適應碎片化時代,透過3大工具重塑現代企業的工作管理策略

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我們身在一個資訊高度碎片化、時間被分割成許多小塊的時代,注意力被不斷分散到各式各樣的訊息及任務中,常常被迫同時處理多項任務,無法只持續注於單一任務或活動,造成資訊爆炸。例如在處理日常工作時,需要停下來抽空回覆 E-mail,或是同時處理各種零散的小任務,如安排會議、填寫表格、整理文件等,雖然每個任務看似都只需花費幾分鐘,但長期累積下來也會佔用許多時間。

因此,在碎片化時代學會管理時間和訊息成為了一項重要挑戰,我們需要學會有效地管理和利用碎片化的時間和資源,以提高工作效率和產出品質,避免瑣碎的工作影響到專注力。接下來將為大家整理企業在碎片化時代面臨的難處,和建議的應對方法,以適應這個逐漸成為常態的模式,做好工作管理。

企業在碎片化時代所面臨的挑戰


碎片化時代挑戰#1:團隊溝通協作障礙

在碎片化的時代下,員工若因遠距辦公被分散在不同的地點、時間和平台上處理工作,將導致溝通變得更加困難及複雜。且碎片化的工作模式可能也會使團隊之間的協作能力下降,讓員工感到孤立、難以融入團隊,進而影響到整個團隊的凝聚力和產出。


碎片化時代挑戰#2:管理者控管進度困難

員工於工作期間,時常需要在不同的平台上使用不同的工具,例如使用不同的文書軟體製作文件、在即時通訊軟體上討論問題及回報進度、透過 E-mail 詢問會議時間等。切換各式工具不僅需要花費更多時間,檔案傳來傳去沒有集中存放,使得管理者難以做好工作管理,也無法評估員工的績效。


碎片化時代挑戰#3:面臨資訊安全風險和學習成本

使用各類型在線工具和平台進行工作,可能會增加企業的資訊安全風險,導致數據外洩或遭受攻擊。對於不擅長使用這些工具的員工來說,採取碎片化的工作方式,可能需要付出更大的學習成本去熟悉工具,進而影響產出效率。企業也需要針對這些事項,再為員工進行教育訓練。


善用3樣企業管理工具,面對挑戰碎片化時代的挑戰



1.會議管理系統:幫助會議聚焦、展開後續行動

因應碎片化時代,企業可將一場大會議拆分成許多小會議,並針對某個議題召集相關人士,可避免會議過於冗長、不夠明確。

透過 Lale 辦公會議管理系統可快速安排會議,且主席於每次開會前,可將議程上傳至系統,讓與會者預先知道本場會議有哪些討論事項,利於讓雙方聚焦。會議結束後可編輯會議紀錄及待辦工作,有利於作為決策結果的依據,及展開接下來的行動,讓管理者能追蹤後續。

透過 Lale 辦公的即時通訊,不僅能作為日常協作討論的一項渠道,當會議被成功建立時,所有與會者可以在訊聊天室中收到通知。若將訊息集中至聊天室,也可降低員工於工作時,因不停切換視窗而導致注意力不斷被分散的機會。


2.專案管理系統:確保碎片化的時間都被妥善利用

採用 Lale 辦公專案管理系統,可幫助員工更容易地瞭解團隊任務、進度以及優先順序,讓員工學習如何妥善做好個人的工作管理,確保所有碎片化的時間都能受到最大的利用。

在碎片化時代,若管理者需要控管跨地區、跨時區溝通協作的團隊,採用專案管理系統可提升專案的透明度和可追溯性,讓管理者能夠根據現況隨時調整人力、資源分配或決策,使任務能夠順利達成,做好工作管理。


3.文件管理系統:集中企業內部重要文件並進行控管

為避免員工檔案分散、產生溝通落差,企業可將內部所有檔案集中存放於 Lale 辦公的文件管理系統,讓同仁可以同步取用最新的檔案,並提升團隊協作效率。直覺的操作方式,對於員工而言也不會產生過多學習成本。

管理者可依部門或人員限制各項文件的可閱讀、下載的文件密等、次數等條件,若出現超過設定範圍的行為,系統將自動發送通知管理者,有效幫助控管文件是否遭到不當存取,確保重要文件都能受到嚴密的保護。




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原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結

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