【9分閱讀】金字塔結構：文章寫作邏輯思考整理術，5分鐘想出問題結構，寫出三種觀點。《麥肯錫寫作技術與邏輯思考》《麥肯錫寫作技術與邏輯思考》作者－高杉尚孝

金字塔結構：文章寫作邏輯思考整理術

 

在一書中，作者使用金字塔結構的方式，來幫助人們釐清問題，並有根有據、條理分明的鋪陳出確實的敘述，讓不管是寫作、文案或溝通表達能夠更順暢。

 

不知道你是不是也有這些困擾： 腦中一堆想法，但是無法有條理的表達出來，讓其他人理解？ 身邊有些人，當與他溝通時，始終過於跳躍，讓主題難以集中？ 你說A他說B，雙方的思考、主題難以達成一致？

 

作者在書中提到的金字塔結構，我覺得可以將許多雜亂、零散的訊息集中。反之，也可以從一個主題去做發散，來增加思考的活躍度。

 

金字塔結構－一件事情要想到三層

金字塔結構，就是依照層級來配置主題或訊息的圖表。

在訊息金字塔的構圖中，把最想傳達的訊息放在最上層，這則訊息稱為「主要訊息」，也就是你最總結歸納的主題。

主要訊息之下，緊接著的是「關鍵訊息」。如果是提案書，提案中的背景、優點、風險、實施的體制……等，有點類似於從主題延伸的章節。

從關鍵訊息再往下一層，則是「次要訊息」。如果說關鍵訊息等同於章節，那麼，次要訊息就是構成章節的分段訊息(幾個段落形成一個分段，每個分段都有標題)。

 

「主要訊息」→「關鍵訊息」→「次要訊息」

 

在金字塔結構中，只推想到第三層的次要訊息，只要不是太長的文書，這三層已經非常夠用。

 

 

金字塔分兩種：並列型和直列型

並列型的結構，就是下位訊息各自獨立，並且支撐上位訊息。在這個結構中，任何一個下位訊息都和上位訊息有直接關係，同時上下位訊息的縱向關係較強，而下位訊息之間的橫向關係較弱。

 

 

直列型的特徵在於，下位訊息之間的橫向關係較強。在這種結構中，下位訊息之間有強烈序列關係，但是只有最靠近主題的下位訊息支撐著上位訊息。有點類似接龍，從主要訊息發想關鍵訊息1，然後從關鍵訊息1繼續往下延伸關鍵訊息2、3……。

 

 

也就是經常用於各種分析工作的邏輯樹(Logic Tree)。

例如，關於行銷的書籍在開頭的部分，可能會出現以下的目次：

關於行銷的訴求策略

第一章：廣告宣傳。

第二章：公關。

第三章：人員銷售。

第四章：促銷。

第五章：網路上的口碑。

 

他可能會是有步驟性的，也許各自都是不同的關鍵訊息，不過卻又不太能直接從主要訊息跳到後面的關鍵訊息，你不可能從「行銷的訴求策略」直接跳到「網路上的口碑」，因為你在前面的「廣告宣傳」、「公關」、「人員銷售」……等都沒有做的話，就不可能會有後面「網路上的口碑」這一關鍵訊息。

 

 

用金字塔結構來表達的好處

好處一：整體的邏輯構成可以有視覺上的俯瞰效果。必要的時候，也可以立即確認細節。

好處二：可以列出每個層級的訊息，並且比較彼此之間是否具有統合性。不管是關鍵訊息也好，次要訊息也好，只要屬於同一層級，都可以立即檢查裡面的資訊量、訊息種類、抽象度、表現風格等是否統一。

 

 

專業的溝通，先確認雙方主題在同一個層次

在團隊溝通中為了避免誤會，一定要互相確認彼此講的事情是在同一層次上。

 

訊息的設計：我要表現什麼？用哪種表現技巧？

製作訊息的模式有兩種：由下而上法(bottom up)、由上而下法(top-down)

 

 

由下而上法：將發散的訊息往上精煉，推導出有根據的結論

首先要根據一個足以涵蓋整體的主題(例如：有效減肥)，盡可能想許多次要訊息(晚上少吃、提早兩站下車走路回家、別吃醫師開的減肥藥……)，並將其條列出關鍵訊息(飲食、運動、醫療)。然後，將這些次要訊息分類到各個關鍵訊息中。

由下而上，導出訊息－結論和摘要

「結論」和「摘要」是你最終希望被傳遞出去的訊息。針對每個下位訊息，不斷重複問「所以呢？然後呢？」根據下位訊息去做進一步的整合解釋。

例如：

「西邊的天空布滿烏雲。」

「昨天晚上的月亮有一圈月暈。」

「早上池邊的青蛙不停的喧嘩。」

「近來將進入梅雨季。」

「根據天氣預報，午後會下雨。」

如果將這五個問題群組化，就可以推導出「今天會下雨。」這個結論。

像這樣，沒有跳躍感，進一步做出高準確率的推論，就是適當的結論。

簡單來說，Daniel覺得「由下而上的金字塔結構邏輯整理術」，是可以把一些我們平常腦中很多抽象的想法，化繁為簡的技巧。在寫想法的時候，不需要去想合理性(當然還是要合乎主題)也不需要去關心排版問題，專心地想到什麼就寫什麼，你可能會得到數十種甚至數百種的訊息、想法，然後再將他們整理成不同群組(也許你也會刪除一些比較無關的訊息)，最後把這些複數的訊息群組，全部歸導出一個唯一的主題(結論)。

 

 

由上而下法：將訊息加以分解，進而衍生更多想法

先選定一個主要訊息，然後再分解成個別的關鍵訊息。接著，再將訊息往下分解成若干次要訊息。由金字塔的頂點開始，往底邊下降的思考過程，就稱為由上而下法。

 

 

從主要訊息(主題)去推導出其中的「理由」與「詳述」來解釋上位訊息，可以將一個抽象化的主題詳細說明，讓主題能夠更具象化，也可以透過由上而下法去推導出問題的可能性。

例如主題為「銷售業績不佳」我們可能可以推導出以下關鍵訊息群組：

「更換店鋪的地點。」

「替換商品」

「重新設定價格。」

「更換廣告媒體。」

「重新促銷推廣。」

 

然後再從這些關鍵訊息去往下延伸，我們應該怎麼做？

 

 

主題金字塔，解析的利器

其實在日常中，我們的腦袋並不會單純只是由上而下或由下而上的思考，通常都是非常跳躍式的，而金字塔結構邏輯思考的方式可以幫助我們聚焦在現階段面臨的問題上(幫助你不會想到類似等等要吃什麼……這類與主題無關的訊息)，而由上而下、由下而上的金字塔結構邏輯思考，最好是兩者同時進行，在進行報告或分析等思考作業時，最好能時時確認金字塔中的上下關係。

 

 

Daniel個人覺得這本書在前面幾個章節，閱讀起來是比較無聊的，因為他主要是在幫你打好訊息判別能力的基礎，就跟打地基一樣，雖然無聊，但是對於訊息的邏輯思考能力這個地基打好了以後，在不管溝通、文案、寫作上，都會有更深一層的認識與想法，建議第一次可以快速閱讀過，然後把有印象或受用的地方標記起來，第二次再針對自己想得到什麼樣的答案，再去看一次，會更能理解作者想表達的，當然也有可能是因為日本人的語言結構加上翻譯問題，不過第二次看了以後，知道自己問題點會好閱讀很多。

 

以上內容整理自中某部分的文章，有些內容加入了筆者Daniel的個人見解與想法與大家分享。

 

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作者－高杉尚孝

 

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