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初嘗全職遠距與接案！三大生產力系統與Evernote管理方法簡單分享｜Mr. 西城
閱讀時間約 8 分鐘
前言：
我在5/1正式從公司的業務部門轉到通路營運部，目前雖然職稱上還是業務主任，不過實際上是在幫我的主管完成一些指定任務還有發想一些專案，例如B2B行銷、聯採平台、內容經營等等。
目前的工作模式，是每周固定到公司開會，其他時間則可以自由安排，只要可以準時完成工作就好！
另外，我在6月也開始了一個長期的遠端接案，是幫一個頗為知名的自媒體寫區塊鏈交易所相關的文章，平時用Messenger和Telegram聯繫即可，時間自由安排。
對於一個從來沒有做過任何遠端工作的人來說，無疑是有些害怕跟興奮的，想想早上可以不用梳洗，穿著睡衣在家裡工作，只要在完成工作的前提下，可以自由安排自己的時間，確實是一件很棒的事。
但相對的，工作時間一旦跟生活時間沒有了界線，就很容易拖延，想著下午還可以再做，早上就容易睡懶覺或者是做些無關緊要的事。
為此，我又重新省視起自己的時間管理體系，整個流程我大致分為三種生產力系統，彼此有先後順序關係，分別有不同作用。
目前的工作模式，是每周固定到公司開會，其他時間則可以自由安排，只要可以準時完成工作就好！
另外，我在6月也開始了一個長期的遠端接案，是幫一個頗為知名的自媒體寫區塊鏈交易所相關的文章，平時用Messenger和Telegram聯繫即可，時間自由安排。
對於一個從來沒有做過任何遠端工作的人來說，無疑是有些害怕跟興奮的，想想早上可以不用梳洗，穿著睡衣在家裡工作，只要在完成工作的前提下，可以自由安排自己的時間，確實是一件很棒的事。
但相對的，工作時間一旦跟生活時間沒有了界線，就很容易拖延，想著下午還可以再做，早上就容易睡懶覺或者是做些無關緊要的事。
為此，我又重新省視起自己的時間管理體系，整個流程我大致分為三種生產力系統，彼此有先後順序關係，分別有不同作用。
三種生產力系統：專案管理、時間管理、代辦清單
- 專案管理系統
- 時間管理系統
- 待辦清單系統
專案管理系統：負責一個專案的蒐集、拆解、規劃
在這裡我用Evernote筆記軟體做我所有的專案管理，生活上大大小小的事情，我全部整理在Evernote。
為什麼是生活的大小事呢？我認為其實不一定要是工作的事情才可以視為一個專案，生活上的事情也可以作為一個專案。例如我把我跟我女友小P感情的經營也視為一個專案，我把財務自由這件事情也視為一個專案。
有時候專案因為現實還無法執行，或者是完成一個階段現在可以暫時放下，我就用＃計畫中、＃追蹤中，來做分類管理。
而在每一個專案底下，會有一個統整目錄，例如以「2019方格子」這個專案來說，我會有一個統整所有資料的目錄，裏頭會寫下我對這個專案的期許，寫作的目錄，包含有我所有的參考資料、文章留存、靈感等等，並且置頂，好讓我打開這個專案時能第一時間查看。
一個好個專案管理系統應該包含以下幾點：
一個好個專案管理系統應該包含以下幾點：
- 一眼就可以看清專案的已經完成與未完成事項。
- 清楚檢視整個專案的工作流程與進度。
- 有所有執行這個任務需要的資料連結。
時間管理系統：安排真正重要的事情
有了專案的拆解和排程，我們就可以把時間預留給要推進的計畫。在時間管理系統上，我是用十年計畫、一年目標、月目標、周排程來規劃。
在單個任務中，一樣使用史蒂芬柯維的四象限管理法，區分為緊不緊急、重不重要來做，一樣在Evernote使用標籤來管理。
在每次排程的時候，優先打開緊急且重要的事情，接著是重要的事，如果是不重要的事情，想辦法集中處理或是外包給別人。不過要注意的是，不要讓任務充滿緊急且重要的事，長期下來我們應該要專注在重要但不緊急的事情。
例如：
- 開始寫部落格
- 規劃年度目標
- 整理讀書計畫
這些雖然不需要馬上去做，問題是這些東西一旦拖延，很有可能會變成緊急任務！像是平常不建立運動習慣，老年之後得到一些慢性病，你就要馬上去醫院看醫生了。又或者是一直不願意讀書，直到期末考前一週才臨時抱佛腳……
所以我們要盡量避免「重要/不緊急」的事情發展成「重要/緊急」的事！平時就要先把時間優先讓給「大石頭」，再去安排其他的事情。
關於時間管理計畫我一樣是使用Evernote寫，並且會把專案管理的筆記連結貼過來，彼此結合成一套完整的系統。當我想看某個專案的推進進度，我就打開專案筆記，當我想查看自己的時間管理進度，我就打開時間管理筆記。
另外，我每個禮拜天會有一個小時去反思上一週的時間管理，以及排成下一週的行程，我稱之為「每週重開機」，有點像讓電腦重開機一樣，去除記憶體垃圾，讓系統運行更順暢！
另外，我每個禮拜天會有一個小時去反思上一週的時間管理，以及排成下一週的行程，我稱之為「每週重開機」，有點像讓電腦重開機一樣，去除記憶體垃圾，讓系統運行更順暢！
在時間管理系統中，我也會使用番茄鐘或是時間記錄軟體來檢視自己的時間運用狀況，番茄鐘是使用「番茄土豆」，時間紀錄是使用「Toggl」。
為什麼要寫下以及紀錄自己的時間規劃？
為什麼要寫下以及紀錄自己的時間規劃？
- 完美掌握自己的時間
- 看看自己是否有效推進目標
- 更加認識自己扮演的角色
時間紀錄跟記帳一樣，都是為了更完美掌控自己的重要的資產，記帳是為了控管金錢、時間紀錄是為了有效分配時間。
另外，我把時間分為以下兩種：
另外，我把時間分為以下兩種：
- 固定時間（睡覺、吃飯、陪伴）
- 浮動時間（寫作、娛樂、運動）
其實跟金流的概念很類似，固定支出對應到固定時間、浮動支出對應到浮動時間。固定時間沒什麼特別要說的，浮動時間是最容易拖延的地方，因此需要時間管理作輔助。
在財務管理上我們希望把錢花在有投資效應的資產上，時間管理也是一樣，我們希望把時間花在更有價值的事情。
在財務管理上我們希望把錢花在有投資效應的資產上，時間管理也是一樣，我們希望把時間花在更有價值的事情。
什麼是有價值的事情？其實就是你真正在乎的事情，會讓你往後的人生變得更好更快樂的事情。
代辦清單系統：執行任務的每日代辦系統
做好專案的拆解跟時間的規劃，接下來就要把所有的任務一一寫到每日代辦清單，我的建議是使用App，並且可以和你的時間管理系統搭配即可，例如很多人喜歡Google日曆上同時做時間管理跟代辦清單管理；我則習慣用Evernote的App管理，因為可以和我的專案管理和時間管理系統放在一個軟體中，非常省時省力。
在清單中，可以運用「1-3-5法則」的方式：「假設每一天你只能挑選一件有價值的事情、三件重要的事情、五件不重要或是緊急的瑣事，把這九件事情安排進你的代辦清單，會大大提升你的生產力！」
在清單中，可以運用「1-3-5法則」的方式：「假設每一天你只能挑選一件有價值的事情、三件重要的事情、五件不重要或是緊急的瑣事，把這九件事情安排進你的代辦清單，會大大提升你的生產力！」
為什麼不能只用每日代辦就好，一定要時間管理和專案管理嗎？
因為當下的任務不一定可以推進重要目標，例如我今天即使完成了一篇文章，若他跟我一年後的目標無關，那這篇文章即使完成了也不會對我產生多大的意義。當然我也承認，很多時候某些事情即使當下完成沒有感覺，也有可能在日後發揮作用，不過我更喜歡有掌控感一點的人生，80%的事情我掌握住了，20%的事情我盡力做好，剩下聽天由命。
因為當下的任務不一定可以推進重要目標，例如我今天即使完成了一篇文章，若他跟我一年後的目標無關，那這篇文章即使完成了也不會對我產生多大的意義。當然我也承認，很多時候某些事情即使當下完成沒有感覺，也有可能在日後發揮作用，不過我更喜歡有掌控感一點的人生，80%的事情我掌握住了，20%的事情我盡力做好，剩下聽天由命。
因此有了專案管理，讓你對人生中各種重要目標有了清晰的想法；有了時間管理，讓你知道怎麼區分重要的事情，如何把時間留給自己；有了每日代辦，讓你不做個只會紙上談兵的軍師，而是衝鋒陷陣的英勇士兵。
西城接下來的行動？
- 繼續用番茄鐘紀錄浮動時間，包含工作、寫作、娛樂、運動等時間，讓遠端工作更有效率
- 從專案管理思維，到時間管理排程，到代辦清單完成，持續優化生產力系統
- 在Matters上分享時間管理文章
時間管理是一種選擇的藝術，而不是管理的技術。李笑來說：「我們從來無法真正管理時間。」其實就是這個意思。
很多人會有疑問，如果在生活時間也在工作，該如何達成生活與工作的平衡？
我認為，只要生活目標有推進，工作目標有完成，對我來說就是一種平衡，跟理財一樣，重要的還是知道自己想要什麼，時間管理才有意義，生產力才能真正被解放！
很多人會有疑問，如果在生活時間也在工作，該如何達成生活與工作的平衡？
我認為，只要生活目標有推進，工作目標有完成，對我來說就是一種平衡，跟理財一樣，重要的還是知道自己想要什麼，時間管理才有意義，生產力才能真正被解放！
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算算從公職F.I.R.E.之後也一個月了，代表從此之後月初再也沒有固定的薪水入帳，也不用天天盯LINE看有沒有災情，也不用再接長官跟記者電話，人生也從無意識的星期一到五上班六日休息，變成每天要有意識的去安排要做哪些事。
『居家工作者』需要的自律，與強力的時間管理
這一套方法，適合所有居家工作的人使用，尤其適合『運用零碎時間累積工作的人』，例如：家庭主婦、作家、藝術家、自由接案SOHO族……等等。
你只需要兩本記事本：一本使用你習慣的格式就好，另外一本請選把一天可使用時間都列出來的工作日誌。
我建議使用紙本筆記，
我們可能會有一種迷思，不管開發什麼系統，開發團隊都袛會有一種方式來工作。反正不管怎麼樣，系統最終也一定是能開發出來的。那麼選擇開發生命週期又跟我何干？本篇將會介紹專案經理應該如何為不同特性的專案選擇最合適的管理策略，即生命週期。
這邊想寫幾個零碎時間的運用，例如我最近有一些實習，有時候中午午休的時候，或者是有時候有短暫休閒空檔的時候，會做的幾個事情
首先，我認為最重要法則就是，看看當前的目標和任務是什麼，因為每個人的目標和任務都不同，所以當然就會有不同運用方式，例如我學期間和實習期間當然運用方式有不同
例如，如果目標是A
要讓自己成為想成為的那一個人，需要清楚地明白自己每天最想要專注在哪一件事情上，將每日待辦事項轉為任務清單，分為主線任務、副本任務、日常任務，並合理分配可控時間和不可控時間。
第四步驟 :建立自己的任務管理系統
白話一點說，任務管理系統 = To Do List
說實話，我一直以為自己的工作內容算是單純，沒有特別想過要使用To Do List，後來拆解每天的代辦事項之後，驚覺於公、於私，每天超過30項代辦事項，但是神(ㄓㄨ)腦(ㄊㄡˊ)如我，想靠著好記性去記憶所有事情
管理和配置專注力
第一步驟實踐起來感覺如何呢?今天跟大家分享第二步驟 : 管理和配置專注力我們的專注在這時代可以說是「稀缺物」，任何可以獲取我們專注力與精力的事物都應該要是最珍貴的。因此，「請勿干擾」這四個字請作為自己在進行所有重要工作時的對外鄭重宣告。
這篇文章分享了在遠端工作方面的 5 個經驗和心得，包括如何有效管理工作任務、活動與會議管理、工作訊息處理、如何劃分工作與生活界線以及遠端工作設備推薦。
如果你是遠端工作者，這篇文章可以提供你一些實用的建議。
在工作和生活中，常常有許多待辦事項等著我們去執行，有時候會覺得我們像無頭蒼蠅一樣瞎忙，但時間管理的四象限提供了我們一個辨別要做的事情的方法
時間管理的四象限
1.急事：重要緊急
如應酬、開會、即將截止的工作等
2.要事：重要不緊急
如看書、運動、學英文、培養興趣技能等
3.雜事：不重要緊
算算從公職F.I.R.E.之後也一個月了，代表從此之後月初再也沒有固定的薪水入帳，也不用天天盯LINE看有沒有災情，也不用再接長官跟記者電話，人生也從無意識的星期一到五上班六日休息，變成每天要有意識的去安排要做哪些事。
『居家工作者』需要的自律，與強力的時間管理
這一套方法，適合所有居家工作的人使用，尤其適合『運用零碎時間累積工作的人』，例如：家庭主婦、作家、藝術家、自由接案SOHO族……等等。
你只需要兩本記事本：一本使用你習慣的格式就好，另外一本請選把一天可使用時間都列出來的工作日誌。
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我們可能會有一種迷思，不管開發什麼系統，開發團隊都袛會有一種方式來工作。反正不管怎麼樣，系統最終也一定是能開發出來的。那麼選擇開發生命週期又跟我何干？本篇將會介紹專案經理應該如何為不同特性的專案選擇最合適的管理策略，即生命週期。
這邊想寫幾個零碎時間的運用，例如我最近有一些實習，有時候中午午休的時候，或者是有時候有短暫休閒空檔的時候，會做的幾個事情
首先，我認為最重要法則就是，看看當前的目標和任務是什麼，因為每個人的目標和任務都不同，所以當然就會有不同運用方式，例如我學期間和實習期間當然運用方式有不同
例如，如果目標是A
要讓自己成為想成為的那一個人，需要清楚地明白自己每天最想要專注在哪一件事情上，將每日待辦事項轉為任務清單，分為主線任務、副本任務、日常任務，並合理分配可控時間和不可控時間。
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白話一點說，任務管理系統 = To Do List
說實話，我一直以為自己的工作內容算是單純，沒有特別想過要使用To Do List，後來拆解每天的代辦事項之後，驚覺於公、於私，每天超過30項代辦事項，但是神(ㄓㄨ)腦(ㄊㄡˊ)如我，想靠著好記性去記憶所有事情
管理和配置專注力
第一步驟實踐起來感覺如何呢?今天跟大家分享第二步驟 : 管理和配置專注力我們的專注在這時代可以說是「稀缺物」，任何可以獲取我們專注力與精力的事物都應該要是最珍貴的。因此，「請勿干擾」這四個字請作為自己在進行所有重要工作時的對外鄭重宣告。
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在工作和生活中，常常有許多待辦事項等著我們去執行，有時候會覺得我們像無頭蒼蠅一樣瞎忙，但時間管理的四象限提供了我們一個辨別要做的事情的方法
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1.急事：重要緊急
如應酬、開會、即將截止的工作等
2.要事：重要不緊急
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3.雜事：不重要緊