適應碎片化時代,透過3大工具重塑現代企業的工作管理策略

閱讀時間約 4 分鐘

我們身在一個資訊高度碎片化、時間被分割成許多小塊的時代,注意力被不斷分散到各式各樣的訊息及任務中,常常被迫同時處理多項任務,無法只持續注於單一任務或活動,造成資訊爆炸。例如在處理日常工作時,需要停下來抽空回覆 E-mail,或是同時處理各種零散的小任務,如安排會議、填寫表格、整理文件等,雖然每個任務看似都只需花費幾分鐘,但長期累積下來也會佔用許多時間。

因此,在碎片化時代學會管理時間和訊息成為了一項重要挑戰,我們需要學會有效地管理和利用碎片化的時間和資源,以提高工作效率和產出品質,避免瑣碎的工作影響到專注力。接下來將為大家整理企業在碎片化時代面臨的難處,和建議的應對方法,以適應這個逐漸成為常態的模式,做好工作管理。

企業在碎片化時代所面臨的挑戰


碎片化時代挑戰#1:團隊溝通協作障礙

在碎片化的時代下,員工若因遠距辦公被分散在不同的地點、時間和平台上處理工作,將導致溝通變得更加困難及複雜。且碎片化的工作模式可能也會使團隊之間的協作能力下降,讓員工感到孤立、難以融入團隊,進而影響到整個團隊的凝聚力和產出。


碎片化時代挑戰#2:管理者控管進度困難

員工於工作期間,時常需要在不同的平台上使用不同的工具,例如使用不同的文書軟體製作文件、在即時通訊軟體上討論問題及回報進度、透過 E-mail 詢問會議時間等。切換各式工具不僅需要花費更多時間,檔案傳來傳去沒有集中存放,使得管理者難以做好工作管理,也無法評估員工的績效。


碎片化時代挑戰#3:面臨資訊安全風險和學習成本

使用各類型在線工具和平台進行工作,可能會增加企業的資訊安全風險,導致數據外洩或遭受攻擊。對於不擅長使用這些工具的員工來說,採取碎片化的工作方式,可能需要付出更大的學習成本去熟悉工具,進而影響產出效率。企業也需要針對這些事項,再為員工進行教育訓練。


善用3樣企業管理工具,面對挑戰碎片化時代的挑戰



1.會議管理系統:幫助會議聚焦、展開後續行動

因應碎片化時代,企業可將一場大會議拆分成許多小會議,並針對某個議題召集相關人士,可避免會議過於冗長、不夠明確。

透過 Lale 辦公會議管理系統可快速安排會議,且主席於每次開會前,可將議程上傳至系統,讓與會者預先知道本場會議有哪些討論事項,利於讓雙方聚焦。會議結束後可編輯會議紀錄及待辦工作,有利於作為決策結果的依據,及展開接下來的行動,讓管理者能追蹤後續。

透過 Lale 辦公的即時通訊,不僅能作為日常協作討論的一項渠道,當會議被成功建立時,所有與會者可以在訊聊天室中收到通知。若將訊息集中至聊天室,也可降低員工於工作時,因不停切換視窗而導致注意力不斷被分散的機會。


2.專案管理系統:確保碎片化的時間都被妥善利用

採用 Lale 辦公專案管理系統,可幫助員工更容易地瞭解團隊任務、進度以及優先順序,讓員工學習如何妥善做好個人的工作管理,確保所有碎片化的時間都能受到最大的利用。

在碎片化時代,若管理者需要控管跨地區、跨時區溝通協作的團隊,採用專案管理系統可提升專案的透明度和可追溯性,讓管理者能夠根據現況隨時調整人力、資源分配或決策,使任務能夠順利達成,做好工作管理。


3.文件管理系統:集中企業內部重要文件並進行控管

為避免員工檔案分散、產生溝通落差,企業可將內部所有檔案集中存放於 Lale 辦公的文件管理系統,讓同仁可以同步取用最新的檔案,並提升團隊協作效率。直覺的操作方式,對於員工而言也不會產生過多學習成本。

管理者可依部門或人員限制各項文件的可閱讀、下載的文件密等、次數等條件,若出現超過設定範圍的行為,系統將自動發送通知管理者,有效幫助控管文件是否遭到不當存取,確保重要文件都能受到嚴密的保護。




瞭解Lale辦公-專為團隊協作打造的平台:https://lalework.flowring.com/LaleWork/


原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結

Lale是華苓科技(www.flowring.com)出品的智慧服務入口。是一套裝載應用的社群平台。除了聊天,Lale讓您主導社交圈互動,開店做生意、辦公、推出微服務...無數成功機會等著被探索。
留言0
查看全部
avatar-img
發表第一個留言支持創作者!
上一次聊到關於培養、維持人際關係時的習慣,除了積極主動、信任尊重外,良好的溝通也是人與人之間交流的重要課題。( 延伸文章:良好的人際關係先從這些習慣做起 ) 說話是一門藝術且學問之大,涉及到一系列溝通技巧和方法,不僅可以幫助我們在日常生活中更加流暢地與他人交流、解決問題,甚至是建立關係。
在現今快節奏、碎片化的時代,大家對吸收內容的耐心極低的情況之下,短影音平台成為分享有趣生活、發揮創意,以及探索新知的主要管道之一。不論是經營個人品牌或企業形象塑造,都想在短影音平台找到自己發聲方式,成為在某一領域具有影響力的代表。
春節,也被稱為農曆新年,是中國傳統文化中一個重要的節日,承載著歷史悠久的傳統和濃厚的文化習俗。本文將為你解密春節的習俗,告訴你過年的禁忌,讓你在新的一年迎接好運。從農曆新年的由來、年獸的傳說到各種慶祝儀式,帶你深入瞭解中國春節的文化。此外,還有一系列聊天室貼圖、新年賀卡免費下載!
在企業內部,穀倉效應可能導致工作效率下降、決策失誤和創新受阻。本文提供了破除穀倉效應並提升跨部門溝通效率的三點建議:建立共識、建立溝通渠道和完善考核機制。此外,還推薦了Lale EIM企業即時通訊軟體以幫助企業有效執行這些建議。
創立一個品牌並不難,難的是要怎麼讓品牌走向成功之路。從品牌定位、品牌策略、品牌價值、品牌設計、品牌經營等等,每一項都是環環相扣的影響著品牌的走向和成功與否的關鍵,像是品牌知名度高、市場占有率高、社會影響力、良好的口碑等都是成功品牌的重要指標。
農曆新年即將到來,年後轉職潮也緊接在後,不少企業會在這個時節揮別舊人,並迎來許多新血加入,這時企業通訊錄勢必就得好好更新一番,將離職人員的聯絡資料移除,並將新進人員的資料加入。而許多企業習慣將所有人員的分機號碼及 E-mail 列印出紙本,但在後續的溝通及管理上卻帶來了諸多不便!
上一次聊到關於培養、維持人際關係時的習慣,除了積極主動、信任尊重外,良好的溝通也是人與人之間交流的重要課題。( 延伸文章:良好的人際關係先從這些習慣做起 ) 說話是一門藝術且學問之大,涉及到一系列溝通技巧和方法,不僅可以幫助我們在日常生活中更加流暢地與他人交流、解決問題,甚至是建立關係。
在現今快節奏、碎片化的時代,大家對吸收內容的耐心極低的情況之下,短影音平台成為分享有趣生活、發揮創意,以及探索新知的主要管道之一。不論是經營個人品牌或企業形象塑造,都想在短影音平台找到自己發聲方式,成為在某一領域具有影響力的代表。
春節,也被稱為農曆新年,是中國傳統文化中一個重要的節日,承載著歷史悠久的傳統和濃厚的文化習俗。本文將為你解密春節的習俗,告訴你過年的禁忌,讓你在新的一年迎接好運。從農曆新年的由來、年獸的傳說到各種慶祝儀式,帶你深入瞭解中國春節的文化。此外,還有一系列聊天室貼圖、新年賀卡免費下載!
在企業內部,穀倉效應可能導致工作效率下降、決策失誤和創新受阻。本文提供了破除穀倉效應並提升跨部門溝通效率的三點建議:建立共識、建立溝通渠道和完善考核機制。此外,還推薦了Lale EIM企業即時通訊軟體以幫助企業有效執行這些建議。
創立一個品牌並不難,難的是要怎麼讓品牌走向成功之路。從品牌定位、品牌策略、品牌價值、品牌設計、品牌經營等等,每一項都是環環相扣的影響著品牌的走向和成功與否的關鍵,像是品牌知名度高、市場占有率高、社會影響力、良好的口碑等都是成功品牌的重要指標。
農曆新年即將到來,年後轉職潮也緊接在後,不少企業會在這個時節揮別舊人,並迎來許多新血加入,這時企業通訊錄勢必就得好好更新一番,將離職人員的聯絡資料移除,並將新進人員的資料加入。而許多企業習慣將所有人員的分機號碼及 E-mail 列印出紙本,但在後續的溝通及管理上卻帶來了諸多不便!
你可能也想看
Google News 追蹤
Thumbnail
這個秋,Chill 嗨嗨!穿搭美美去賞楓,裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過?秋日 To Do List 等你分享! 秋季全站徵文,我們準備了五個創作主題,參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」,一起來看看如何參加吧~
Thumbnail
生活就是一種適應的活兒
Thumbnail
一處幽靜的森林湖,映出天空的色彩,清澈的水面如同鏡子般,令人分不清哪邊才是天空,哪邊才是湖泊,順著自然腳步而倒下的樹幹沉睡在其中,一頭野鹿到此啜飲著沁涼的餽贈,林中的鳥類以各自的語言閒話家常,一些氣泡冒出了湖面...
第一次的線上課程,三位老師帶我們一起探究,在這多變複雜的環境下,怎麼調整學習能完成我們想要的。 整個課程,除了單環、雙環的學習模式,讓人感覺理所當然的是在討論學習之外,其他的面向真是讓人沒有意料到,那些讓人張嘴的面向包含心理神經免疫學、三環學習、反思自己的存在等,不得不說重新回頭看筆記是挺複雜和跳痛
在三位不同領域的老師所帶領「哲學思考X複雜性科學X腦神經語言學」工作坊當中,目前已進行了第三次,第一篇文分享完有機人生的概念後,我思索著第二個讓我最驚訝、認為很重要的主題是什麼,「語言(languge)」毫無疑問地浮現在我腦中。 這邊的語言,並非我們平常說的英文、中文的語言類別,在課堂上討論裡,我理
Thumbnail
今年一開春很特別的,有機會能參與由褚士瑩老師和他兩位一起在國際NGO計畫工作的同事所開設的系統思考工作坊。三位老師的專業領域都不同且挺特殊,卻一致認為這些領域有許多共通點,是對人們在應對瞬息萬變的未來環境有幫助的。 褚老師為哲學思考踐行的教練,Dr. Claudius老師則是腦神經語言學的專家,Ch
入職已經有半個月卻覺得好像過了幾萬年 新工作很簡單也很單純 但不能不說對我而言很無聊 卻偏偏可以說是適合的工作 因為心不會累 腦袋也不會累 只不過不可避免的眼睛疲累+肩膀痠痛 每天早上想著再撐個幾個小時就吃午餐了 午休時間偏偏精神很好睡不著覺 下午又想著再撐幾個小時就回家吃飯休息了 就這麼一天又一天
順便 道聽塗說 把你朔造成 他心裡想的模樣
Thumbnail
孩子在面對新環境,會有自己的情緒,自己的困難處;然而,表達情緒是困難的學習,處理情緒更是教養的挑戰。 我們應該如何察覺孩子的情緒? 我們又該如何在陪伴孩子的過程中,找尋自己教養的意義
Thumbnail
適應變遷,是自然界演化存活的重要能力,在企業競爭或股市投資同樣重要。
Thumbnail
這個秋,Chill 嗨嗨!穿搭美美去賞楓,裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過?秋日 To Do List 等你分享! 秋季全站徵文,我們準備了五個創作主題,參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」,一起來看看如何參加吧~
Thumbnail
生活就是一種適應的活兒
Thumbnail
一處幽靜的森林湖,映出天空的色彩,清澈的水面如同鏡子般,令人分不清哪邊才是天空,哪邊才是湖泊,順著自然腳步而倒下的樹幹沉睡在其中,一頭野鹿到此啜飲著沁涼的餽贈,林中的鳥類以各自的語言閒話家常,一些氣泡冒出了湖面...
第一次的線上課程,三位老師帶我們一起探究,在這多變複雜的環境下,怎麼調整學習能完成我們想要的。 整個課程,除了單環、雙環的學習模式,讓人感覺理所當然的是在討論學習之外,其他的面向真是讓人沒有意料到,那些讓人張嘴的面向包含心理神經免疫學、三環學習、反思自己的存在等,不得不說重新回頭看筆記是挺複雜和跳痛
在三位不同領域的老師所帶領「哲學思考X複雜性科學X腦神經語言學」工作坊當中,目前已進行了第三次,第一篇文分享完有機人生的概念後,我思索著第二個讓我最驚訝、認為很重要的主題是什麼,「語言(languge)」毫無疑問地浮現在我腦中。 這邊的語言,並非我們平常說的英文、中文的語言類別,在課堂上討論裡,我理
Thumbnail
今年一開春很特別的,有機會能參與由褚士瑩老師和他兩位一起在國際NGO計畫工作的同事所開設的系統思考工作坊。三位老師的專業領域都不同且挺特殊,卻一致認為這些領域有許多共通點,是對人們在應對瞬息萬變的未來環境有幫助的。 褚老師為哲學思考踐行的教練,Dr. Claudius老師則是腦神經語言學的專家,Ch
入職已經有半個月卻覺得好像過了幾萬年 新工作很簡單也很單純 但不能不說對我而言很無聊 卻偏偏可以說是適合的工作 因為心不會累 腦袋也不會累 只不過不可避免的眼睛疲累+肩膀痠痛 每天早上想著再撐個幾個小時就吃午餐了 午休時間偏偏精神很好睡不著覺 下午又想著再撐幾個小時就回家吃飯休息了 就這麼一天又一天
順便 道聽塗說 把你朔造成 他心裡想的模樣
Thumbnail
孩子在面對新環境,會有自己的情緒,自己的困難處;然而,表達情緒是困難的學習,處理情緒更是教養的挑戰。 我們應該如何察覺孩子的情緒? 我們又該如何在陪伴孩子的過程中,找尋自己教養的意義
Thumbnail
適應變遷,是自然界演化存活的重要能力,在企業競爭或股市投資同樣重要。