00130.官方單位工作快速上手教學3-如何寫擬辦稿

剛到台灣官方單位工作的你，面對大量需存查的公文，及需待回復的請辦單或交辦單，知道要怎麼寫擬辦稿，以利長官批核嗎？

我曾在台灣官方單位工作，辦理不少公文及請辦單，就來說明一下。

一般擬辦稿寫法依案件性質，分成副知、分享訊息、通知開會及舉辦課程、調查索取資料，雖寫法及篇幅依案件性質有些不同，但完整架構大致分成：

一、第一段說明事由：說明誰通知因什麼原因，請我們在哪個時間點前，用哪種方式幫忙處理什麼事情？

二、第二段說明詳情：說明查證所知需注意的細節、注意事項，及高層長官建議辦理方向、前案處理情形。

三、第三段說明規劃處理方式：像是報告收集到的會辦意見，建議怎麼處理，如主管同意就會做什麼事情？

寫好後以紙本交給長官批核時，建議用標籤貼紙、螢光筆，註明來函及附件，並於附件影本畫重點、寫提示文字、畫圈標記，必要時畫流程圖，說明事件發生經過、接下來要注意的事情，方便長官了解。

畢竟在官方單位工作，溝通以書面文字為主，所以懂如何寫擬辦稿，有助培養抓重點溝通的能力！

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