員工頻繁切換應用程式每年竟多花4週時間！成為影響生產力的關鍵

隨著企業的發展，為了能夠更有效的處理工作，企業會不斷的尋找新的應用程式來解決問題，但時間一長，累積下來每天需要使用的應用程式只會愈來愈多！從早上進公司先開啟信箱收取信件，接著登入可能不只有一個的即時通訊軟體進行溝通，再開啟 Word、Excel 等文書軟體並搭配企業資源規劃(ERP)等系統處理庶務，甚至還得在手機及電腦不同的裝置之間頻繁進行切換！

根據國外 Harvard Business Review 網站調查20家不同企業裡的團隊，總計 137 位員工，發現每個人每天平均在不同應用程式和網站之間切換近 1,200 次，且每次切換後，都需花超過2秒的時間才知道接下來該做什麼，累積下來每個人每年花在切換不同應用程式的時間，竟高達4週這麼多！

切換不同應用程式產生的成本與風險遠超乎你的想像

據實驗指出當人們在執行工作的時候，一旦分心或受到干擾，平均要花22分鐘才能重新回到工作狀態。(資料來源：projectup)

除了降低生產力和容易分心外，企業員工不停切換不同的應用程式還可能帶來其他一些成本與風險，包括：

1.學習成本增加

員工於工作時使用多個不同的應用程式，通常需要花更多時間去學習各種介面的操作方式，因此可能會增加培訓成本並降低工作效率。

2.犯錯機會提高

員工可能因為需要不斷切換應用程式而導致犯錯，例如選擇了錯誤的文件、複製錯誤的資料等，提升資訊混淆的機會。

3.面臨資安風險

員工在不同的應用程式之間切換時，可能會增加資料外洩或遺失的風險，特別是當員工忘記關閉應用程式、混淆檔案位置或未妥善處理機密資訊時。

4.工作流程不連貫

當員工使用不同應用程式時，若採用不同的工作流程，可能會導致工作的不連貫性，使得團隊的協同合作會變得更加複雜。

5.系統效能下降

當員工同時使用多個應用程式時，若應用程式需要大量記憶體和處理器資源，可能會消耗更多的電腦資源，進而影響系統效能。

整合企業既有系統、統一工作入口，以降低切換成本

當使用多種不同應用程式已在所難免，企業可將所有系統整合在 Lale EIM 企業即時通訊平台，幫助員工統一工作的入口。

管理員能根據不同的應用情境，於 Lale 企業 APP 自訂應用頁面新增不同的應用程式。例如：透過 ioT 物聯網控制照明設備、處理行政庶務設備報修、整合企業資源規劃（ERP）系統等。

進入設定頁面依序輸入應用名稱、說明、URL、類型、啟用狀態，以及應用程式icon、定管理權限，即可將企業既有使用的系統進行整合。

若企業另外選購辦公模組，員工則可在一個 Lale 企業 APP 裡操作大量常用的辦公工具，例如行事曆、工作日誌、打卡系統、請假系統、文件管理系統、會議管理系統等，減少需要使用的應用程式，降低不必要的切換動作，進而提升工作效率。

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原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。