江湖傳道,門派各異,劍招千變;然高手過招,皆有一理——內力深厚者,一式通萬招,一言定萬變。府中亦然,百案齊發,千務並起,若無制度為骨、文件為經,則眾事雖成,其後必亂。是以,有一術,不炫於形、不驚於力,卻能立千案之基、續百事之氣,其名曰——《標準化心經》。
此經非教劍法,而修文件之道;非為公文書寫之技,而為制度築基之學。懷德修《全局觀照法》《借勢轉局法》後,洞悉府中最大瓶頸,非在爭資不足,亦非人手匱乏,而在「制度無形,文件無依」。每有案起,即需自編格式、重建流程、另問依據。今日所辦,明日無人能續;他人辦事,他人難以援手。他心中感嘆:「若公文無脈,則如江湖無經;若制度無基,則如氣海斷流。」於是靜修此經,起名曰——《標準化心經》。
首式曰:「書寫成骨」懷德總結過往案卷,發現即便同類業務,各堂口所用格式、流程皆有微異。格式未定,文件無骨;流轉未明,時程無據。他首設「範本書庫」,彙整過去三年內各項常辦業務,如會辦公文、核定表格、計畫提案、預算編報等,逐案比對、分類精簡,制成「共通母版」。此舉初見無聲,然漸漸成為眾堂新人「無師自通」之術。一名初任承辦人低聲道:「原來這裡有答案,不用再問三個人。」次式曰:「制度入心」文件標準化,非止於版面,更在於規程。懷德將「案起—分辦—核定—結案」之流程視為氣脈,研修出「業務流程圖譜」,標明責任分工、時限節點與應備文件,每一案皆有對應節點、交接資料與備查紀錄。並與主計門、觀察使堂合作,於新人培訓中設立「文件制度入門課」,教之以形,示之以脈。他常言:「文件制度者,不為管束,而為成事;若一件事可由三人接續而不亂,則制度已立。」
第三式曰:「文字養氣」文件之形既定,制度之骨既立,尚須一事:養其氣。懷德主張,公文之氣,決定其可讀、可信與可行。他倡「簡潔三法」——意先於文、句簡於事、語專於責,並提倡「一文一重點、一頁一用途」。某日,長官於會議中忽問:「為何近期案文皆可速讀?」秘書答:「懷德標準化的版本已傳為範例。」懷德笑曰:「我未教人,只教文自省其冗。」
段師姊聞之,寄語曰:「制度者,非牆,乃橋;文件者,非擋,乃通。」
懷德筆記寫道:「
- 制度為骨,文件為筋;
- 氣不順者,筋骨無力。
- 若一人可成案,是巧;若百人可繼續,是功。
- 標準非為束人,而為解人;
- 不令百人照一稿,而使一稿為百人所用。」
是以此《標準化心經》,非為束人之法,而為通人之道。成於無聲之處,用於百事之中。修得此經者,無需高位,亦可撐起府中萬案之基。若問真義何在?懷德答曰:「規可立序,序可聚氣。公文有經,百川可會。」