這次介紹如何只用三個應用程式,便能提高一人工作時的效率,並更便捷地管理日常需要處理到的事項。當然三個程式接近的功能也有很多很多不同的選擇,但這三套工具是自己沿用一段長時間的一下很有效,所以在這裏先分享一下。
Todoist
這是個人最喜愛的工具之一,也是自己最常用到的工作清單應用。基本上自己個人的工作,或是專案需要用到的內容,也會記在Todoist。首先,可以在Todoist內建立個人部分和工作部份的文件夾,工作部份內將不同客戶個別建立一個收藏空間,記錄當中需要跟進和處理的事項,同時加上每個項目的死線日期,方便自己管理時間,安排工作優次。
如果你是freelancer又或者負責公司會計,總會面對收取不同銀碼的payment,也會遇到各種情況。在Todoist可以獨立建立一個finance的文件夾,把收到的payment和未收取的餘額作一個紀錄。這樣到年尾報告時,可以多一個參考方便跟進。
另外,Todoist還有一個方便的功能,如果你有員工下屬,或不同的協作者,你也可以把他們新增到Todoist app內,便於他們跟進工作,亦可以將一些重要日子記在Todoist中。如此一來,大家可以避免短訊溝通容易忘記的情況。而在工作時,大家打開Todoist也可以把各項要處理的工作一目了然。
Notion
接着,個人最常用的工具想必是Notion,一直把它當成自己的database處理,隨時間過去,人總會忘記一些相對不是太重要的瑣事,例如是擁有的手機型號、公司或者家中買過的電腦硬件,用Notion將這些事記錄底,待需要用到這些資料時便不用頭痛。
而在工作上,Notion則化身成一個不可或缺的專案管理工具,個人會先規劃到出不同媒體的文案,並將專案分柝成不同的階段,由設計到製作、以及測試,最後交到客人手中,整個過程需要經過大大小小、各個步驟和工序。這時Notion便是不可多得的工具,內建timeline可以對行進行完整觀察,方便評估和計畫。
Google Workspace
這個相對是覆蓋率最廣的一套軟件,除了處理文案、檔案儲存、電郵通訊外,也是線上開會的工具之一。而且,在文案處理、進行修改時,事先在雲端中標記不同的協作者,他們便會自動收到通知,從而提升工作效率。另外,修改文案時也不需擔心取代先前進行中的版本,Google Workspace內建備份功能,可以隨時檢視並還原至個別版本。最近,Google開始增加自身的A.I.以提升每一部分的工序,相信未來能協助處理重複性高的繁複工作。
而為什麼要選用Google Workspace,而不是個人Gmail的電郵功能呢?
箇中最大的分別,是前者可以自行設定郵箱的網址。假如你是一人公司,又或者是一個品牌,形象定必十分重要;而作為公司或機構,需具備更高的可信度和專業程度。個別定制的電郵地址可以提高品牌的可信程度。
當然還有另一個選擇,就是Microsoft的office 365,也是功能大同小二的生產力工具之一,提供足夠的儲存空間,包括電郵在內各種軟件功能。
當然,現今社會工作不會是單打獨鬥,更多時候都需要與不同的夥伴合作,才能完成各項的事情。有見及此,無論是一人工作,抑或小型工作團隊,都應該可以考慮使用這三套工具,方便溝通、提高效率。再加入各個團隊的喜好和習慣,作適當的調整,相信也真的會幫助到大家工作時的效率。