【職場49】問題簡報的常見症狀及解法

上一篇文章我們談到了什麼是簡報，以及一些應用簡報能力的職場和生活場景，今天我們來聊聊「問題簡報」中的常見症狀，以及如何避免它們的方法。值得注意的是，這些症狀可能看似微小，但卻很有可能大大影響我們的交流效果

常見症狀一：忽視觀眾需求

很多簡報講者只關注自己想說什麼，而忽略了觀眾想聽什麼。這會讓簡報變得枯燥無趣。參考解法有這幾招：

• 了解目標對象：事前調查目標對象的人數、背景、期待/關注點、目標等方面資訊
• 客製化內容：根據聽眾的需求，並考量自己的目的與預期目標來調整簡報內容和講解方式
• 加入互動：在簡報中設計一些小互動，以一次40分鐘演講或教學來說，可以每8-10分鐘用提問、隨機選人、舉手投票等方式和大家互動（看個人的風格和場景需要做調整）

常見症狀二：內容過於冗長

不管是在學校裡還是職場上，我曾經看過不少人把能放進簡報的都放進去，結果不僅讓自己在現場被 slides 內容帶著走，也搞得聽眾昏昏欲睡

其實，簡報的目的是傳達關鍵資訊，不是堆砌無用資料，不然就不是「簡」報，而是大字報或逐字稿了。參考解法有這幾招：

• 聚焦重點：每張 slide 只講一個主要資訊或概念，最多不超過三個
• 精簡文字：如果是現場講解型的簡報，在 slides 上能用 10 個字表達完就別用 100 個字，更重要的是你現場怎麼說、如何和現場聽眾互動，簡單明瞭會讓人感覺更精準聚焦
• 使用圖片圖表：通常人對於圖片的理解和接收程度優於對圖表，而圖表又優於純文字，如同前面提到的，過多文字又沒有標註重點的話，反而聽眾會需要花更多心力去理解你在說什麼

常見症狀三：缺乏結構

如果簡報沒有清晰的邏輯結構，聽者會在過程中迷路，不知道我們重點想表達什麼，甚至逐漸感覺不耐煩、浪費時間。參考解法有這幾招：

• 總分總結構：這是個好用的基本結構。開頭提出主題（或直接提出結論）和整體範圍，中間分項說明，最後總結要點、呼應開頭。
• 善用過渡語：使用過渡語來引導聽眾，例如“接下來，我們來看看…”，“總結一下剛剛說的…”
• 章節大綱：如果匯報內容比較豐富，活動時間比較久，可以在開頭加入大綱 (outline) 或議程 (agenda)，並在每個章節前頭加上章節頁，幫助聽眾跟上你的節奏、減少迷路的機會

常見症狀四：視覺設計混亂

一份簡報如果全是文字，通常一般人都會沒什麼耐心、很快就會失去興趣，視覺設計單調也是很多簡報交流未達預期效果的原因之一。參考解法有這幾招：

• 整體保持簡潔：不要過多使用顏色和動畫，簡潔明瞭、保持乾淨、聚焦在內容和現場互動才是王道
• 風格保持一致：盡可能保持每張 slide 風格一致，包括字體、顏色和佈局

常見症狀五：缺乏演練

很多人覺得簡報準備好了就萬事大吉了，但其實反覆演練同樣很重要，除非你已經很有經驗或是即興大師。缺乏演練容易導致簡報時緊張、遺漏想表達的重要資訊。參考解法有這幾招：

• 多次演練：在正式簡報前，多次演練，熟悉內容和節奏。不過在即將上場前，就別再練習，越練越緊張，這時需要的是保持平常狀態即可
• 模擬環境：在類似正式簡報的環境中演練，幫助自己適應
• 蒐集回饋：請同事或家人朋友當作目標對象來聽我們簡報，給出回饋建議，幫助我們改進

簡報是在職場和生活中傳達資訊的重要方式和工具，避免讓自己出現這些常見症狀，可以讓我們和目標對象的互動更順暢，進而達到我們原本預期的交流目的

如果你在準備簡報時不知道從何下手，上台報告或公開演講時不知道如何展現專業和特色，想有效地提升自己的說寫表達能力，進而長久提高自己的職場競爭力，歡迎加入我的社團，透過私訊或預約諮詢會議來聊聊，看看是否能幫忙到你哦 : )

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