1. 思考做事的Why，對學生才更重要
2. 細節藏在魔鬼中，觀察經手的文件
3. 小事成就大事，專案從小任務開始
實習觀察｜三個實習必知的觀點
2021/03/18閱讀時間約 7 分鐘
最近，又到了許多莘莘學生們開始尋找暑期實習的季節。
針對實習這件事，許多學生對其的評價相當兩極。有些人認為實習是必須的，不僅可以學習許多職場技能，也可以開拓自己職涯人脈；但也有些人認為實習大多都在打雜，不僅浪費時間被當成免洗筷，也未必對於未來求職有必然幫助。
從大二開始，因為參與各樣不同的實習計劃，包含非營利組織、社會企業、新創亦或是外商公司等，因此對於實習這件事情相對熟悉。確實，我也認同實習是個不確定性極高的一件事，時常會因為公司制度、實習計劃亦或是主管同事個性，而有截然不同的待遇。
然而在這麼多的實習經驗後，我發覺其實無論在怎樣的實習計劃中，主管的個性為何，只要有三件事情你能夠做到，往往都能在實習這件事情上，有著更多的收穫，而不再僅是打雜幫忙跑腿。
因此在即將邁入社會的時刻，將這些經驗分享給大家：
思考為何要做，比起單純執行更為重要
實習生的工作，大多都是協助公司正職的業務為主，像是查找資料、進行簡報、表格排版、彙整資料等，同時也因為實習生的時間較為片段，所以很難了解事情的全貌，因此往往會淪為一方給指令，另一方單純接受指令的狀況。
如：「Eddy你幫我去找一下不同公司的競品比較」、「Eddy這些資料幫我建檔」、「Eddy幫我做某些產品的銷售報表」等。
當遇到這些事情時，我看到大多數學生往往就會競競業業地和主管確認工作資訊，並且根據主管提供的資料，加以執行、交付，最終結案等待或進行下一個工作，事實上我一開始也是如此的；但平心而論，單純執行這些事情對於實習生的幫助並不大，因為每家公司、每個團隊都有他們習慣的工作方法和文件習慣，除非你將來也會在相同的團隊，執行一樣的業務內容，否則到新的環境仍是需要重新進行磨合。
曾經有次我的大主管就私下和我說：
Eddy你事情大多都能做得很好，能協助我們很好地進行工作；然而有時候你較缺乏的是，做事背後自己的想法、mindset、有無了解整件事的脈絡，這些東西才會是被我們在乎和評價一個人的依據，所以希望你接著可以往這方面努力。
從那次談話之後，我才真正了解到，或許對於實習生所協助的正職來說，單純交付他給予的資訊和任務，短期來說會是較有效率的作法；然而對於實習生來說，仔細理解每件交付事情背後的邏輯、動機、脈絡，其實才是培養你職場 mindset 的最佳選擇，養成自己獨立思考 Why 和 How to do 的習慣，才能夠幫助你在接到任務時，能比他人想多一步，長期來說才能交出更完整且符合對方核心需求的方案。
如：「為何需要做這個競品比較？主要是希望用在怎樣的場合？誰來受眾？較重視比較的哪個面向？」、「銷售報表的使用情境和脈絡是甚麼？後續的維護該如何進行？維護的資料該如何存放和歸檔？」等。
從日常經手文件尋寶
在許多實習機會中，往往是得協助處理公司較為行政的事項，像是公文蓋章流程、送報價單等；而在這些繁瑣的文件中，若單純僅將它當作跑流程需要的道具，但卻未觀察其中的內容，有時其實是相當可惜的一件事，曾經我聽一位同事 Jenny 分享過：
有次送公文去財務部時，恰巧看到與客戶間違約罰款的規範項目，值得注意的是，內文中有提到若公司未及時交貨給對方，便會依照違約時間無上限的增加罰款；然而事實上這樣的條款是相當不利於公司的，而應該積極與對方協商，設一個合理的扣款範圍。
也因此，後來 Jenny 也將此種狀況與部門主管協商，提出一個新的方案，並與財務部、業務部等同仁共同協商，針對未來簽約的罰款、業務與客戶協商規範，進行新一輪的調整，成功協助公司進行風險控管以及不必要的潛在支出。
事實上，在一家公司中，尤其是相對大型或者老牌的公司，往往會有許多制度上的設定以及各規範 SOP，這些東西往往容易被大家忽視，或者覺得規定太多沒什麼動力想要去理解；然而就如同許多日常會經手的文件一樣，若能找時間細細審視，尤其是對於時間相對有空且若尚不了解公司業務和輪廓的實習生來說，這些文件、SOP 資料，無非就是可以協助去理解一家公司過往制度、規範和尋找潛在改進機會的最佳路徑，且無需主管、實習計畫安排，自己便可以從中收穫許多。
小事成就大事，專案從小任務開始
曾經韓國一部相當熱門的韓劇叫作未生，它是一部講述幾個青年進入職場，與各類上司、同事以及客戶交織而成的韓國職場劇，其中有許多有趣的情節，包含了因內部舉報而受人漠視、女性遭男性打壓、不斷推工作給下屬的上司等。
而在這當中，有位上司不斷要求其部屬進行基本功的訓練，包含縮改文章、改錯字、調整表格等。這些繁瑣的小事，很快就讓其部屬感到不快，認為上司是故意找他麻煩，甚至是刻意要將其冷凍，以彰顯自己的工作能力；然而事實上，是因為這位上司認為所有事情都是由基本功積累而成，所改文章是為了幫助企畫書可以更精鍊、表格則是為了讓其更合乎公司所要求格式以迅速被其他部門理解，縱使是一件看起來不華麗、充滿苦工的事情，但唯有將這些確實執行完成，才有能力處理更重要的事。
有一段台詞正是如此說的：
別人怎麼看不重要，重要的是，就算不華麗，做該做的事。
在實習階段，無論是考量到實習生時間、能力亦或是公司協助主管的心力，大多僅會讓實習生處理一些較小規模的文書、資料蒐集等，因此實習生難免會覺得自己都在做些雜事而興致缺缺。
然而事實上，許多小事其實是相當重要的，若連這些小事都有可能出錯，如：「EXCEL所用公式、表格與公司習慣不同；信件中專業詞語表達不精、冗言過多」都難以讓他人對你感到信任；而更重要的是，小事往往都是專案的基礎，若連最基本的檔案未分類清楚、資料未清洗乾淨，對於後續的專案推動、數據分析都是無力進行的，所以唯有這些基本功做得完整，才有未來更多的可能性。
而退一百步來說，在處理這些小事時，仍有許多公司看重特質是可以被加以訓練的，像是否夠細心、學習力、獨立性等，都是可以在一次又一次的小事中，被加以磨練而成的，也會成為實習生在將來面試的時候，最扎實的經驗。
每段經歷，都是一場學習的旅程
實習這件事情，其實是相當有趣的過程，可以讓學生快速切換兩種不同身分，開始用職場視角看待自己所做的每件事情，在這個切換身分的過程中，勢必會有許多不同於以往所認知的事情發生，也會有許多不如意的狀況。
然而若能時常保持一個開放的心，對未知充滿好奇，擁抱不確定性，並確實抓住每一件小事，我相信無論是在哪一個行業、哪個職位，遇到何種主管與實習計畫，想必都能夠在這過程中，得到一些不同於以往的收穫。
成長，就是各種堅持所積累的過程
透過按愛心，讓我知道你／妳的觀後感吧！如果你／妳很喜歡我的「實習分享」類型的文章，請記得幫我按個愛心，之後會為你常寫的！如果有任何建議或想法，也歡迎在下方留言給我，討論總是進步的原動力。也要記得「追蹤」此帳號，讓我提供更多優質文章給您，而不會被茫茫文章中淹沒 :)
為什麼會看到廣告
63會員
33內容數
留言0
查看全部
