閱讀筆記：《Google必修的圖表簡報術》用圖表說出好故事，做出以溝通為目標的優秀簡報

書名：Google必修的圖表簡報術 (修訂版)

作者： 柯爾．諾瑟鮑姆．娜菲克

類型：商管、資料視覺化、圖表簡報

推薦指數(滿分5星)：★★★★★

推薦讀者：工作中會使用到圖表或簡報的人，

　　　　　新手或是熟手都推薦

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【全書簡介​】

全書主軸為用圖表說好故事，開頭強調有條理的重要性，也進一步強調了溝通的對象、內容及方法的判斷與重要性。接下來以五個章節著重在視覺呈現與表達上，從各種視覺元素圖表的說明、視覺認知的去蕪存菁，到以整體設計師思維檢視圖表呈現，再以範例解析何謂美、接受度高的圖表。最後幾章節則組織整份簡報，教讀者怎麼說故事、怎麼編排敘事架構，並附上實際改造前後的案例，讓讀者從頭到尾一氣呵成。

經過作者改造後的圖表充滿簡潔的美感，目前看來也是職場簡報主流風格。在用圖表說出好故事的初衷上，作者很完整的展現了一連串的優化過程，五顆星推薦值得一讀！

【精選心得分享】

簡言之，真的很喜歡這本書，尤其是相較部落格的另一篇資料視覺化，這本有三點我覺得很棒的地方，下方也挑選一些特別喜歡或有收穫的部份分享：

1. 循序漸進的教學 - 書中整理了簡報製作的步驟，書本內容也大致依循此順序開展：
   1) 理解脈絡
   2) 選擇適當的呈現方式
   3) 去蕪存菁
   4) 集中聽眾目光
   5) 套入設計師思維
   6) 說故事
2. 舒服的視覺元素 - 簡潔有力的圖表風格、文字與標題
3. 清楚對比的範例 - 透過改造前後比較，抓住優化重點

1. 心法 - 脈絡、對象內容與方法

• 對象：溝通的對象究竟是誰？
• 內容：希望聽眾知道什麼？做出什麼行動？
• 方法：如何使用資料來訴說你的論點？

最重要的一個初始的心法就是：資料視覺化時，最優先梳理需求本身的脈絡。然後再針對對象、內容跟方法，選擇適當的呈現方式，並列出大綱(分鏡腳本)，確保後續開展跟隨著既定的脈絡，也能組織成3分鐘的故事、更濃縮的核心概念，簡短的呈現報告的重點。

另外書中提到兩種分析，也是在做呈現時心法上很重要的不同：探索型分析 VS 解釋型分析。探索型分析就像是扒開一百顆珍珠、像是過程中攤開資料細節尋找可能原因；但到了要呈現結果時，就需要進行解釋型分析：在最終呈現的圖表及報告中，針對那一百顆珍珠中，凸顯出有故事在身的那兩顆珍珠及想表達的發現。

這是一個很簡單但有時候反而會忽略的點，工作中曾看見他人不小心忽略了呈現兩個珍珠的重要性，而一股腦的想將自己的分析的努力全部展現，反而讓報告變得冗長、略顯失焦。這也是要持續提醒自己的，有時候忙碌起來不小心忘記，最終很可能得花費大量時間修改報告的架構。

2. ​視覺元素 - 有時候單用文字比圖表更有力量

書中相關章節有介紹多種圖表，這裡就不贅述了。想特別分享其中提到的：「當手上有數據不代表你一定要用上圖表」，有時候當數字只有一兩個時，直接以數字、或是純文字透過顏色或大小強調，更能凸顯視覺的呈現與增強溝通效果。

例如書中舉例，單純想呈現2012年全職母親的比例，附帶傳達訊息是較過去比例下降，這時與其選擇兩長條搭配許多備註說明呈現，不如直接用文字highlight比例。

我自己看完文字版後還能記得大大的數字，而長條版本反而沒有留下什麼記憶點，在只有一個數字需要被強調時，有時反而用文字「簡單」呈現可能就是最有力的。當然．也不能忽略書中這裡的文字其實並不簡單，是用了視覺化的設計(顏色跟大小)，才能一目了然。

左為書中原始圖、右為作者文字大改造版

3. 去除雜訊、吸引注意力 - 色彩、對齊、空白

文章透過視覺運作的原理說明，進一步調整許多對應的視覺元素設計，讓畫面去除雜訊、又能吸引讀者正確的注意力。這部份很推薦親自翻翻書，理解許多簡單的原理跟人視覺的慣性後，更好的優化視覺秩序。

而色彩、對齊、空白就是三個必備的元素：善用適當的色彩、在視線經過的「之字型」順序上注意對齊圖表文字或標題，並搭配空白凸顯畫面的節奏感與俐落感。尤其覺得空白的使用特別的有趣，好的空白可以突顯重點，也可以將不同類別的說明文字分隔，不用格線就可以做到區隔，保持畫面美感。

最後在設計師思維章節中，很好的列了幾個原則，可供檢視圖表設計用：

• 原則1 強調重點
• 原則2 移除使人分心的元素
• 原則3 打造清楚的資訊階層

4. 分配足夠時間給準備故事

• 本書提到的所有流程都要花時間。對脈絡有健全的理解、理解聽眾的動機、打造成3分鐘故事與核心想法需要花時間。以不同角度看資料、決定最佳的呈現方法也需要花時間。去除雜訊、引導目光、重複修正尋求回饋、打造出最有效率的視覺元素也得花時間。將所有元素及結成一個故事、建構出連貫又引人入勝的敘事更得花時間。

要從頭完成一份完整、且沒有制式公版規範的簡報是很花時間跟心力的，而且往往比預想要花更多的時間，所以如果只是做一份簡單的資料呈現，各位打工者還是放過自己吧(笑)，不要苛求盡善盡美。而無論是簡單的資料呈現還是較大型的完整簡報，這書的提醒依然很有意義，也就是要留有足夠時間去調整。我覺得尤其在決定整個簡報的敘事呈現方式時，也是很有可能考慮後打掉重練的。

通常只是把撈好的資料匆匆貼上去，後續溝通成效會打很多折扣，本來想省時間的，最後在溝通上反而更花時間，那就有點可惜了，畢竟整理資料撈取資料過程中，已經花了很多力氣扒開一百顆珍珠探索(笑)。

​

5. 作者網站介紹

網址：https://www.storytellingwithdata.com/
chart-guide：https://www.storytellingwithdata.com/chart-guide

尤其是其中的CHART GUIDE部份，是這回寫閱讀筆記時發現的好地方，有需要時可以回頭查閱。附帶一提，相關視覺化的網站或是網路資源不勝枚數，其實只要熟悉基礎心法與概念後，就可以繼續衍伸學習各式各樣的圖表，有需求時再使用就足夠了。

6. 職場故事 - 視覺化能力進步的小里程碑

這本書在兩年前讀完時，同步參考書中的脈絡完成了一份比較大型完整的簡報，那時還說服了我的主管、獲得了肯定。當時我參考書中的敘事手法提到的「以結尾開頭、從行動呼籲開始」、第八章的說故事範例，前後斟酌字詞、調整了簡報的敘事與呈現（書中介紹了多種方式，看各種情況選擇適合的做法）。而在完成部份架構後，先向主管說明並確認後續報告走向，當時有一段有關於每頁簡報標題的對話：

主管：(看了檔案後)妳把每個簡報的標題都直接寫出結論？

我：對，因為這樣破題更好讓長官們理解簡報重點，因為長官可能沒有空慢慢看我鋪陳故事，這樣調整後，每頁可以明顯看到成效重點...(下略300字)，我知道這樣跟公司(你)常用的簡報呈現不太一樣，不過我這樣試著改了幾頁覺得好像不錯，還是你覺得不OK我改回去？

主管：(猶豫幾秒)是可以試試看，就這樣繼續吧，不用改了

被採納了！撒花！

特別提一下這位我很喜歡的主管，他是一位重視美感與細節的人，對視覺化的顏色、格線都很重視、圖表也做得漂亮又簡潔，能夠讓整體圖表、報表的美感保持一致性，一看就有一種他的風格（我覺得這是一種非常高的讚美，就像稱讚一個人很美，不如稱讚她很美又有自己的風格，有辨識度又好看），但也同時對於他自己偏好的美感有相當的堅持，通常不容易左右。

沒想到這次居然能夠順利說服讓我呈現不同的做法，這是一種很滿足的肯定！當時的我一直覺得主管的視覺化是很棒的模板，自己努力效法學習就很不錯了，沒想過努力讀完這本書、花(很多)心力調整成自己滿意的簡報後，我也能夠產出足以與心中厲害前輩討論、認可的作品！

【結尾】

這本是我已讀完三遍的的簡報教學書，而且其中的技巧和脈絡，實測真的可以運用於工作，提升簡報呈現。書裡面也有介紹了許多舒服漂亮的視覺元素及圖表類型，整體藍灰黑的用字也是非常順暢好懂。如果正在尋找一本不僅豐富、確實可以實作應用的簡報書，非常推薦來閱讀、欣賞作者的美感，跟作者消滅世界上的爛PPT(這是作者書中的用詞哈哈哈)！

另外，透過這些簡報書籍，也影響了我日後在看其他人的簡報時更加尊敬與欣賞優點。曾經聽過有人表示一份簡報有什麼難的、做簡報不是最容易的嗎？只能說，我不是這個流派的，在現況無論是跨部門、跟高官們溝通仍使用簡報、email、圖表呈現的情況下，好的圖表、簡報跟溝通成效大有關係，細心的準備與良好的呈現還是很有價值的！

最後，感謝大家的閱讀，覺得有收穫的人懇請順手點愛心、收藏，或是追蹤，也很歡迎留言或是朋友們私訊我給我建議或交流囉！