數位優化必看｜自動化可以很簡單，Zapier 工具教學
前言
RPAI 數位優化器一直以來致力於 RPA 的功能教學與產業趨勢，尤其是聚焦在：UiPath、Power Automate 等工具。
然而這一兩年，提到流程自動化的工具，其實我們能有更多的選擇，像是 Zapier、Make、n8n 等，因此有許多讀者來和我們敲碗，希望分享 Zapier 這個工具究竟為何，以及該怎麼使用。
因此在這篇文章，我們主要會和大家分享：
- Zapier 是甚麼
- 如何操作 Zapier
看完這篇後，歡迎進一步了解 RPA概念應用｜Zapier 和 RPA 差別大解析？一次帶你看！
Zapier 是甚麼
Zapier 是一種標榜「無代碼」的自動化工具，不需要撰寫程式碼和技術背景，就能透過拖拉、視覺化介面設定工作流程，協助用戶將不同的應用程式串接起來，並且自動化重複性工作。
為甚麼可以不用撰寫程式碼就能將工作流程自動化？
Zapier 可以支援超過 5000 個應用程式的整合，如 Gmail、Slack、Google Sheets、Salesforce 等，因此使用者只要清楚地設定流程的「觸發條件」和「後續動作」，當某個應用滿足某個事件的觸發條件時，Zapier 可以自動在另一個應用執行指定動作。
舉例來說，我們可以設定當 Google Drive 新增一個檔案，就會觸發我們的後續流程動作，接下來則根據需求，進行像是更新 Google Sheet、寄送 Mail，甚至串聯 ChatGPT 或 Notion 等進行更多元的動作。
由於 Zapier 支援許多行銷、人資、業務管理等應用程式，所以也有許多企業用這個工具來處理以下商業情境：
- 協助行銷部門，當潛在客戶填寫表單時，自動發送確認電子郵件並將資料傳送到 Mailchimp 等行銷工具中。
- 協助業務部門，自動將客戶資料從 CRM 系統同步到其他工具，如從 Salesforce 自動更新 Google Sheets。
- 協助 PM 部門，自動將任務從 Gmail 轉移到 Asana、Trello 等任務管理工具。
此外，也跟上這一波的 AI 浪潮，因此我們也可以透過自然語言方式，和 Zapier 溝通我們的需求進而產生流程，因此 Zapier 也相當適合中小規模的企業及個人使用，尤其是希望在不編寫程式的情況下，提高工作效率和減少重複性任務的用戶。
Zapier 操作教學
1. 啟動你的 Zapier
首先我們需要先進入至 Zapier 官網，並註冊一個帳號，可以連結自己的 Google 帳號即可使用，一般來說前面會有 14 天的試用期限，可以讓用戶自由摸索。
試用期滿14天後，用戶需選擇符合自己需求的方案，雖然有免費方案可供選擇，但其使用上有不少限制，特別是每個自動化流程最多只能設定兩個動作，對於需要較複雜流程的用戶可能不夠用。
Zapier 首頁
點擊左上角 Create 即可建立流程，並填寫 Trigger（觸發條件）和 Action（動作）完成流程自動化設定。
2. 觸發條件設定
當我們點選 Trigger 後，Zapier 就會詢問我們所需要觸發的應用程式，從下方圖片可以看到有相當多的應用程式可供選取，像是 Google Drive、Gmail 等，當我們點選其中的 Google Drive，後面即可建立其相關參數。
挑選完應用程式後，緊接著需要和 Zapier 溝通要使用 Google Drive 的哪個動作作為我們的觸發條件，如下圖：像是當有新檔案建立時、特定資料夾中的新檔案，甚至是檔案被更新的時候。
舉例來說，當我們今天挑選當有新檔案建立時作為觸發條件，後續我們就需要填寫針對這個功能的條件設定 (Configure)。
因此我們便需要和 Zapier 說，是哪個雲端空間、哪個雲端資料夾裡面的檔案被新增時，要來觸發這個自動化流程，僅需根據欄位指示一一填寫即可。
每個動作設定完之後，也可以進行測試，確保相關設定都正確喔！
動作參數設定
設定完觸發條件後，緊接著我們便是需要思考：「流程觸發了，後續會發生甚麼事？」
因此我們便可以點擊「+」新增動作，就如同下圖呈現的，可以挑選後續要被自動化的應用程式，像我們這邊挑選 Google Sheet 進行後續的動作。
選完之後，我們一樣需要賦予這個功能對應的權限，像是連線到所需的 Google Sheet 帳號、操作 Google Sheet 的哪個功能，這邊我們挑選「新增列」這項功能。
挑選完成之後，便要進一步針對這個功能進行細節的設定，像是針對哪張工作表、針對哪個欄位新增甚麼樣的內容等。
此外，大家也可以進一步發現，每個動作之間的變數其實都是可以相互串接的，像是我們所新增的欄位內容，其實就是來自於上面動作「New File in Folder」所產生的檔案變數，如檔案名稱、建立日期、擁有人名稱和檔案連結等。
這類相互串聯的綜效，正是所有流程自動化工具最強大的地方。
Zapier 實例演示
不曉得大家有沒有發覺，其實根據上面的說明和圖片示範，其實我們已經完成了一個小流程！
有時候我們會有需要將所有資料夾內的檔案進行歸檔和整理的工作需求，過往我們可能便需要在每次上傳檔案時，同步更新我們的資料表內容。
現在則只需設定上述兩個功能，我們就能輕鬆達成如下圖所示的效果：
當檔案上傳時，便觸發自動化流程，將檔案所需資訊自動記錄到 Google Sheet
自動整理檔案資訊
結語
Zapier 的出現，如同所有 RPA 工具一樣，都讓流程自動化不再侷限於工程師的領域，任何人都能透過簡單的設定，輕鬆地串接多個應用程式並提高工作效率。
在這個 AI 驅動的時代，Zapier 不僅能解放我們的雙手，還能讓中小企業和個人用戶更專注於創造更有價值的工作內容，希望這篇文章讓你對 Zapier 有更深入的了解，並能啟發你運用自動化的力量來改變工作方式。
當然看到這邊，很多人一定會好奇，那這樣 Zapier 是不是比起其他 RPA 工具 UiPath、Power Automate 更值得投資和學習？
關於這點，我們會和你說：並不是，兩者不一樣。
如果想了解更多關於兩者異同，詳盡比較這兩個工具的應用場景與優勢，歡迎進一步了解 RPA概念應用｜Zapier 和 RPA 差別大解析？一次帶你看！
這些功能雖然簡單，卻是我們創造自動化流程的基石，
讓我們一起由簡單開始，成就不簡單！
如果想進一步瞭解哪些功能，歡迎在底下留言告訴我們！
這次的分享到此告一段落，想了解更多 RPA + AI 與數位轉型的最新趨勢與觀點、RPA 軟體功能介紹及實務應用案例，也歡迎追蹤 RPAI 數位優化器的社群和我們交流互動，我們下次見！
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