辦公室的新人職場守則｜職場日記13
2022/05/22閱讀時間約 5 分鐘
目前在群眾集資顧問公司（類行銷代理商）待了一年半，這篇想記錄自己從一位社會新鮮人，到現階段開始帶新人的職場心路歷程，以利後續可以時常回顧反思。
誰適合看這篇？
✔ 還在實習階段的大學生
✔ 剛畢業、尚未進入職場的畢業生
✔ 剛入職、尚未過試用期的社會新鮮人
一、學習專案管理
在面試時大家常說「我很會專案管理」，但實際面對手上同時 3–5 個專案，甚至更多，才真的懂什麼叫做管理。
接續上一篇《群眾集資專員的工作日常》提到，一位集資專員會跟多位不同部門的夥伴合作，每一個協作夥伴（設計師、廣告投手、公關專員、影像專員）身上也可能都是 5 - 10 個專案起跳，因此所謂的專案管理其實是「時間管理」。
要知道什麼時間點該做什麼事，提前讓所有事情發生。
＊舉例一：我這週三要發一篇廣告貼文，一定是上一週就要請設計師作圖，發文前兩天給主管看過，發文前一天提前給廣告投手上稿，絕對不可能是請設計師在一小時內幫你做圖。
＊舉例二：4 月初要有 2 位 KOL 撰文幫我寫開箱文，一定是 2 月初（盡量提前 2 個月）就要先跟公關專員討論初步的 KOL 名單，內部先有共識後，2 月中再跟客戶討論最終要找誰、如何排邀約順序，接著 2 月中下旬開始邀約，3 月確定人選，然後才能預留 1 個月給 KOL 撰文、對稿、試用拍照、排程發文等。
二、學習跨部門溝通
每個部門都有提交申請的溝通方式，剛進公司的新人最要瞭解的是如何指派任務給協作夥伴。
像是設計部門有自己的進稿方式，影像專員也有影片腳本文件需要填寫，各部門通常都有固定的文案、大表需要填寫，填完才算是「接收到你的需求」。
用對方聽得懂的語言，以及舒適的方式，達成你想要的目標。
＊舉例一：要請設計師做圖片，需要先撰寫設計需求，說明「圖片尺寸要多大、圖片文案要放什麼、圖片要以哪張圖來當底圖、整體風格要以誰當作參考範例」，且要提前一週提交需求，絕對不是丟到群組說「我明天就要」這麼簡略。
＊舉例二：請公關專員找 KOL，也是需要提供「可以花在 KOL 的總預算、預計找幾位人選、什麼領域方向、希望對方拍影片還是寫文章、希望幾號前曝光」，絕對不是說「我需要 2 位，其他條件幫我篩選」這麼的容易。
三、學習向上管理
在公司內我最常接觸到的，仍是做好向上管理，像是回報工作進度、說明工作下一個行動等，都算是其中一個範疇。
尤其是「請主管根據你的文件做回饋」，一定需要提前、提前、再提前，不能要求主管在開會短短幾秒鐘，針對你花幾小時做的提案給回饋，除非你的文件非常冗、文字沒有價值，不然一定都需要時間看完消化。
延伸上面，當主管要你下班前提供資料，假設下班時間是 18:00，也千萬不要 17:55 分才給，這樣等於是暗示主管要加班看資料，會遲交就提早說，而且不是只說「會遲交」，還需要說明自己「能交出的時間點是幾號的幾點前」，確保主管能掌握時間，而不是還要空等。
讓主管可以掌握你的狀況，不要讓主管太過「驚喜」。
＊舉例一：初期撰寫廣告貼文，一定會先確認幾號的幾點要發出，但因為發出去的文案、圖片需要經過主管確認，因此假設是 3/31 20:00 發出，那至少也要 3/30 18:00 下班前就讓主管確認文案是否要修改。
四、學習如何開會
初期我在安排會議常常漏掉議程，讓參加者不知道會議進行方式，或是開完會，很像是單純布達資訊，但實際沒有得出什麼結論。
「有議程、有目標、有結論」才是會議的核心。
直到後續越來越上手，才掌握這幾點：
- 有議程：讓參加的每一個人知道要怎麼進行，需不需要提前看資料。
- 有目的：讓每個人知道開會的目的，由於大家都很忙碌，能用文字傳達就用文字，1–2 人討論則可以用 Google Meet 開小視窗，大事情才需要約大家討論。
- 有結論：一定要講清楚會議後的下一步，要大家什麼時間點做什麼。
＊舉例一：會議後需要設計師提供專案時程，或是請公關專員在幾號前提供 KOL 初步人選名單，必須要壓確定的「繳交日期、預計產出的內容」。
五、學習有效溝通
在公司我發現有一個潛在溝通技巧，就是讓別人可以舒服地看完文字，因此我在打字通常會加上「波浪符～、或是表情符號」，盡可能減少使用「多個驚嘆號！！！」、「句號。」
在溝通時，起手式通常是「如果方便，希望在 OO 點收到 …」，而非「在 OO 點請繳交 …」，讓別人感覺到「別人請他幫忙」，雖然有人會覺得這樣會不會太委婉、太低聲下氣，但根據我自已溝通經驗，這樣會讓彼此溝通更順暢一些，當然這種方式絕對不會適用每一個人。
找到跟不同人的溝通方式、溝通默契，是一開始就要先探好的。
＊舉例一：發 Email 對方仍沒回，就要透過 Line、文字去通知他，也許他本身就常常漏信，因此了解對方的溝通習慣也是必要的。
＊舉例二：跟別人約開會時，一定要先說明要開什麼會、目的是什麼，甚至開會前一定要提供文件，這樣對方才能事前準備。
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