大學裡的諮商中心的組成，理想上會有一位主任綜管中心的輔導決策與事務（包含出去與其他主管打仗，以及把協助學生的風向帶回輔導層面）、數位心理師（主要就是接心理治療個案、帶心理治療團體，以及辦理一些促進心理健康的活動）、個案管理員（主要是管理來進行心理治療個案的開案、派案、通報與結案，以下簡稱個管），以及行政人員（主要工作為單位財產管理、經費編列與核銷、公文收發等行政工作）。
不過，在實務場域上，因機構人力的限制，通常「個管」與「行政」的角色會同時併在單位的心理師身上，也就是說心理師一邊要幫個案做心理治療，也要額外撥出時間達成教育部以下跟心理輔導相關單位的要求、寫計畫、簽公文、要經費、填表格、做評鑑、寫結案報告等等繁雜的行政工作，也需要花精力去思考個管與心理師的角色，在合併後於專業工作上的種種考量與影響。
行政角色雖然繁雜，但執行過幾輪，跟校內行政人員打過幾次照面熟悉之後，通常都能依經驗被有效率的解決。個管就相對地複雜許多，學校的諮商專業單位不如校外的專業機構，個案只是純粹來談，其生活圈在離開諮商機構之後，除了次回約談時間碰面，或有需要轉介或通報之時，並不太容易有交集。而學生在學校生活，有著許多跟他有各種的輔導關係，並同時協助他的師長與同學，比如導師、系主任、課程教師、宿舍的舍監、教官，甚至家長等等，其實大家都用著某種程度的方法與心力，在支持與幫忙著學生。簡言之，個管的角色較難與校內輔導線路切的太乾淨。舉個例子。當小柴剛到機構時接到一位個案，當時自己同時肩負心理師與個案管理的身分，基於保密原則，當導師或教官們想了解或諮詢某位個案的情形，以便更能協助他們時，小柴卻不透漏，這造成了師長們對於心理師們的不合作產生了校內的怨言，更進一步個案在輔導品質上打了折。自此之後，小柴便與單位的心理師們協議，個管與心理師的身分進行交錯進行，也就是小柴接A系的個案，但擔任B系的個管，這似乎是不得已之下的權衡之道。
角色一分開，小柴能在檯面上與檯面下所為個案做的事情就變多了，個案能夠與小柴討論他在學校所面臨到，除了心理層面以外的困難，例如懷孕之後的校內系統協助、經濟困境需要校內打工、老師上課太難聽不懂的課業困擾、個案可能在校內有人身安全風險等等，除了再給個案一份支持之外，小柴又多了校內各個輔導相關人員力量的挹注。這下，個案除了能透過心理治療處理內在疑難，也多了校內師長與資源的外在扶持，同時在系統合作的經驗下，個案更能在安全的環境中生活與學習，小柴與之前的師長們關係也更好，也更知道專業是如何實際運作，一魚多吃，甚好！
