三招讓每週神奇地多出 20 小時！我提升工作效率的方法

Hi 大家好，我是 Yuwen，目前定居英國曼徹斯特，擔任英國上市跨國電商的行銷主管，同時在台灣創辦了一個團隊共有 5 人的品牌。

你有沒有這樣的經驗呢？在家工作時，你正回覆著客戶的電子郵件，但 LINE 訊息跳出媽媽問你週末是否要回家吃晚餐，與此同時，樓上洗衣機發出逼逼聲提醒你，你該把他們拿出來晾乾了！更別說你腦中突然想起來，下週是伴侶的生日，你還沒有買卡片和禮物...。這不是一道心理測驗的題目，所有的事情都「必須完成」，不過如何把生活和工作都有效率地顧好，竟然變成現代人最難的課題。

上個月發布了一篇關於女生時間管理的文章後，獲得許多讀者的回覆，甚至收到《104職場力》的內容編輯 Terry 的邀稿，無比開心！承接這樣的能量，我也想分享我是如何在朝九晚五的工作之餘保持生活和工作的動力，並持續高效地運轉，得以擠出更多的時間。

延伸閱讀：適合女生的時間管理方式，從年度目標到生理週期｜成功張羅主副業、感情、家庭的關鍵！

今天這篇文章將分享 3 個方法，這幾年我親身實驗下來，確認可行且有效的提升效率的方式，提升效率並保持工作品質，就能成功地擠出更多時間來做更多不同的事情了！

一、時間安排

1. 拆解時間區塊

依照我個人的生活來舉例，我有一份 9-5 的主業工作，因此對於平日的時間區塊管理會有「上班前」、「上班」、「下班後」；對於週末的時間區塊管理則是「早上」、「午餐與下午」、「晚餐與夜晚」。因此，我的平日有 15 個時間區塊，而週末有 6 個時間區塊。

更詳細的「拆解時間區塊法」，請見延伸閱讀之第三段。

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將時間劃分成不同的區塊，每個區塊專注處理一種性質的事情。例如，將一個時間區塊用於運動，另一個時間區塊用於語言學習等。這樣能夠更有效地管理時間，提高工作效率。

2. 每個時間區塊中只放同性質的活動

避免同一時間處理多個不同性質的任務，這樣容易分散注意力，影響工作效率。專注於一項任務，完成後再轉移到下一個任務。請注意，我說的是「性質」。

我往往會將同性質的事情放在一起，舉例來說，「做家事」包含很多種活動，洗晾衣服、吸拖地、刷馬桶浴室等。我會在預先設定好的「做家事」時間區塊中，把所有的相關活動都放入。這麼做的主要原因是，你的腦袋不會一直需要重新適應新的活動，不會一下想著現在要用哪瓶清潔劑，一下想著這封電子郵件的主旨該打什麼，在腦袋已經適應的活動中，它能夠以更快的時間反應出如何行動，進而提升效率。

二、分配工作給他人

1. 善用人工智能

利用人工智能技術，自動化一些重複性高、耗時的任務，這樣可以節省大量的時間，提高工作效率。舉例來說，我有部份的影音工作有字幕需求，「上字幕」這個工作，人工智能做得不只比我快，甚至比我精準，自從我將這個工作交給人工智能後，我的生活自然已經多出了好幾個小時。

未來如果有機會，我會額外寫一篇文章分享我在生活中，將哪些工作事項交給 AI 執行。

2. 花錢請專業的人來做

這幾年，自從開始賺錢後，我更確切感受到時間與金錢的關聯性，這是過去從未體驗與思考過的價值觀。別人所認為的「浪費錢」活動，倘若能為我帶來更多的時間，倘若我能用這些時間賺取更多的錢，這樣真的還「浪費」嗎？

舉例來說，我平時的自由接案（Freelancing）工作，每小時可賺 £60-120 (台幣 $2,400- $4,800），而且我非常享受這份自由接案工作，每次接案後甚至會有非常身心富足的感覺；與此同時，我超級討厭打掃家裡，每次掃完我都感覺自己已經身心疲憊，那天剩下的時間只想攤在沙發上休息。這時我發現，若我每雙週花費 £45（台幣 $1,800）「聘用專業打掃人員」，我不只可以做讓我充滿能量的自由接案工作，還可以使用這筆錢聘用專業打掃人員，整體換算下來，我既不疲憊，還獲得了一個乾淨的家，甚至，我還有更多時間、能量去做其他事情呢！

上述這個例子也許不是對所有人都適用，但如果你的生活中也有那麼一兩樣你真的「很不喜歡、耗時、耗能量」的工作，那麼你也可以思考看看有沒有什麼替代方案。

三、多工處理

我不推薦多工處理（Multi-Tasking），但是我有一個例外，那就是「動腦不動手、動手不動腦」。

對於一些需要大量勞力但不需要大量腦力的任務，可以試著使用腦袋在其他事情上。舉例來說，洗碗的時候，我往往會聽一些 Podcast 清單中具有知識價值的內容，例如國際新聞、財金新聞等。

同理，對於一些重複性高、較不耗腦的任務（且不希望由 AI 完成的任務），則可以思考有沒有身體可動作的空間，舉例來說，我會坐在瑜伽球上做這類型文書工作，一邊訓練核心、一邊完成繁瑣工作。（PS. 前幾周，朋友來我家看到我的辦公室的瑜伽球，還疑惑了一番！不過，他後來竟然也開始這麼做了，他也說這個方法確實可以增加生活效率，還可以讓原本無聊的工作不那麼無聊！）

四、結語

以上就是我分享的三個提高效率的方法，我認為「提升工作效率」、「時間管理」這種主題，實在非常因人而異，而且需要多次試驗。我花了很多、很多年的時間，慢慢摸索出現在生活的這套模式，甚至我自己和伴侶的效率心法也有很大的不同。歡迎你將我提出的方法，放在生活中實驗個幾周，也許你會發現全新世界，每週神奇地多出好多小時，也許你會發現，這一切真是不切實際...。

對了！提升效率還有一個重點，那就是認識自己的能量，但這部份我們留到其他文章討論更多。