想告知別人某件事，英文商業書信怎麼寫？

曾經有學生問我：

寫信給同事時很常使用 "Kindly inform that...", "Kindly informed that..." 或 "Please be informed that…" 來 「告知」 對方一些事情，但他們使用上有甚麼差別嗎？

底下來分享三個使用情境的不同~

"Kindly inform that...", "Kindly informed that..." 或 "Please be informed that…" 使用情境不太一樣，都是偏正式，跟對方保有一點距離的用法

① Kindly inform

用在有禮貌的告知對方某件事，或是請求對方告知你某個資訊

a. 告知/通知某件事

👉 We would like to inform you of an upcoming operations upgrade.

我們想告知您接下來將進行的作業系統升級計劃

👉 We need to inform the other team of the deadlines.

我們需要告知另一個部門完成期限是甚麼時候

b. 請求對方告知你某個資訊

👉 Would you kindly inform us about the date of the product delivery?

您可以告知我們產品寄送出來的時間嗎？

👉 I would appreciate it if you would kindly inform me of any changes to the itinerary.

如果您可以告知我任何關於行程的改變，我會很感謝

② Be kindly informed

用來禮貌地表示「你已經知道對方告訴你的事情/資訊」

舉例：

👉Our team was kindly informed that the prices for the products have been updated.

我們部門有被告知產品價格有更新

👉We were kindly informed by your technical support that the software update will address the reported issues.

我們有被你們技術客服告知最近的軟體更新會解決之前回報的問題

👉 I was kindly informed during our phone call last week that the contract signing will take place next week.

我上週在電話中被告知我們下周會簽合約

③ Please be informed that

這個用法更像是在「正式宣布/通知某件需要對方特別注意的事項」，口氣不算婉轉，但不會不禮貌，就是比較中性公事公辦的感覺

舉例：

a. 如果想要通知大家「專案的時程已經改變」，可以這樣寫：

👉 Please be informed that there has been a change in the project timeline. The new deadline for completion is now XX.

請注意，專案進度已經有調整。新的完成期定於XX

b. 通知大家「作業系統升級的時間」，可以這樣寫：

👉 Please be informed that this upgrade is scheduled to take place on XX and is expected to last until YY.

謹此通知，這次的升級計劃將於XX(日期) 開始，預計持續至YY(日期)。

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