
聽得出同事的語氣中藏著驚訝和好奇。
我笑笑說：「我已經用OneNote當筆記系統很久了，我會記錄工作上的問題解決、專案進度、開會的內容及會議紀錄、學習到的技能、操作SOP...等，而且我會分類去記錄，這樣我要找資料就很好找，甚至用關鍵字搜尋也很快，除了文字記錄，還有圖片內容，更能清楚的知道當時遇到的情況呢！」
同事眼睛發亮地說：「我也想學妳怎麼記的，我都寫在紙本上，要找的時候真的很難找，就放棄了，確實重複遇到事情又只能重新找答案，沒辦法很快地找到先前的解法，超困擾！」
我聽完也是心有戚戚焉，過去我也是這樣過來的，在學時就是紙本上一直寫，真要找卻又無法快速找到當時的筆記寫在哪裡，翻一翻就放棄了，想想是花了時間做筆記，卻無法成為長久有效的筆記，直到遇到OneNote，我才開始建立一個屬於自己的「工作筆記系統」：簡單、彈性又持久。
►為什麼我會選OneNote當筆記系統？
一、自己使用紙本筆記後的不方便是：
- 無法彈性調整文字位置、順序
- 缺乏多媒體功能，例如插入圖片、截圖畫面等
- 搜尋不易
- 較難分享
- 攜帶不便
- 儲存空間有限，若有大量內容是不容易記錄、整理、保存
二、碰到OneNote覺得好用就用下去
有參考過別人分享的推薦筆記工具、最強筆記工具等，但沒有辦法讓我長久使用，卻也耗費太多時間在研究新工具，後來養成我的習慣是覺得好用就持續用下去。
在長期的使用下來，其實會知道自己並不需要用到很強的工具、很多功能，只是要能達到簡單的幾項功能即可達成工作筆記的管理，符合我想要的功能：
- 能自由增加內容、不限篇數、調整內容的順序
- 提高資料分類的清晰性，能拆成不同筆記本、不同節，還能針對不同節底下增加頁面
- 能插入圖片、截圖、表格、連結等多元內容，
讓筆記內容更圖文清楚、相關資料連結都能記錄在一起 - 介面簡單好上手，不需要一堆設定
- 找資料的效率提高，有關鍵字可以加快搜尋速度
- 可以跨裝置同步，不怕檔案不見
因為上述需求都能滿足使用，讓我用OneNote當作工作筆記系統核心，越用越順呢～
幾乎每天都要開著OneNote，當作我的隨身寶典庫！
►我怎麼跟她說明這個系統？
用簡單明瞭並貼近工作內容的舉例方式說明：「妳想像一下，在公司裡的各類申請流程、部門工作流程SOP、會議紀錄、問題解法紀錄等，全部都放在這個系統中，並分類在不同的節頁面中，當要找資料時，就直接用搜尋或用關鍵字搜尋，就能快速指引到符合的頁面出來，這樣找資料是不是超快？」
她馬上點頭了好幾下。（臉部表情露出哇賽！）
接著我指著我的 OneNote畫面，給她看我實際的筆記結構，並帶入貼近她工作內容，分享著最基本的分類邏輯、標題及各分頁的命名方式，還有我平常如何使用的習慣，並說著這是電腦有買Microsoft Office套裝軟體，就有包含在內了。
她看了之後驚訝地說：「原來我的電腦本身就有這麼好用的軟體，我竟然不知道！如果沒看到妳在用，我就錯過了這套好用軟體了！原來可以這樣記錄筆記，跟我以前用實際的本子記錄差很多耶！」
►為什麼我想把這系列記錄下來？
已經不是第一次有人看到我的筆記畫面感到好奇跟詢問了，也不是第一次我分享給同事進行做筆記系統優化。
我發現很多人不是沒在記錄，而是：
- 不知道從哪裡開始規劃筆記邏輯
- 內容做了很多，但沒分類、沒命名、難找資料
- 一旦卡住就放棄繼續記
- 不知道有更好的工具可以改善做筆記的效能
- 沒有人可以討論如何有效的做筆記，能真正幫助自己的知識寶庫
因此我想開始分享我如何運用OneNote進行筆記系統的設計過程、操作方式與優化建議，希望對你有幫助，也能讓你開始想想如何升級自己的工作筆記方式，來提升效能。
如果你也曾經在筆記混亂、資訊找不到、工作切換卡住的情況中打轉，不妨關注這系列文，也歡迎留言你目前用什麼方式記錄工作內容，或是遇到的問題，我會從實用角度給建議！
