辦公室的新人職場守則|職場日記13

更新於 發佈於 閱讀時間約 6 分鐘

目前在群眾集資顧問公司(類行銷代理商)待了一年半,這篇想記錄自己從一位社會新鮮人,到現階段開始帶新人的職場心路歷程,以利後續可以時常回顧反思。

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誰適合看這篇?
✔ 還在實習階段的大學生
✔ 剛畢業、尚未進入職場的畢業生
✔ 剛入職、尚未過試用期的社會新鮮人

一、學習專案管理

在面試時大家常說「我很會專案管理」,但實際面對手上同時 3–5 個專案,甚至更多,才真的懂什麼叫做管理。

接續上一篇《群眾集資專員的工作日常》提到,一位集資專員會跟多位不同部門的夥伴合作,每一個協作夥伴(設計師、廣告投手、公關專員、影像專員)身上也可能都是 5 - 10 個專案起跳,因此所謂的專案管理其實是「時間管理」。

要知道什麼時間點該做什麼事,提前讓所有事情發生。

*舉例一:我這週三要發一篇廣告貼文,一定是上一週就要請設計師作圖,發文前兩天給主管看過,發文前一天提前給廣告投手上稿,絕對不可能是請設計師在一小時內幫你做圖。

*舉例二:4 月初要有 2 位 KOL 撰文幫我寫開箱文,一定是 2 月初(盡量提前 2 個月)就要先跟公關專員討論初步的 KOL 名單,內部先有共識後,2 月中再跟客戶討論最終要找誰、如何排邀約順序,接著 2 月中下旬開始邀約,3 月確定人選,然後才能預留 1 個月給 KOL 撰文、對稿、試用拍照、排程發文等。


二、學習跨部門溝通

每個部門都有提交申請的溝通方式,剛進公司的新人最要瞭解的是如何指派任務給協作夥伴。

像是設計部門有自己的進稿方式,影像專員也有影片腳本文件需要填寫,各部門通常都有固定的文案、大表需要填寫,填完才算是「接收到你的需求」。

用對方聽得懂的語言,以及舒適的方式,達成你想要的目標。

*舉例一:要請設計師做圖片,需要先撰寫設計需求,說明「圖片尺寸要多大、圖片文案要放什麼、圖片要以哪張圖來當底圖、整體風格要以誰當作參考範例」,且要提前一週提交需求,絕對不是丟到群組說「我明天就要」這麼簡略。

*舉例二:請公關專員找 KOL,也是需要提供「可以花在 KOL 的總預算、預計找幾位人選、什麼領域方向、希望對方拍影片還是寫文章、希望幾號前曝光」,絕對不是說「我需要 2 位,其他條件幫我篩選」這麼的容易。


三、學習向上管理

在公司內我最常接觸到的,仍是做好向上管理,像是回報工作進度、說明工作下一個行動等,都算是其中一個範疇。

尤其是「請主管根據你的文件做回饋」,一定需要提前、提前、再提前,不能要求主管在開會短短幾秒鐘,針對你花幾小時做的提案給回饋,除非你的文件非常冗、文字沒有價值,不然一定都需要時間看完消化。

延伸上面,當主管要你下班前提供資料,假設下班時間是 18:00,也千萬不要 17:55 分才給,這樣等於是暗示主管要加班看資料,會遲交就提早說,而且不是只說「會遲交」,還需要說明自己「能交出的時間點是幾號的幾點前」,確保主管能掌握時間,而不是還要空等。

讓主管可以掌握你的狀況,不要讓主管太過「驚喜」。

*舉例一:初期撰寫廣告貼文,一定會先確認幾號的幾點要發出,但因為發出去的文案、圖片需要經過主管確認,因此假設是 3/31 20:00 發出,那至少也要 3/30 18:00 下班前就讓主管確認文案是否要修改。


四、學習如何開會

初期我在安排會議常常漏掉議程,讓參加者不知道會議進行方式,或是開完會,很像是單純布達資訊,但實際沒有得出什麼結論。

「有議程、有目標、有結論」才是會議的核心。

直到後續越來越上手,才掌握這幾點:

  1. 有議程:讓參加的每一個人知道要怎麼進行,需不需要提前看資料。
  2. 有目的:讓每個人知道開會的目的,由於大家都很忙碌,能用文字傳達就用文字,1–2 人討論則可以用 Google Meet 開小視窗,大事情才需要約大家討論。
  3. 有結論:一定要講清楚會議後的下一步,要大家什麼時間點做什麼。

*舉例一:會議後需要設計師提供專案時程,或是請公關專員在幾號前提供 KOL 初步人選名單,必須要壓確定的「繳交日期、預計產出的內容」。


五、學習有效溝通

在公司我發現有一個潛在溝通技巧,就是讓別人可以舒服地看完文字,因此我在打字通常會加上「波浪符~、或是表情符號」,盡可能減少使用「多個驚嘆號!!!」、「句號。」

在溝通時,起手式通常是「如果方便,希望在 OO 點收到 …」,而非「在 OO 點請繳交 …」,讓別人感覺到「別人請他幫忙」,雖然有人會覺得這樣會不會太委婉、太低聲下氣,但根據我自已溝通經驗,這樣會讓彼此溝通更順暢一些,當然這種方式絕對不會適用每一個人。

找到跟不同人的溝通方式、溝通默契,是一開始就要先探好的。

*舉例一:發 Email 對方仍沒回,就要透過 Line、文字去通知他,也許他本身就常常漏信,因此了解對方的溝通習慣也是必要的。

*舉例二:跟別人約開會時,一定要先說明要開什麼會、目的是什麼,甚至開會前一定要提供文件,這樣對方才能事前準備。

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《思維的創意想像》是工作之餘發起的 Side Project,因為近期快速吸收各種資訊跟商業知識(Input),但一直沒有地方輸出(Output),因此想透過這系列記錄學到的內容,包含商業知識、產業洞見,或是職場分享等等,目前已有產品開發、客戶成功、社群行銷、思維增長、職場日記等系列文章。
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