團隊溝通手冊 - 5 個要點讓你溝通更有效率

更新於 發佈於 閱讀時間約 2 分鐘

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踏入職場後,應該不少人跟我一樣感受到難的不是學設計技能、不是永遠搞不懂的使用者,而是產品的每一次團隊溝通。

這次整理了幾個要點,是我這幾年得出的一些心得,但終究是面對「人」,所以不代表這些都掌握了就能夠確保溝通完全沒問題,但應該多少能幫助你在每一次團隊溝通更順遂。

1.確保認知上有共識

在討論開始之前,務必確保參與的人都對這次討論的主題有共同的理解,包含:現況、目前遇到的問題、曾經試過但沒辦法解決的方法、目前想嘗試的方法…等等,在同一個起點進行討論避免有人沒進入狀況。

2.不脫離問題核心

應該滿多人都有遇過,常常討論著就延伸出更多議題,然後就越來越發散,變成在討論其他無關的議題了XD

這時建議有個主導人能適時把大家的注意力抓回來,以確保討論的效率。

3.換位思考

相信以設計師的角度,我們總是站在使用者角度,致力給予好的使用者體驗、好的閱讀感受、好的操作效率…等。但一定常常遇到其他職位的同事提出其他問題,像是設計師應該很常聽到工程師同仁說「這不能做」,也因此我們常聽到要站在他人的角度思考。

舉例來說:行銷同仁比較在意的是能不能讓使用者更快結帳、提高銷售額和業績。但站在技術同仁的角度,又比較在意好不好做、做起來麻煩嗎、要花多久時間…。

4.保持開放心態與聆聽

試著聽聽其他同仁的想法和原因,或許會有不同的見解。對於改進的意見不一定要全盤接受(?,但給予尊重是很重要的。

5.雙向溝通

有效溝通絕對是建立在能夠雙向溝通上,也或許少了雙向就根本不能算是溝通。適時鼓勵不敢發言的同仁提出意見也能讓溝通更有效率。像是有一種討論方式是以匿名寫出自己的想法,也避免有人以職級或經驗去選擇忽略別人的建議。

別忘了記錄與同步

最重要的,一定要記錄最後討論的結果並發給與會者,確保大家對於會議結果有一樣的認知,下次要再延伸討論時也不怕忘記上次討論到哪裡了。
至於缺乏文件的慘痛經驗,下次再來分享T_T

但,這只是理想狀態

說了這麼多,我相信很多人跟我有一樣的遭遇…像是遇到不接受他人意見的人、自稱秉持著開放心態但毫無理由反駁你的人、憑著職級認為你意見不重要的人…太多了。

或許這不是一個最適合的建議,但我只能說快逃!!!

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因為這樣根本不叫溝通,我想在這樣的環境下有些人可能因此不敢再發表想法(題外話:這也是台灣的教育文化...),反正不會被聽見,合則來不合則去,對吧?

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Lena 哩那 | UIUX 設計 | 生涯設計
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跨領域自學轉職的 UI/UX Designer,目前是名自由工作者,善於輔導零基礎新手轉職成為 UI/UX 設計師。另外也喜歡不斷探索生涯,挖掘不同的可能性! E-mail: ahri.lena.ty@gmail.com | ig: lenaaaa.design
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