文件的「編輯專業度」問題
前一篇寫到企業文件的「科技專業度」問題，其實還沒有講完；「編輯專業度」屬於另外一個角度的問題，所以放到這篇來寫。
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所謂「編輯專業度」（這也是我臨時取的名詞），指的是把一些原本只套用在專業報刊版面上、或是拿西方字型運用、或是文書編輯規則，套用在一般企業文書上的做法。
這些規則有些是來自古老的打字機時代、也有些是因為打字機時代結束而出現；不遵守這些規則並不會怎麼樣，頂多只是影響日後修改的便利性、（跟「科技專業度」一樣）給內行人的觀感不同、以及某些時候可能影響整體外觀而已。
空白符號的使用
以電腦文書處理而言，最常見的編輯問題之一，是空白符號（也就是英文的space）的使用方式。
有些人習慣在分段前面加上2個到5個不等的空白符號、有人習慣在英文句號後面打兩個space；簡單的說，這些都是打字機時代留下來的規矩，現在都已經不再使用。
當打字機只有一種字型、而且每個字母的寬度都一樣（也就是所謂「monospace」字型）的時候，確實必須用一些特別的方式來標示段落起始、或是新句子開始的地方；但現在在電腦文書上，這些通常並不需要。
如果一定要用縮排（indent）的方式來標示段首，比較專業的方式是用固定距離（例如0.5吋）的tab符號（按鍵盤左上角的tab鍵）來取代幾個空白符號。
tab和空白鍵不同的地方，在於tab是以設定的距離為準；所以無論字型和大小如何變化，都會保持固定的寬度。
反之，如果用的是space鍵，只要字型一有變化就會改變寬度，有時候甚至可能弄壞整個排好的版面。此外，用space鍵無法調出「小於1個字母」的寬度變化，但以寬度為準的tab鍵卻可以。
如果是中文文章、而且一定要用空白符號來做段首縮排的話，最好是用全形空白符號。原因有兩個：
- 中文是方塊字，每個字都一樣寬，包括空白符號在內；如果用英文space，還是會有上述的寬度變化問題。
- 如果是電子檔文章轉用到網頁上，段首的空白也會保留；如果是好幾個連續的英文space的話，反正HTML網頁程式只會保留1個，失去了縮排效果。
關於為什麼現代英文文件之中，句號後面不再使用兩個space，理由如前所述：單寬度字型打字機所需的「用兩個space標示句子結尾」方式已經過時；詳細說明請參閱〈How Many Spaces After a Period?〉一文。
全形與半形
也許是我個人的毛病，我並不喜歡看到全形的英文或數字夾雜在中文裡頭，像是「共有１１２５公里」這樣；主要是因為遷就中文字寬度相同的關係，如果英數字用了全形的話，就像是在文章中挖出一個個破洞一樣。
使用全形數字唯一的優點，就是在中文直排、而又只有一位數字的時候，數字不會被旋轉90度。
另外一個相關的問題，則是在中文裡頭使用半型標點符號、或是類似半型的標點符號，像是「總經理表示：”今天…”」或是「他說：〝這樣…〞」。用這類符號（尤其是引號）的問題多到不可勝數，像是：
- 用半形引號跟中文不搭，而且半形標點符號也會有和中文寬度不一致的問題；
- 用在文章中時（相對於寫程式之類非文章用途），英文引號的正確用法其實是有方向性的，也就是所謂的「smart quotes」或「curly quotes」（例如「“quotes”」，前後引號方向不同）；但大多數中文使用者不瞭解這個用法，常常會變成兩側使用相同的引號，全形或半形皆然。
簡單的說，比較好的處理方式是「中文歸中文、英數歸英數」，也就是中文內容使用中文全形符號，英數字則使用正確的英數半形符號；雖然多少還是可能有例外、或是個別用途的體例要求有所差異，但大致上應該就不會錯。
如果要再講究一點，還有「避頭點」（每一行的第一個字不能是標點符號）或「孤獨行╱字」（每一欄或每一頁啟始處不能只有一行字、或是每一段的最後一行不能只有一個字或一個標點）等等。
有些比較聰明、或是亞洲化做得比較徹底的文書或排版軟體，會把這部份的自動處理功能加進去。不過以一般企業文書的標準來看，這方面就不一定要那麼要求了。
網頁中的文字格式
一般來說，網頁文件在這些方面的要求會比較寬鬆；因為HTML語法比文書處理軟體的限制更加嚴格，某些符號或編排方式也很難做得出來。在不同的系統平台或瀏覽軟體上，顯示的效果也不盡相同；所以內文本身的格式越簡單越好。
反而某些中文全型符號佔了「HTML語法不認得」的優點，在使用時限制較少；例如在文件中使用「&」或「@」半形符號，事後要貼上網頁時，由於HTML語法也會用到，所以可能造成問題，但如果改用同樣的全形符號就可以解決。
瞭解文件內容的編排原理，在跨平台或跨系統顯示、將內容轉換到網頁上、甚至只是在文書軟體中改變設定時，都可以減少版面跑掉、產生亂碼，甚至導致網頁無法正確顯示、或是輸出印刷網片時產生的不明問題。
至於自己列印或單純的螢幕顯示，問題倒是不會太明顯；大概也因為如此，大多數人並不十分重視這些。
說到文件編輯的「專業度」，還有一件稍微相關的事情要提醒一下：當文件在公司內部流通修改的過程中，如果使用了像是Word之中的「追蹤修訂」（Track Changes）功能，在將文件送出去給客戶或媒體時，記得要把修訂記錄清除掉，以免外界人士把一堆不該流出的內部資訊看個精光。
其實，本文中提到的編輯體例、以及所謂typography的西式排版規則等等，已經可以用整本書來講了，例如我手上的這本《Digital Typography Sourcebook》，就是不錯的參考資料。
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