撰寫日期：2021.11.02 作者：FAHAHA｜翁順法
簡報初學者要正確的掌握心法和技法，才能真正做好簡報。
心法，就是簡報中重要的概念，通常是方向的指引。比如：如何規劃簡報、如何溝通需求、如何組織架構、設計流程…等；而技法，是達成心法的手段，通常是技術性的操作。比如：軟體操作的技術…等。我個人比較重視心法，但也知道，兩者單偏其一都會有問題。舉例來說，如果心法很強，但技法很弱，就會變成你知道什麼是對的，但沒能力做出來；相反的，如果你空有技法，就容易做的又快又美，但根本錯了方向。
簡單來說，心法能夠讓我們做對的事，技法能夠幫我們有能力把事做對做好。
心法的文章，我們過去談了幾篇，舉例來說：
表達力專欄：如何有效準備一場簡報？知道題目後要先搞清楚的三件事
表達力專欄：如何進行聽眾分析，有效準備一場簡報？
表達力專欄：如何透過KJ法，建構有邏輯的表達架構？
上面這些文章，能夠幫助我們更有效、更精準的準備簡報；而這篇文章，則是要跟你分享重要技法：如何大幅提升軟體操作的效率。
當你有能力快速做出好的簡報，就有助於你展現專業，將心法應用的更加淋漓盡致。
這篇文章有四個重點，是我認為能夠幫助初學者快速提升的技術。只要你能熟悉，一定會產生有感的進步。
1. 了解投影片母片模式
2. 設定尺規和輔助線
3. 自訂快速存取工具列
4. 熟悉常用快捷鍵
準備好了提升自己的簡報技術了嗎？讓我們開始吧！
一、了解投影片母片模式
什麼是「投影片母片」？不知道也沒關係，因為大多數人對於母片的概念都很模糊。
簡單來說，母片就是PPT的「版型」。那些你聽過、看過的「精美簡報模板」，其實就是母片的設計。
製作母片是為了「提升效率」及「維持一致性」，讓你不用重複手動操作相同的瑣碎步驟。
你可以找出不同投影片中，重複出現的設計元素，先在母片上進行設計，就不用每張投影片都重做。比如每張投影片都有公司 logo，那就先在母片設定好，就不用每張投影片都要重新插入 logo的圖示。
這樣講或許你仍然有點抽象，我認為先分清楚兩種投影片模式，你就會對母片有更清楚的認識。
1. 標準模式
什麼是標準模式呢？就是我們打開PPT後，最熟悉的那個頁面。在這個頁面，可以插入文字、圖片、形狀、投影片…做任何你熟悉的事。
我們先注意到標準模式中，【常用】裡面的「新增投影片」。
正常來說，打開一份新的PPT會有很多預設的版型，在這些版型中，我只建議你使用空白的版面。因為其他的預設版型，會讓你排版變得十分沒有彈性。（如下圖）
為求效率，我們可以到「母片模式」中，把空白以外的版型全部刪除。甚至根據需求，製作自己合適的版型。（其實這就是你所知道的簡報模板）
2. 母片模式
除了標準模式，第二個你需要知道的名詞叫：母片模式。
母片模式怎麼進去呢？兩個步驟：點選【檢視】，再選「投影片母片」。
在母片模式中，有兩類的投影片：母片和子片
母片牽一髮動全身，母片上的一舉一動都會連帶影響子片。這個特性適合用在放置Logo的設計，這樣你就不需要每張投影片都重新複製貼上Logo。
母片模式中的子片則是我們說的「版型」，就是你在「標準模式」中按「新增投影片」時會出現的那些版型。
我們可以在「母片模式」中編輯那些重複出現的「子片」，讓製作起來更順暢省時，也能提升聽眾的辨識度。（一看到這張投影片，就知道現在要注意什麼）
比如下圖：
根據我的經驗，初學者在「投影片母片」上常遇到的困難，有這三項：
1. 不清楚如何在「標準模式」與「母片模式」交互切換（都在【檢視】就可以切換）
2. 「母片模式」中有的子片無法刪除，是因為在「標準模式」中還存有該版型的投影片（到標準模式先刪掉即可）
3. 「母片本身」並不會出現在「標準模式」中「新增投影片」的版型中
簡單小結
投影片母片稍微難懂，我在這裡幫助大家複習一下。
事先於母片模式中設計版型和Logo，能夠大幅提升製作效率和品質。
想搞懂投影片母片你要先知道什麼是「標準模式」與「母片模式」，並且能夠在兩種模式之間進行切換。
操作的過程你可能會遇到上述提到的三個問題，但只要多操作幾次，你一定越來越熟練，然後享用到美好的果實。
看完這段，建議你做以下四個練習：
1. 練習母片模式與標準模式的切換
2. 在母片模式中將除了空白以外的子片版型都刪除
3. 在母片模式中的母片新增Logo
4. 在母片模式中的子片設計三種不同的版型，再回到標準模式看看
二、設定尺規與輔助線
第二個要談的觀念，是尺規和輔助線。
1. 尺規和輔助線是什麼
尺規，是像尺一樣有刻度的線；而輔助線，是虛線。（如圖）
我們可以在【檢視】中找到「尺規」和「輔助線」，只要把它勾選，畫面就會自動出現這兩者了。
這兩者搭配使用，可發揮兩個效益：第一，有效的對齊；第二，提升不同投影片畫面的一致性。這些細節都是影響聽眾觀看體驗的重要關鍵。
2. 如何新增和移除
如果想要新增一條輔助線，可以點選右鍵，新增輔助線；或是按住Ctrl（Mac版的PPT是Option），拖曳該條線，就可以直接複製出一條。
想要移除輔助線也有兩個方法：對著輔助線按右鍵，選擇刪除；或是直接將輔助線拖曳至畫面外，就可以直接移除了。
3. 設定細節的眉角
設定輔助線看似簡單，但實際上卻有幾個小技巧能幫助你在製作上更有效率。分享三個經驗：
① 在母片一勞永逸
在投影片「母片模式」中的「母片」新增，這樣回到「標準模式」操作時就不會一直不小心拉到線，造成對齊上不方便。
② 改顏色照顧視力
可以按右鍵改變顏色（如紅色），這樣對齊時會更容易一些，如果你需要大量時間使用PPT，這樣做會很有幫助。
③ 調刻度經驗建議
這點，完全是我的經驗建議。除了水平與垂直置中兩條線外，我會在左右各新增線條，對齊刻度15.5；上下也各新增線條，刻度8.5。
這個沒有標準，不過如果你還沒有想法，不仿先參考我所設定的參數。
看完這段，建議你做以下練習：
1. 到母片模式中，新增尺規和輔助線
2. 根據我所建議的參數，新增輔助線並調整顏色
三、自訂快速存取工具列
前面提到投影片母片、尺規和輔助線，接下來第三個重要技巧，是「快速存取工具列」。
1. 快速存取工具列的概念
如果你是簡報新手，我猜你應該會遇到一個問題，那就是：PPT工具太多了。比如：插入圖片文字、圖案/框線填滿、物件對齊、動畫設定、物件階層、美術效果、裁切…每次在找到想用的功能都跟打仗一樣，亂成一團。
更慘的是，下次要用時，又發現自己找不到了。
這種情形，就像是在一個沒有整理分類的工具箱找工具，整體下來時間的消耗是相當可觀的。
所以，我們應該建立一個井然有序的工具箱，把常用到的工具挑出來、做好分類。
這樣需要某個功能時，就不用每次都翻箱倒櫃，重新搜尋，只需從這個特製的工具箱中，找想要的功能就好，。
而這個概念，就是「快速存取工具列」。
在PPT中，我們可以根據自己的使用習慣，將常用的功能鍵挑出來，新增到使用的功能區。每個人的使用習慣不同，因此所設定的功能區也會有差異。
不過，有八個功能鍵，一定要加進工具列裡面，那就是「對齊工具」。
2. 一定要新增的八個工具
「對齊工具」在【常用】中的【排列】，點選【排列】的箭號，往下找到【對齊】，裡面你可以看到八種對齊形式：靠左對齊、置中對齊、靠右對齊、靠上對齊、垂直置中、靠下對齊、水平均分、垂直均分。
請你先把這八個功能加入你的常用工具列。
如何新增呢？
如果你是Windows版的PPT，請按照以下步驟：
1. 在【常用】中的【排列】，點選【排列】的箭號，往下找到【對齊】
2. 在八個對齊功能鍵上一一點選右鍵，選擇新增至快速存取工具列就可以了。（總共做八次的意思）
不要覺得麻煩，因為這只需要做一次，之後你新增的空白簡報，都會出現你設定好的內容。
如果你是Mac版的PPT，就稍微麻煩一點點，不過依然可以做到。請按照以下步驟：
1. 選擇左上角蘋果旁邊的PowerPoint，點選【喜好設定】
2. 選擇【功能區和工具列】，進入後選【功能區】旁邊的【快速存取工具列】
3. 接著把【常用命令】改成【圖片工具-圖片格式】索引標籤
4. 一一把八個對齊工具新增至右方功能區，然後點選儲存
Mac稍微複雜一些，不過設定後，一樣可以重複用，因此我還是強烈建議你先花點時間把它加入你的功能區。
加入之後，你需要花一些時間了解八個對齊工具如何使用，不過這不是這篇文章的重點，因此就先不談。
小結
這段的重點是「快速存取工具列」，會選擇加入「對齊工具」是因為它特別重要，因此拿來當作示範的例子。
等熟悉怎麼操作之後，也可以根據使用需求，逐步擴展工具列，讓你操作簡報起來更加順暢省時。
四、熟悉常用快捷鍵
第四個觀念技巧，我們談「快捷鍵」。快捷鍵顧名思義，就是要讓操作變得更快速。
快捷鍵不難，不過根據過去的教學經驗，很多人學完後還是很少使用。
我認為最大的問題還是缺乏練習。因為一開始要特別去記，反而會讓製作上變慢，我們人都習慣做輕鬆的事，既然快捷鍵不能「變快」，那我還是用「老」方法就好。
不過這樣太可惜了，因為只要你突破短暫的學習適應期，功力就會有感的突破。
我認為學會快捷鍵最關鍵的心法就是：
先是「硬用」，才能應用。
所以，看完這段，我想請你打開PPT，根據這些精華整理，至少練習15分鐘。
以下的整理，只是我認為新手一定要學會的快捷鍵，如果這些都學會、熟練了，我相信你上網隨便都可以找到更多的補充資料。
前提是，你要先願意跳出舒適圈，學習新方法。
總結
除了學習簡報心法外，也要學會簡報技法，才能真正發揮心法的力量，讓聽眾看見你的專業。
這篇文章分享了四個觀念技巧，非常適合初學者學習，分別是：投影片母片、尺規與輔助線、快速存取工具列、常用快捷鍵。
我認為先了解其背後的概念，再學會應用的技巧，就可以更融會貫通。因此文章中除了告訴你怎麼做，也告訴你為什麼要這樣做。
看完這篇文章，最重要的事情就是根據文中的練習，實際操作看看，直到熟練為止。
等到你能內化這些技巧，就會赫然發現自己PPT的功力，已經獲得非常有感的提升。讓旁邊的人歎為觀止。
