【英國職場】英文簡報怎麼做

由於疫情，英格蘭從去年2020年3月底開始第一次封城，非民生必需品商店也都必須暫時關閉，非從事必要性工作的人都要開始在家遠端工作。從那時開始，工作和生活的界線開始模糊不清，每天起床後就直達辦公室的意思，再也不需要簽到上班，也不會有真正的午休時間和打卡下班。最大的改變莫過於和同事間只剩下遠端互動，還有感覺永遠沒有盡頭的視訊會議。原本只要走到隔壁辦公室討論10分鐘的事情，都變成要在Teams或Zoom上面先約好時段的視訊會議，好處是可以事先排好一整個禮拜的行程，而且也不再需要東奔西跑參加會議，但也因為是透過鏡頭的隔空駁火，原本面對面時很好解釋的情節，卻都需要變成一張張的投影片。這一年多下來，製作投影片及視訊簡報的量比起從前多了不少，於是想分享一些製作英文簡報的心得給大家參考。

首先，簡報的本質就是一場表演，來聽簡報的人雖然不一定有付錢，但都一定有付出時間，沒有人會有錢有閒到上班時間來看一場毫無收穫或極度無趣的表演吧？所以把簡報準備完善應該是報告者的份內工作，最好不要有「臨時東拼西湊就好」或是「到時再臨場發揮就好」的心態。事前把投影片準備好和演講內容練習到流暢，前置作業沒做好的話，有很大的機會會在會議中凸槌。

聽講的與會者不見得是跟自己工作內容直接相關的人，如果一開頭就講太專業或直接接續上一場會議內容的話，可能會讓觀眾失去注意力或根本無法融入。所以開場可以用觀眾比較容易感興趣的話題來吸引關注，例如我的簡報題目是「Can we also build a quantum computer in a fab? (晶圓廠也能生產量子電腦嗎？)」，如果開頭就開始討論艱澀無趣的量子電腦基礎架構的話，肯定已經有觀眾想走掉了。因此我會先提出一些大家比較關心的議題來帶出生產量子電腦的動機，例如：如果你是UBER的經營者，你一定是想要有很多的車手可以在很多的乘客去很多的目的地，但對於如何安排車手的動線其實是非常複雜的數學問題，又稱為「旅行推銷員問題 (Travelling salesman problem)」，當車手數量非常龐大時，以目前的電腦要計算出動線的最佳化需要很長的時間，等計算結束，乘客可能已經去搭公車走了。但如果有一台量子電腦，計算時間可以縮短非常多。因此，未來的我們會需要一台量子電腦來解決複雜的數學問題。接下來再解釋量子電腦的架構及如何用晶圓廠的技術來建造量子電腦。

投影片到底該做多少張才夠？這跟簡報時間長度息息相關。例如要做一個產品開發的期中簡報，排定好的時間是25分鐘，就一定要尊重這25分鐘，絕對不能超過，也不要太短。我想再提出一次，來聽簡報的人像是來看一場表演，大家都不想被拖台錢，不要讓觀眾聽到累得不支倒地或是耽誤到下一場會議的行程是簡報者的工作。一般我會粗估平均一張投影片分配30-60秒的時間，因此25分鐘的簡報大約是30張左右的投影片。再來是投影片理該放些什麼東西？假設我要做新型電晶體開發的期中報告，可以放大量的測試數據，但所謂大量並不是放上一大堆看起來很像的電壓電流量測數據圖100張，這種數大便是美其實對觀眾而言沒有什麼意義，在轉瞬之間的驚鴻一瞥，根本沒有多少人能細細品味每一張數據圖，反而給人壓迫感，應該是要呈現全部統整過後的統計圖表(statistical graph)。也有些人為了展現自己的資料處理長才、或是美術天分，在投影片裡面放了很多圖表，但可能自己都不太知道該怎麼解釋，或是根本沒有解釋，白白浪費了投影片寶貴的空間。所有在投影片上呈現的東西都應該要瞭若指掌，而不是只為了火力展示。

有一種型態的投影片內容資訊量極為豐富，圖表排得密密麻麻的，文字蠅頭小楷，對於簡報者而言，有一種提詞的效果，這種風格的投影片常常適用於在會議的前一天先分發給與會者，讓他們先預習一下，有時候要跟東京總部的人做簡報時，對方頗喜歡這類型的投影片。但就我個人而言不是很喜好這種方式，雖然觀眾可以不用聽就能自行消化，但看久了真的很累人。為了讓觀眾能一目瞭然，我比較傾向每一張投影片以1到2張圖為主軸，要點式地寫出幾個重點，例如：

這種呈現方式會讓觀眾有一種看秀的舒暢感，但代價就是要把簡報內容記得很熟，才能一氣呵成。

對於非英文母語人士的我們而言，用英文做簡報的難度肯定不低，試想：連說中文都不見得能行雲流水了，更何況不是用母語來做演講。為了克服這個難處，事前的練習非常非常非常地重要。投影片大致底定之後，再來就是大量的練習，預想好從第一張投影片到最後一張投影片要傳達一個什麼樣的故事。通常第一回的練習都會是七零八落的，投影片一出來就話說得結結巴巴，一下這個圖沒講到，一下那個圖解釋得不好，但靠不斷地練習來慢慢打磨，這些問題都不會是問題。

描述投影片內容時，要善用手中的指揮棒、雷射筆、或是滑鼠游標，有些缺乏經驗的人一緊張就只想著把稿背完，完全忽略台下(或視訊的另一頭)的觀眾可能不知道現在到底講到哪裡，如果圖沒有編號，就應該清楚地說現在是在講左邊這張圖(graph on the left hand side)或是右下角這張表(table on the bottom right)。說話內容方面，由於這是可以作事前準備的，盡可能練習把每一句話都咬字清楚，避免因為觀眾聽不清楚產生誤解，每一句話之間可以用一些連接詞來做串聯，例如：therefore, furthermore, besides, in the case of等等，可以讓句子之間有前後呼應相互連結的邏輯性，而不會是東一個西一個的感覺。也可以用一些比較有深度的字彙，例如cheap -> cost-effective、good results -> promising results,等等，會讓整體聽起來有一種成熟感，而不是小朋友在演講。

每一種語言都有自己的語感，如果說話沒有抑揚頓挫，就會聽起來很像是機器人在講話，要抓住英文正確的語感，例如語速、頓點，就要靠大量的聽母語人士怎麼說話，然後加以模仿。

投影片可以事前做好，演講稿可以事前記熟，但觀眾卻可能天外飛來一筆式地提出問題。雖然對於會被問什麼問題無法事先得知，但其實也可以事前做好準備。「大軍未至，糧草先行」，在上場前先假想一些相關的問題，例如我會先假想一些題目「When will quantum computers be commercialized?」、「How much higher or lower is the cost for building a quantum computer compared to classical computers?」、「What’s your next step?」對於這些問題，先準備好幾張備用的投影片，這些預備的投影片放在簡報最後面當作彩蛋，隨時等著上場。如果需要幫自己爭取一點時間來想答案，可以先回一句「It’s a really good question」，接下來若是對於問題沒有斬釘截鐵的答案，可以回應例如「Based on the data, I think…」，如果完全沒有把握的話，可以回應「I don’t think I am the best person to answer that question, but I would say…」或是「I don’t have the answer yet, but I (we) will be working on it」，反正就是盡量不要完全不做出回應。

以上是這些年在英國工作自己做了上百場英文簡報，以及吸取別人好的簡報的經驗，希望可以幫助同樣需要做英文簡報的人。