極速優化工作效率：《鬼速PDCA工作術》
2020/10/18閱讀時間約 3 分鐘
多少都曾聽過PDCA吧？若現在請你回想記憶，是否只剩下PDCA的名詞解釋還有好像很好用的印象？如果你跟曾經的我抱有同樣的困惑，不妨找機會讀讀—《鬼速PDCA工作術》。讓PDCA為你工作的工作效率UP！UP！
使用PDCA的好處
- 降低迷茫感
- 讓進步有跡可循
- 產生自信心
PDCA細則
Plan, P：計畫
- 以終為始：設立最終目標與達成時間
- LEAN假設：不懂的地方預作最小可實驗假設，不吝向人請教並在實做中調整
- 對大目標因數分解：大目標透過MECE化為第1層的水平流程，再透過WHY/HOW樹再垂直延伸4層
- 目標定量化：包含時間參數與目標數值
- 計算目標與現狀差距
- 排序：依高影響力＞相對風險度或成本低＞時間短＞相對較輕鬆 決定優先度，挑選出3項
關於定量化的建議：替換掉「程度副詞」、「形容詞」、改用「時間」+「數量」的方式表達，例如：「增加領導力」→「1年內提高80%的員工20%的工作效率」、「提升創意力」→「半年內學習3種創意提案方式，並實際運用10次以上」、「改善跟小孩關係」→「每天吃晚餐時，花至少5分鐘跟小孩聊天」、「擴大影響力」→「文章在1個月內被轉發10次以上」。
當發現很難目標定量化時，最可能是因為分解程度還不夠、提出課題還不明確或參雜非我控制因素，需要透過MECE分析流程再由WHY、HOW問句縱向深入思考。
【制定3個層級指標】
- 制定KGI：為主要課題設立1個主要目標，包含時限與數字
- 制定KPI：分解KGI成數個次級目標，適當地加速執行
- 制定KDI：將KPI分解成一連串「行動（Action）」
Do, D：執行
- 分為一次型（Y／N）與持續型（1→∞）
- 連接當下行動：若要達成XXX的KPI，今天我要先完成OOO、明天…。
- 時間管理：捨棄IV象限事務，空出時間用II象限置換，評估I、III象限事務可否捨棄或可否委託他人執行
Check, C：檢視
- 檢視頻率：月（年）檢視KGI，周（月）檢視KPI，日（周）檢視KDI
- 透過KGI達成率找出至少一個高影響KPI
- 透過KPI達成率在時限內刪除、追加KDI
- 反覆問WHY分析失敗的原因
- 根據反饋，水平思考預設程序的缺失（不符合MECE）
- 成功的原因也分析
- 看不見的課題：「相關人」、「情報」、「地區」、「時間」、「溝通」
Adjust, A：調整
- 累積PDCA經驗用在之後的PDCA（對個人PDCA運用PDCA）
- 補強弱勢策略與擴大優勢策略
- 終止、變更、追加PDCA循環
後記
看這本書最初的目的就是在實作PDCA上遇到困難後終止了並且對成功運用PDCA的例子感到好奇，認為其中有值得深挖的價值，於是借了本書。將PDCA的各個步驟細節的HOW具體化至可上手應用的程度，我認為是本書最大價值。
這本書的PDCA細節還是太多了，感覺理解不夠透徹，我計畫於接下來兩周實際運用PDCA在個人課題上，優化為相對簡易且適合我個人的模式。
參考來源
《鬼速PDCA工作術：40張圖表做好時間管理、減少錯誤、創造獲利，3天快10倍!》（鬼速PDCA／富田和成）
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