疫情下的新常態:簡報技巧的learn與unlearn(上)

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在全球疫情下,為了社交距離也好,為了減輕租金壓力也好,遙距工作慢慢風行了起來。面對面的簡報,也因為大家不再聚集於辦公室或是路演場合,機會變得少之又少。

那麼,有哪一些我們從前認定為金科玉律的簡報技巧,在遙距簡報下已經不再適用呢?或是有那一些新的技巧,值得上班族在新常態之中注意一下呢?

在上集,先讓我們一起來unlearn吧!

  1. Fade to Black

    面對面簡報時,使用一張全黑色的投影片,或是Powerpoint中的B按鍵,銀幕都會成為一片黑色,將可以分心的東西全撤,讓觀眾的目光自然地重回到自己身上,成為一種切入點,說故事分享或是話題之間的間奏。

    要是在Zoom/ Webex等平台依樣畫葫蘆,大概只會換來一大堆「Hello?」「Can you hear me?」的回應,大家都以為訊號不良了。

  2. Transition/ Animation

    適量,而不過量的動畫固然能為簡報內容帶來動感,或是畫龍點睛的效果;然而如果今天主管要求重用一些之前製作好的投影片應用在video conferencing上面,就要了解會聚的地區和頻寬。

    曾經試過來自歐洲的簡報,大概因為重用模版的關係,每一頁投影片都是push to left transition,結果在亞洲的觀眾,當講者說到第十頁的時候,銀幕上仍然是困在兩頁前的transition,內容不但傳達得不好,觀眾也很快沒趣。

  3. Full Breed Graphics

    產品發佈會中愛用的全幕大圖技巧,因應智能電話及數碼相機的普及化,根本不愁解像度的不足,亦可以帶來震撼的效果。

    遙距簡報有兩大種,有聲有畫的,或是只有聲沒有畫的,例如teleconference。企業文化中有不少人喜歡事前要求投影片作pre-reading,或是先印出來作寫筆記之用,同時好讓自己的眼睛在開會時稍為離開電腦屏幕一下。

    要是有主管喜歡先印出來看,全幕大圖便要用得小心,以免紙張吸墨太多。全幕大圖如果是為了解釋複雜的概念或流程還好,如果是用沙漠大圖去介紹氣候變化,那麼還可能要忍痛調整一下吧。

    有些上班族會採用兩個版本:以字為主的台下版,以及豐富視覺元素的台上版。然而要注意的是,有一些主管或客戶,發現自己手上的列印版和銀幕上展示的,內容或頁數有出入時,那怕你的出發點是良好,也會進入了panic mode。所以事前了解觀眾,的確有其需要。
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人人也說要大圖大字,簡報是否只有一個模式? 在企業框架內、上司要求下如何發揮設計創意? 我不想聽「你要這樣做」,我要知「為什麼」! 遙距簡報的世代,設計上又有什麼雷區要避免?
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