又到了用Gemini幫助簡化工作流程的時間了，最近工作上常常會遇到需要製作不記名、需要紀錄簽到時間的簽到表，比如需要計算時數的圖書館志工排班、工讀生簽到等等，上網查了一下幾乎都是記名簽到表，所以就來做了一個自動長出一整個月排班表的Excel，一樣是找我最喜歡的Gemini大師幫忙。
這次我們要挑戰的是「讓 Excel 自己長出日期」。
你是不是也遇過這種狀況：辦理工讀生到班、或志工到班，每天要簽到、還要簽到班離班時間，可能每一天要重複簽到格5次，難道要手打 5 次 1/1、再手打 5 次 1/2 嗎？而且如果是如圖書館等等，更別提還要手動key in「休館日」，光是調日期就飽了。此外星期一二三四五也得一一自己對照月曆表key入，簡直太麻煩！別怕，Gemini 教你用Excel ，讓日期、星期、月份甚至簽到表年份全部自動化，還能精準避開休館日！而且全部都可以用中文呈現！
第一步驟：確認需求
原始的簽到表長這樣：
可以看出有簽名、以及簽到時間，並且每一天都有5格以上，方便當天有來的人可以簽到。
這次的需求非常具體（也是很多行政人員的痛）：
- 日期重複：每一天要重複出現5次（給 5個人簽到）。
- 避開休館：每個周一固定休館，休館日只要顯示一列就好，不需要重複 10 次。
- 格式美化：月份要自動變「三月」，星期（周幾）要自動跳轉。
就來看看怎麼把這份簽到表做成自動化表格吧！
第二步驟：下prompt
以下是我向Gemini下的prompt：
- 把上面那張簽到表截圖傳到Gemini，然後問：我想用excel自動做出簽到表，可以怎麼做呢？（我試過直接把檔案傳到Gemini，但仍然讀不出來，所以這階段還是用截圖最直接）
- 我希望每一個日期可以重複5次。
- 我還希望每個周一可以休館，周一只要寫一天就好了 不要重複10次。
- 我也想要月份自動變四月，星期自動出來。
第三步驟：長出程式碼+實作
下完prompt後，Gemini就幫我寫了詳細的步驟：
第一步：設定年份（隱藏的關鍵）
為了讓公式能運算，我們先在一個沒人用到的地方存入年份。
- 隨便找一個儲存格輸入
2026。（假設是K2）
第二步：製作標題
- 選取 A1 到 G1，點擊「合併儲存格」，輸入：
國家圖書館。 - 選取 A2 到 G2，點擊「合併儲存格」，輸入公式：
=$K$2-1911 & "年 工讀生簽到表"（這會自動顯示 115年 工讀生簽到表）。
以後如果要改年分，只要改K2的西元年，就會自動變成民國年了。
第三步：設定欄位名稱與寬度
- 在 第 3 列 分別輸入：月份、日期、星期、到館時間、簽名、離館時間、簽名。
- 參考圖片，調整顏色，並加入需要的格式。
第四步：設定第一個日期 (4/1)
- 在 B4 儲存格，直接輸入：
2026/3/1。 - 格式設定：選擇「格式」 > 「自訂」 > 輸入
m/d。
第五步：設定自動增加簽到格公式 (要跳過周一)
我們要告訴 Excel：「如果還沒滿 5 次，就維持原日期；滿了 5 次，就加 1 天」並且要符合如果是周一，只要寫一格就好了，不要重複5次。
- 在 B5 儲存格輸入以下公式：
=IF(WEEKDAY(B4, 2)=1, B4+1, IF(MOD(COUNTIF($B$4:B4, B4), 5)=0, IF(WEEKDAY(B4+1, 2)=1, B4+1, B4+1), B4))
💡 公式白話文解釋：
IF(WEEKDAY(B4, 2)=1, B4+1, ...)：如果上一列是週一，這一列直接強迫加 1 天（跳到週二），這樣週一就只會出現 1 次。IF(MOD(COUNTIF($B$4:B4, B4), 5)=0, ...)：計算目前這個日期已經出現幾次了。如果滿 5 次，就換下一天。- 自動換日：當次數滿了，就自動 +1 天。
- 向下填充：選取 B5 儲存格。 拉住右下角的小黑點往下拉，就會發現日期會自動遇到周一時只新增一列，在遇到第一個周一時停住，要準備下一步驟。
如果需要的重複格子數不同，只要把剛剛程式碼的5改成你要的格數，就可以打造你的自動專屬工讀生或志工簽到表喔！
第五步：自動顯示「休館」字樣。
找到第一個周一的儲存格(這邊是B54)輸入： =IF(WEEKDAY(B54, 2)=1, "★ 本日休館", "")
這樣遇到周一就會主動長出本日休館字樣了。
第六步：設定國字月份、自動跑出星期一二三四五格式
- 製作月份欄（A 欄）：
- 在 A4 輸入公式：
=B4，並將公式向下填充（複製）到整欄。 - 在格式那邊選「自訂」，在類型框輸入或選取
[DBNum1]m"月"。這樣4/1就會變成 四月。
- 在 A4 輸入公式：
- 製作星期欄（C 欄）：
- 在 C4 輸入公式：
=B4，並將公式向下填充（複製）到整欄。 - 在格式那邊選「自訂」，在類型框輸入或選取
aaa。這樣就會自動顯示 週日、週一、週二（而且會自動對應該年的月曆幫你對照好）
- 在 C4 輸入公式：
第七步：複製全部格式
接著就拉住B5一路往下拉，一路拉到出現到5/1後結束，再刪除掉5月的部分，就完成整份簽到表了。
第五步驟：正式使用！
全部都搞定後就可以開始使用囉！設定完成後，您的表格會呈現：
- 4/1 (三)：出現 5 列。
- 4/6 (一)：自動只出現 1 列，而且還自動出現本日休館。
- 4/7 (二)：自動出現 5 列。
- 以下依此類推。
- 月份欄：全部自動跟著日期顯示「四月」，如果日期跳到五月，它也會自動變「五月」。
以上4月簽到表就完成囉！
如果要新增5月的簽到表，步驟如下：
第一步：複製分頁
這邊可以稍微改一下分頁名字為202605。
第二步：把B4那格改成5/1（改為當月月份）
更改B4（黃色標示處）的月份，可以看到一改完按下Enter的瞬間，整個表格就會變成5月份了，一秒完成，而且連星期都跟著更正了。
第三步：細修大小月，完成。
因為月份有大小月不同，所以要稍微往下拉到最後一天。
比如4月變5月因為從小月變大月，就可以看到出現6月的日期，把它刪掉，就會變成5/1-5/31（也就是一整個月）的排班表了。
反之，如果從小月變大月，因為天數不同，所以就要記得複製儲存格往下拉，直到出現下一月份，再刪除下一月份的格子就完成了！
是不是覺得一切都很神奇呢！
照這個步驟不斷複製下去，就可以一秒做出一整年份的簽到表囉～
