為了使工作流程清晰明瞭,人們會召開政策會議或團隊會議。根據你所設定的會議形式,會議內容可以是政策決策或治理決策兩者取一,或是營運決策和政策決策兩者混合。
補充小辭典:
政策 (policy):關於營運如何被執行的的總體決定,這個決定可以是治理方式、工作流程、一項策略或關於角色的定義。舉例:台灣召開口罩政策會議,發佈實施分流購買政策。
治理 (governance):組織的管理機制,如組織結構、角色定義。屬政策中的一部分。舉例:台灣召開跨部會會議,確認衛生福利部、經濟部的職責範圍。
營運 (operational):組織的日常行動(經營和運作),為實現圈子目標而執行的任務。受到政策決策的約束,營運將政策決策付諸實踐。舉例:在沒有政策以前,賣口罩的商家可以自行決定要賣多少口罩。因分流購買政策,賣口罩的商家得依照這個政策,讓每個人一週可以買兩片口罩。
在這篇文章中,我們將會著重介紹後者(兩者混合使用的情況,我們發現更為萬用)。本文依照《眾聲共曲(
Many Voices, One Song )》一書中的「會議形式」章節,說明如何結合不同主題和圈子開會,以及該會議在不同階段的實施流程。(該書提供更完整的案例和圖表,有興趣歡迎前往閱讀。)
這種會議形式並不難理解/並不是什麼高深的學問 — — 但是一個可靠的、標準化的、認可決式的會議,有助於讓所有人都能在會議中做出貢獻。當流程明確時,我們可以傾聽他人、專注眼前的工作。
基礎會議形式
會議分為三階段,每階段都有各自的目標:
開場(Opening) :確保人員和圈子已準備好開會 內容(Content) :使圈內的工作內容更加清晰。 結束(Closing) :評估會議以改進會議。
開場 Opening
在進入會議討論前,每個人都帶有故事、背景和某些體驗。例如:在地鐵的尖峰時間、灑了咖啡、最近孩子剛出生、離婚、家庭成員過世、對另一個工作圈子的表現感到沮喪、感激春天的到來、對正在做的工作感到自豪、對工作中的議程項目感到不安、或只是想喝第三杯咖啡…… 人們在「登入會議」這個環節分享的越多,越幫助我們成為更加鮮明立體的人、展現人性的一面,有更多同理心、願意相互支持,成為彼此的盟友。 「登入會議」不是心理治療小組,而是幫助提醒每個人,我們都是有血有淚的人。當分享完一切影響我們心情和生活的大小事後,即可將注意力轉移到圈子內的工作討論上。
管理階段(ADMIN) 當成員已經準備好開會,整個圈子仍然需要一些準備。在《眾聲共曲(
Many Voices, One Song )》一書中,我們將圈子的準備過程稱為ADMIN階段,“ ADMIN”中的每個字母皆代表一個需要注意的原則。
這些步驟不會花費很多時間(可在一分鐘內完成),但這些原則能防止會議期間或會議之後可能出現的中斷或干擾。
出席 A ttendance:確保會議記錄者在場,記錄下誰缺席。稍後將需要出席資訊來構建議程。 會議時程 D uration:會議在被安排的時候,缺乏明確的會議時間長度,也不清楚每個與會者是否可以參與會議的認可決階段。透過明確訂定會議時程,讓整個進程更清楚。 會議紀錄 M inutes:上次的會議紀錄是否已公開發布?錯過上次會議記錄的人是否已閱讀並理解上次的會議內容?簡言之:每個人是否已經取得同樣的資訊內容,零資訊落差,不必回頭討論上次會議的內容? 補充資訊 I nformation:人們還有什麼其他資訊想分享的嗎?這些資訊可以是提醒其他人最近有個跨組織活動、或個人近況的宣達等。(這僅用於公告圈子外的資訊。任何關於圈子內的報告都屬於會議議程。)如果人們可以在這個階段將想說的事情說出來,他們將能在接下來的會議上更放鬆和專注。萬一宣達的資訊太過複雜或引發人們討論,你可以停止討論或者將其納入會議議程— — 如果是和圈子相關的議題。 下次會議 N ext meeting:是否有下次會議日期?如果沒有,那是否計畫在何時以及如何安排下一次的會議日期?即使已有固定的開會時間,仍然值得再次正式確認時間和日期。因為任何常規的開會時間都可能與,例如,國定假日或其他事的時間衝突。如果下一個會議日期的安排有問題,則請將其納入議程討論。
現在我們已經將所有可能分散與會者注意力的事情解決了,圈子已經準備就緒。下一步,會議內容。
內容 Content
會議內容分為三步驟:
認可議程 處理/討論會議議題 更新待辦事項:評估議程項目的進度
認可議程 Consent to agenda 我們透過規劃、調整、認可來確定會議議程。會議順利成功與否,不僅取決於主持人,而是圈子內參與會議的人皆需對會議品質負責。
若將議程分為三部分,會更有效率:
1. 列出解決問題的順序
2. 為每個討論事項分派討論時間 (如下所示 — — 指定標準時區*並為該討論事項列出詳細的開始時間 — — 使會議時間能夠更順利被計算;或不是列出開始時間,而是列出預計討論時間的總時間長短)。
3. 我們對 每個討論議程的期望結果 是什麼,載入:報告、探討或做決定(請參閱下一部分)
*註:跨國會議情況下,與會者可能來自各個不同的時區。建議在分派會議時間的時候,留意與會者的時區和時差。
所以,會議內容聽上去會是:
「…所以,我們這邊準備了一份這次的會議議程。讓我們一起看一下,以便大家都了解將會發生什麼事情。首先,我們要討論的【議程1】是一份報告,希望只需5分鐘討論。然後,我們將探討有關【議程2】的想法,我認為如果花費10分鐘討論,我們會取得很大的進步。在【議程3】中我們必須作出決定,我為此預留了20分鐘,以確保有足夠的時間。大家對這個議程有任何疑問嗎? (暫停)沒有的話,對該議程有任何異議嗎?」 「我有異議,因為瑪格麗特說她要提早離開,所以她會錯過第3項,讓決策更難進行。調換項目2和3的順序以確保我們都在場是否更好呢?」 「這很重要,謝謝。好的,所以我重新陳述我的提案,我想先談談【議程1】,再討論【議程3】,接著討論關於【議程2】的想法。還有其他異議嗎? (暫停)沒有人提出異議,這表示我們已達成認可並準備執行!」