教導實習生寫需求文件,才發現我是個很 GY 的人

2022/04/11閱讀時間約 1 分鐘
哈囉,朋友
今天想跟你聊點輕鬆的工作小插曲,是關於我跟我們家實習生的相處小故事
每次到了公司有實習生的季節,我就忍不住寫實習生的觀察日誌,其實,我是在觀察我自己
我們這次的實習生面試流程根據滿意度調查(對,我們還做了事後滿意度調查,你看看從事體驗設計的人有多病態),普遍參與實習面試流程的人都覺得,整個過程有被尊重,被當做平等的關係來對待
如果你很好奇我們這次是怎麼舉辦實習生面試流程的,歡迎回信讓我知道,下次就來談談
回到今天想跟你分享的觀察主題:「原來我是個很 GY 的人」
越是鑽研人類行為觀察,我越是覺得自己的行為與狀態很難透過後設認知自我覺察
所以觀察我自己與人的互動行為,反而是最好的自我認知素材
尤其是實習生比較容易在工作中接觸我的多面向,
畢竟我跟客戶的相處、跟學員的相處、跟同事的相處,常常會在顧問帽子、老師帽子、主管帽子中切換
最近我還在學習如何戴上教練帽子,行為模式的切換可說是五花八門,種類繁多
那我是怎麼發現原來我很 GY 呢?
我先說,我之前真的覺得我這個人很和善,對許多事情標準很低
殊不知這是一個自我感覺良好的確認偏誤
事情是這樣的,最近陸續有幾個新案子正經歷提案、開案流程
恰巧實習生經歷了從頭到尾的會議,而且他主動跟我提議之後希望可以承擔更多工作
嗯嗯,當然好,誰不喜歡主動積極的孩子呢?
於是我先在與客戶開會之後的覆盤會議中引導實習生以及同事討論客戶的商業策略以及痛點
還有我們希望如何針對性的提案
然後我再拿了過去四五個案子的提案文件,跟實習生以及同事說明需求建議書的撰寫要點,讓他們有個範例做參考
實習生:「可是這每一份都不太一樣耶?」
我:「嗯,你問了一個好問題,我的確每次會根據我對這個客戶的理解,微調格式,所以你只會看到相似的地方,但是我在這份文件上的確沒有固定的段落寫法」
我:「沒關係,我不追求完美的文件,嗯,我們討論一個檢查點就好」
檢查點是我們家討論專案進度的一個話術
因為設計師很討厭別人亂壓 Deadline,但是專案進度又非要有時程預估,
偏偏一個陌生的工作如果頭還沒有洗下去之前,又很難估算正確的完成時間
所以「檢查點」這樣比較溫柔又中立的詞彙就誕生了
意思是你先做一點點,我們一起評估狀況,再重新盤算時程。
同事&實習生:「好啊,什麼時候?」
我:「現在是上午十點......嗯,我們下午兩點看看吧?」
同事&實習生:「什麼!!!???」
我理所當然的跟他們分析最近幾個專案的進度,以及這個客戶的時程,然後反問他們
「考慮這些情況之後,你們覺得下週才看會適合嗎?我又不要求完美,檢查點就是你們先花一點點時間寫一個版本,然後我們才知道怎麼調整啊,對吧?」
這樣講了之後同事&實習生好像接受了
嗯,那就下午先看一個版本,反正 Soking 說只是確認文件有沒有寫歪而已嘛~
殊不知,他們就這樣踩了個坑
因為我也不知道,到了下午討論的時候,我居然變成了文件檢查大魔王
跟讀者大人你報告一下,情況是這樣子的,其實我只在意幾件事情
  1. 有沒有在需求建議書裡面過度承諾
  2. 寫下來的文字語句
  3. 一行一述,一句話只講一件事情,不要多重條件子句
這要求也不過分吧?
你別提,還真就這麼過分......實習生簡直被我刁難到快飛天了
例如說,有些地方的寫法必須要適度的抽象化,這樣才能包容需求情境,但是又不涉及指定解決方案
在需求討論的早期,直接指定解決方案,而沒有描述清楚需求痛點,幾乎是專案大忌
例如當文件裡面出現這麼一段話,出現在應該是目標的描述段落:「希望以討論區促進會員活躍」
我就問:「你知道這段描述的主體是誰嗎?」
實習生:「嗯......會員?」
我:「錯了,這是討論區當主角的視點。這是倒果為因,先決定要有討論區,才掰個理由說這對會員活躍有幫助,但是促進會員活躍真的只有討論區這個解法嗎?」
實習生:「喔!懂了,我如果先用會員為主角來寫,設計目的是促進會員活躍,這樣就有很多機制可以對應來解決這個議題。」
又例如,我發現文件反覆出現這種句構:「當會員在不同階段,可以使用不同的規格」
我就問:「你知道這樣寫是純天然的廢話嗎?按照這個邏輯,所有的機制規格都可以這樣描述,因為完全沒有解釋力可言,這段文字沒有指向某個語意空間啊!」
實習生:「可是客戶的確說想要會員有不同身分的時候,對應的機制可以產生不同的變化啊?那要怎麼寫呢?」
我:「其實你已經回答了,會員的身分是不是會隨著付費等級而增加可以使用的權限?」
實習生:「對耶」
我:「所以重點在於,你要在抽象層級描述中那種遞進的階梯感,而不是寫不同的身分有不同的權限,這樣的描述可以代稱任何一種抽象的集合。」
實習生:「你真的很重視語意的指向性耶,Soking 你怎麼沒有開文件的寫作課」
我楞了幾秒:「......其實我是看到你犯了這個問題,我才意識到這是需要教的,我以為這是基本寫作」
同事&實習生:「才不是勒!!!」
電了實習生許多句構的寫作規範之後,我才突然意識到,在旁邊趕工的 UI 大人老婆千千對我露出了嫌棄的表情
她用無聲的嘴型對我說:「你真的很 GY」
咦???
於是我轉頭問同事&實習生,我這樣很 GY 嗎?
嗯嗯......我得到了尷尬又不失禮貌的微笑......
我是真的以為我標準很低的,沒想到原來我對於這種文件寫作有這麼多毛(甩動鬃毛)
果然人類是需要透過行為觀察,才能好好認識自己呢
朋友,你說是不是?
你最近也有什麼跟同事相處,結果才意識到原來自己的個性跟自己想得不一樣的恍然大悟時刻嗎?
或者你對於文件寫作的毛是不是也很多?
歡迎跟我聊聊
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千綺創意設計 Co-Founder / 產品設計總監,目前經營一家網路軟體領域的設計顧問公司,也從事 UX 教學,喜歡以工作坊形式,引導大家體驗 UX 領域的專業知識。
以一個資深網路產品設計師的眼光,討論網路思維、產品思維以及心理學如何幫助我們了解這個世界。
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