PM 基本功 — 接到新的專案，我的第一步要做什麼？
2020/09/29閱讀時間約 7 分鐘
盤點現況、不要畫押，建立復盤與疊代機制
這是Evonne跟你一起PM三點下午茶的第27天，這一篇文章是針對新手產品經理的「PM基本功」系列的第二篇文章：
接到專案後，我的第一步要做什麼？
這個問題屬於商業思維學院 產品經理系列課程的 #PM基本功 #產品經理工作術問題
還記得我當年第一天接專案，就充滿震撼－－當時我要一次從三個PM手上，各接一個「做到一半」的專案，總共三個，而且是要直接面對客人，當時覺得不可置信，這新創公司是不是太隨便了？
之後習慣了也就覺得這是PM日常，客人沒這麼容易得罪，不會死的（心臟越來越大顆）
不過如果回去再想一次這件事，還是有些方法可以讓我比較快，且「較無痛」地接下這個專案，在這邊跟大家分享。
我分享的狀況是，專案「進行到一半」，可能之前老闆或業務已經跟客人談好了、計畫已經做出來了，甚至已經開始做的情況，其實蠻多新手專案經理一開始不會從頭到尾負責案子，有很多是從中間開始協助執行，或是一個大專案中切出去的小專案，今天分享地是這樣的情況怎麼處理。
第一個重點：盤點現況
如果你是從中間接手專案，需要搞清楚「整個」專案的狀況、需求以及利害關係人
從中間接手專案有個比較大的問題，就是資訊的銜接，很容易有斷點，因此搞清楚現況是必須的，這些現況包含－－
- 客戶的狀況：如果這個專案有明確的客人，釐清這個客人跟我們的合作狀況怎麼樣、開會一般怎麼進行。
這個可以請主管或mentor帶你進去開幾次會就行了，但記得跟mentor提醒，要跟客戶釐清一下預期以及分工，讓客戶知道你只是先旁聽觀察，以免客戶直接請你協助或問你問題，只是路過打醬油的，結果不小心提早上了戰場。
如果這個專案沒有明確的客人，那可以瞭解一下用戶的需求，找一下之前訪談的文件，這一版是針對哪種客戶，目前有沒有重要客戶在等這個版本等等資訊。
2. 案子的時程與里程碑：記得這邊的時程，不只是「產品製作」的時程，如果有客戶，「客戶的時程」也要知道，如果有其他協作方，例如行銷團隊，行銷的時程也要掌握。
做為PM，你會覺得，這是我該負責的嗎？
其實，一個案子真正的「成功」，並不是做出來就好，你要以客戶的時程為時程，或是公司的整體上市時程為時程。即使其他人的時程你動不了，但「資訊」是PM的武器，當你知道其他人的規劃，在考慮專案進度上，就能有更多可靠資訊，協助你做判斷，或是做談判。
所以，這邊要釐清的是，重要的確認點是什麼，什麼時候完工進測，什麼時候交給客戶，客戶那邊還有什麼流程，對外發布的時間是什麼等等。
3. 案子的範疇：要做什麼功能，哪些是一定要做的，哪些是有機會捨棄的、哪些已經做了、哪些還沒，一樣這邊的範疇不只是產品本身，能知道更多協作者的資訊更重要。例如行銷可能11/1要做出產品landing page，10月中需要你給他產品介紹，產品即使十月底才會好，十月初其實你就要準備許多產品相關資訊了，沒有問出來，對方又以為你知道，就容易開天窗。
另外一種範疇的可能地雷，是「債」，可能是技術債，或是長久以來的客服問題，是在等這版解決的，他可能不會被列在功能清單當中，但他其實很重要。還有，產品如果既定的bug或限制，在規劃或答應客人的時候也是要小心的點。
如果是有制度的公司，可能會有些歷史文件可以去看，但我的經驗是，大部分都是殘破不堪XD 也有很多文件是停留在某個版本就沒更新了，所以會建議閱讀後，再找主管或mentor同步一下。如果你合作的RD是個好人，也建議跟他約個會議同步一下雙方的理解，依照好人的程度決定你要問到多深XD。
第二個重點：在搞清楚狀況之前，不要對客戶做任何承諾
這是一個可能的雷，就是有些客戶可能注意到雙方交接有資訊落差，就趁機要你答應一些「之前的PM已經拒絕過的事情」，甚至會跟你說，之前xxx說可以呀？要你直接去執行。
如果你又剛接一個專案，覺得要好好服務客人，建立好印象，不敢拒絕，很容易就答應下來。之後這些內容就會變成呈堂證供，就被偷渡成功了。
雖然有點暗黑，但只能自保－－要答應任何事情，或是客戶提出的需求，跟第一題你確認下來的「範疇」不同時，請先緩緩，跟團隊或主管確認之後，再給客人一個確定的答案。
會因此觸怒客戶嗎？我遇過客戶當面對我說，「你怎麼這麼不專業，都不能做決定！」
我只能說－－說不定是激將法，他說任他說，不要被激到了XDDD
因為是新手，還有一點特權，說聲不好意思，堅定讓客戶知道，就是因為你很重視這個專案，所以希望等資訊確認了之後再給予確定的答案，你答應的事情就會幫他做到，讓客戶可以放心。
第三個重點：和主管以及客人，先做密集的同步以及疊代
很多新手PM，剛接專案不敢問，不敢面對客人，怕被發現自己還不夠專業，一個人埋頭做事，等到做出來的東西不是客人要的，已經來不及了。
我當時剛接專案時，很幸運（不幸？）的是，客人要求每週會議同步進度而且動不動就電話打過來問狀況，奪命連環call！
每個禮拜要更新需求、進度、專案狀況、bug解的狀況，真的壓力不小，尤其我還有三個專案，輪一輪一週就沒了，不過現在看起來，反而覺得這個安排很不錯，因為這樣可以－－
- 避免花了很多時間，做出來的東西不是客人要的：你可以在設計完成之前，就跟客戶約幾次會議確認內容。框定要討論的範圍，每週慢慢把整體設計補完，客戶有回饋就即時修改。一般因為你是菜鳥，所以一定有很多要調整的地方XD，不用挫折，這樣其實可以節省很多各方時間，而且客戶其實會很喜歡這樣的協作，因為這代表很重視他們的聲音。
- 快速建立和客戶的關係以及信任：每週開會一次，還每週根據客戶回饋更新計畫，熟悉感和信任感總是會建立起來的，開會前的小閒聊或問候，是PM重要的小撇步！（拿捏要靠「sense」，請參考昨天的新手PM第一集：PM 基本功 — 產品經理要有的基礎能力是什麼？－PM三點下午茶#26)
- 逼自己立刻處理問題：我的經驗是，在什麼都不懂，資訊過載的情況下，人反而會去找更多資訊！因為覺得自己懂的不夠多，不夠專業，才會現在卡關吧？所以反而找更多資訊淹死自己，但當你有個很近的死線在那邊，你會變得更加專注，先求活下來，什麼資訊焦慮就先別管了，之後再去讀書
- 跟上進度與步調：更快跟上專案進度的方法，其實是靠實際參與，做中學，然後檢討優化，因此每週疊代
如果擔心給客人的內容還有問題，可以在提供給客戶之前，先跟主管確認，跟主管也來個密集的weekly meeting。
同樣地，提給主管的東西，不必是完整版，但是預期要建立清楚，讓他知道這是草稿，哪些地方需要他的建議，這也是做事的sense呀！
不用怕主管或客戶覺得煩，煩總比爆炸好，等你對專案的掌握度高了，信任感建立起來了，再慢慢放寬疊代的時間也可以，不過如果你一開始就放很寬，出包時才在密集打火，客戶或主管很容易對你失去信任，而且會覺得，你找他們準沒好事，是個不太妙的人設。
以上三個是我建議新手PM，剛接到一個專案時應該做的事情，總結一下三個重點
- 搞清楚我是誰我在哪裡
- 不要亂畫押
- 先密集同步，密集疊代，再逐步放寬
你有沒有一個剛接到一個案子時，一定會做的事情呢？
也歡迎跟我們分享！
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