在我工作的經歷裡，看到一個怪現象。
基層員工向主管申請一個籃子，來分類以及收納常使用的工具。這個籃子價格不是說高的離譜，大概才 50 塊左右，但這個籃子從申請的第一天，過了一個月才到了那個員工手上。
一個簡單的東西，可以搞得很複雜。我想在你的職場上一定見識過。
同樣的，我也有看過主管，因為餐廳內場需要一個磨刀石，他知道要申請一個磨刀石下來，需要一個月的時間，這麼長時間裡，刀子早就鈍到連切洋蔥都是個問題。
那位主管利用下班時間自掏腰包，隔天帶著一個磨刀石過來。我們很好奇為什麼他要這樣做，他的回答是：「沒必要把事情搞得太複雜。」
──簡單事情的複雜化──
愚昧的人會把簡單的事情複雜化
我以前在一個會議上，看到一個很荒謬的場面。幾位主管上臺報告上個月的績效，他用了相當多頁的簡報，來報告上個月部門的狀況。
每張簡報停留不到 1 分鐘，卻報告了 20 分鐘，才結束這場鬧劇。
那時候董事長留下了一句話：「所以你的重點是什麼？」
愚昧的人之所以會把簡單的事情複雜化，是因為他不知道這件事重點在哪裡，於是他會把所有東西都放大，讓全部東西看起來都是重點。
但所謂的重點，就只有一個，如果全部的東西都是重點，就沒有重點。
那位主管，可以用兩三頁的簡報，來報告上個月部門解決了什麼重要的問題。而不是花了很大的篇幅，把雞毛蒜皮的事當做是部門做出了貢獻。
以前我在做品管的時候，公司需要簽呈。這份簽呈需要給一堆人簽名，有我的主管，以及缺失的部門，接著有相關部門，業務、材料、生產，最後還要給協理以及副總簽呈完後，才可以開始解決問題。
但很多時候，我常常都找不到人，跑到業務部門去找人，發現位子上空空如也，問了才知道業務出去見客戶。或是走到最後一步找副總簽名，到了辦公室才知道副總下午去開會，等過了下班時間才會回來。常常一個簽呈簽了一天才完成，而問題也拖了一天才開始處理。
有一次我發現一個缺失，該部門主管看到我準備拿簽呈給他簽名，他跟我說：「你把這個文件刪掉，跟我講問題在哪裡，我一個小時後把它處理好。」
一個小時過後，問題就處理好了。事後他找到我，他跟我說：「以後你發現我部門有缺失，今天跟我講就好了，我會親自處理。」
接著他又說：「自從公司導入這個簽呈系統，問題接連產生，尤其是每次在交貨的時候都非常趕，有些時候還會延後交貨。」
簽呈系統，拖垮了公司的生產速度，這個系統並沒有為公司帶來良善的效益，反而對公司產生相當大的負面影響。
一家有效率的公司，會盡量把文件縮減到越少越好，甚至不需要用文件，而是用線上化系統，既快速又能快速連結到其他部門上。
簽呈只是第一步，後來甚至有人把這種複雜化制度化，連借工具都要跑流程，才真正把整間公司拖慢。
──看起來有效率，實則非常沒效率──
一堆累死人的文件
我以前讀過一篇文章，文章的內容是來討論有些工作其實沒有存在的必要性。
文章的作者自己親身實驗，他在自己的工作崗位上，一個禮拜沒有完成任何事情。一個禮拜後發現，整家公司並沒有因為他偷懶一個禮拜而產生負面的影響，反而帶來優良的效應。他的工作是文書處理。
工作的指標，會反映出做這份工作的人會怎麼去執行。
比如你的工作是讓生產的速度提升，你有兩個方向可以走。一、你可以加快流水線的速度，但這個不是長久的方法，甚至會讓產線的人員不滿，導致品質下降。第二個方法，你可以減少每個工作站不必要的動作流程，讓整體產能提升。
而愚昧的人會選擇用第一個方式，因為他覺得這樣做是最快也最簡單，但這只是因為他想讓自己方便罷了。聰明的人會用第二個方式，會讓流程簡單化。
而什麼樣的工作會讓簡單流程複雜化，那就是文書處理。
還記得我上面提到的簽呈故事嗎？他就是文書搞出來的大麻煩。
還不止那一點，文書為了讓自己看起來有在努力工作，設計出了一堆沒必要甚至會拖垮工作流程的表格出來，把簡單的事情複雜化。
從工具櫃拿出工具，原本不需要簽名的，變成需要簽名，而且簽名的過程非常複雜，必須走到辦公室找出簽名的單子，完成簽名才可以取走工具。還工具的時候也是如此。
最糟糕的是，有時候單子會簽到滿，這時候需要去找到那個文書，讓他把表格給印出來，才能簽名並取走工具。
一堆沒有用的表格，讓簡單的事情複雜化的表格，都是由他一手創造出來的。
甚至他還設計出一個下班前要完成的事項，原本我們可以準時下班的，卻因為他為了彰顯自己很有工作價值，讓其他人產生相當大的不便，讓很多人討厭那時候的文書。
他怕被取代，於是創造更多文件、表格，確保別人離不開自己。
──複雜事情簡單化──
縮短工作流程，把時間拿去做更有意義的事情
幸好，並不是所有人都把事情搞複雜。我也見過完全相反的人，他們會想盡辦法把流程簡化，能省下一秒鐘就省下一秒鐘。
我有個朋友，他工作能力非常強。他可以花三個月的時間，學會一般人需要花一年的時間才學到的技能。
他的工作能力，讓每一個帶過他的主管都豎起大拇指。
他在工作的時候總是在思考一件事情：「如何把流程更簡單，哪怕是一個小動作，就算能縮短1秒鐘，我也想達到。」
他會去思考哪些工具常用得到，可以放在自己隨手可得的地方，甚至不用眼睛去看就摸得到他要的工具。
每次他分配到的工作，都能在要求的時間內完成。還可以走到其他同事身邊，協助他們完成手上的工作。
他這樣做並不是為了給公司產能提升，而是他不想要加班，希望能在下班之前，完成今天公司的產能要求。
他懂得取捨，知道什麼事情是重要的。不論是在工作流程上，或是自己的生活上，知道什麼是重要的會留下，不重要的東西會捨去。留下來的，都是重要的人事物。
我在以前，還在用Instagram 做圖文創作的時候，我也很常去思考，如何把工作流程給簡單化。
從一個貼文需要花6個小時的時間，縮短到30分鐘就可以產出一篇圖文創作。
這在 AI 還沒盛行的年代，是非常快速且有效率的產出。
當有時間釋放出來，我就可以把時間拿去做其他有突破性的事情。
不論是去錄製 Podcast ，或是研究其他人的圖文創作。要是我沒有多餘的時間，根本無法去做這些有突破性的事情。
在職場上，可以看到很多事情都被複雜化了。明明很簡單，一兩個步驟就可以完成事情，非要拉長到五六個步驟完成。甚至一個人可以獨立完成的事情，硬要多派一個人力，讓兩個人去完成一個人就能完成的事情，非常地沒效率。
在你的工作上，有沒有什麼工作流程是可以被縮減的？
你是一個會把事情給簡單化的人嗎？還是說，你都是那一個把簡單的事情複雜化的人？
