三個技巧讓你也能一天只工作四小時

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第一個技巧,在一週開始前做好準備


會養成這個習慣是因為常常在週間工作的時候都覺得每天很忙,可是到頭來又好像在瞎忙。


仔細檢查自己的日常後才發現,原來是因為想到什麼做什麼,所以很多時時候如果沒有想到其他待辦事項就可能浪費了時間。


提前做好準備聽起來很簡單,但是想要提前安排其實不容易,因為我必須先想好一個禮拜的行程。


剛開始的時候可能排完禮拜一到三就沒事情了,所以後來都是在練習如何思考、如何排序、以及分配時間。


我通常會依照下列步驟來安排:


1)列出代辦事項 - 寫下來所有想到的事情,然後分類。我常常就會把事情項目分成未來規劃、人事相關、專案進度、其他。


2)安排輕重緩急 - 利用艾森豪矩陣快速判斷哪些事項是重要,哪些事情是緊急的,然後列出那些時間底線快到而且重要的事項。


艾森豪矩陣

艾森豪矩陣

(艾森豪矩陣判斷什麼事情重要,什麼事情緊急)


3)刪除不重要的 - 重點不是列出所有事情,想要很有野心的包山包海。重點是判斷哪些事情不重要,可以交代出去或是放掉。


這樣一來就會知道下個禮拜只要做五件事情,有辦法消化 P0 (priority 0) 的事項才繼續消化 P1 的項目。

優先順序清單

優先順序清單

(列出來事情的優先順序)


第二個技巧,安排好自己的神聖時間


研究顯示每一次被打斷或是轉換工作內容的時候都會消耗專注力,而且僅有非常少數的人可以在不影響生產力的同時處理多項事情。


簡單來說,這些 multi tasking 和被訊息打斷雖然體感讓人覺得很忙很有效率,但是其實是非常非常浪費時間的。


1)讓別人無法打斷你的思緒


在每天效率最好的時段安排自己最重要的事情,提前在自己的日曆上面排出一個請勿打擾的時段。


建議會下載 Clock Wise,可以直接同步所有同事的日曆自動找出哪些時段適合開會,哪些時段可以創造更多專注時間。

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(Clockwise 如何自動調整 focus time)


2)讓自己不要打斷自己的思緒


我得承認,要求別人不打擾很容易,自己不被手機誘惑才是最困難的。


如果沒有辦法嚴格的限制自己,那就把監督的工作交給Forest 吧。


只要不滑手機,你的小樹就可以長大唷,算是一個可愛又實用的生產力 App。


第三個技巧,給時間留白收尾並回測


如果你不能衡量一件事情,那麼你就沒有辦法改善。


尤其像是生產力和效率這種東西非常抽象,不把他量化的話時間就會白白流失了。


能夠讓自己不虎頭蛇尾的方式就是導入一套方式,讓自己可以客觀的自省和追蹤成長。


1)把量化生產力交給機器人


我一開始接觸這個工具的時候覺得超級酷,竟然有程式可以追蹤自己的數位足跡和時間分佈。


Rescue time 可以紀錄你在電腦上面的行為,進而分類成不同項目。


這樣你花了多少時間寫程式,花了多少時間製做報表,甚至花了多少時間和同事打屁聊天都一目瞭然!


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(一天工作四小時,剩下拿來打這篇文章了,所以好像也沒有工作比較少)


2)讓大腦關機休息


在每個禮拜五的下午我一定不會安排事情或是會議。


一來是禮拜五下午開始處理也做不完,二來是我希望釋放大腦的壓力,給自己一些思考的空間。


這種效果有點像是洗澡的時候,大腦因為放鬆所以比較容易激發靈感。


在禮拜五的下午最適合讓大腦關機,然後紀錄下那些還沒做完的事情,不要讓工作影響假日的心情。


3)持續反思


有了測量的方式和激發改進的方法,最後需要的就是持續改進的心態建立了。


永遠挑戰自己,找出更好的方法,更快的解決方案,或是更有效率的時間安排。


小技巧環環相扣,有始有終


總結一下這些小技巧,其實就是在開始做事情之前先規劃好,安排行程。


在執行的時候盡量減少被別人打斷的機會,然後克制自己不要看手機分心。


最後利用每個禮拜放假前,轉換心情順便回頭檢視自己的行程,不斷優化讓自己工作更有效率。


希望大家在學會這些小技巧之後也可以找到 work life balance 唷!讓你也高效的完成工作,多留點時間給自己 😉

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彼得的外商隨筆
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任職外商,旅居荷蘭,分享職場日常。✏️ 著作:一週一道面試題 | 我的客服人生 | 生產力駭客 | AI 生活應用
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