遠端員工訓練的七大技巧
2022/03/10閱讀時間約 7 分鐘
不可否認的是，世界不斷在變化，由於遠距辦公的增加，"上班"意味著你每個工作日坐在公司辦公室裡的辦公桌前至少8個小時的日子將一去不復返了。越來越多的員工將用西裝換成了休閒服，用隔間換成了沙發，自2020年以來，目前已高達50%的工作模式處於遠端工作的狀態，且因為COVID-19疫情來襲的關係，更大幅提升遠距辦公的模式，現在全球的工作模式以居家辦公的型式比以往任何時候都多，而研究表明，遠距辦公對員工的敬業度、生產力和幸福感等方面來說都是正向的，不過這確給企業雇主帶來一連串挑戰。其中最大的一個障礙，就是員工訓練，無論是要加入一位全新的員工，還是需要通知整個團隊有關流程更改或新工具的信息，對於許多領導者來說，遠端的員工訓練都令人感到不安。因此現在將是以一個全新方式，來滿足學習者和員工需求的機會。無論你的員工是在辦公室內辦公還是居家工作，不管他們身在何處，員工訓練都是整個企業發展過程的關鍵部份，不僅針對新進員工，同時也適用於每位員工職業生涯中生命週期的每個階段。隨著越來越多的公司開始接受全遠距辦公的理念，員工訓練將作為實現一致結果和加強公司文化的一種方式，因此員工訓練變得尤其重要。以下是一些建議，透過這些建議來滿足員工們的需求，使你的團隊和客戶都受益。
回顧原來的員工訓練策略和計劃
回首每年的目標，當然你必須為這個全新的員工訓練計劃設定一個新的目標，但不會是2021年所概述的那些，重要的是要知道你現在有什麼目標，而也許在今年你會希望簡化那些學習目標並專注於更重要的事情上。為客戶服務固然重要，但對於讓你的員工能參與進來培訓計畫也是相當重要的事情。那麼，什麼樣的培訓能讓你做好這些最重要的事情呢？這將會是你需要開始籌劃的地方。
強調企業的使命
一個常見的員工訓練錯誤是，在還沒有說明企業組織為什麼使用這些工具的情形下，就開始教授員工們使用新的流程或系統，這説明了，每位學習者在使用新流程或系統前需要事先了解在使用這些工具是具有意義的，這才能使學習者知道什麼才是最重要的事情。因此尋找在學習整體任務前所能提供的東西，如果你的使命是關於速度的，那麼能夠使你快速交付的系統，特別是考慮到新遠端工作的情況，對於實現這一使命就非常有意義，整個組織的員工現在就需要依靠這一使命來做出更好的決策。
提供指導方針，設定界限和審查基礎知識是開始員工訓練時最重要的步驟之一，就像在職場上一樣，管理者應該讓員工瞭解政策和人員配置變化、公司成功以及居家辦公的工作技巧，他們還應該圍繞員工的工作時間對行為進行建模，例如圍繞回應任何下班後的電子郵件和簡訊建立期望，這將有助於員工們保持健康的工作與生活平衡。
因此立即傳達你的使命以及它如何與所有員工訓練有著相關的連繫，並鼓勵員工分享他們所學到的知識，這些知識將幫助他們實現這一使命。
允許選擇多種學習方式，並按照個人節奏學習
當員工正在適應居家辦公的新環境時，每個人的工作方式都會與其他人略有不同。有些人會想要非常有條理的模式，就像在辦公室一樣，而有些人則可能更喜歡在一些非工作時間工作並分散休息和專注時間，不論員工們如何選擇他們自己的學習方式，只要是圍繞課程、講師、互動以及單獨學習與社區學習的方式進行，並透過測驗的方式，確認他們所學到的東西，讓員工們能夠自主控制他們如何實現這些目標。然而遠端學習中眾多好處之一的是，具有較大的靈活性，能夠自主安排日程，人們能夠通過在高峰期間，來安排工作能有效提升員工們的工作效率，同時也能讓學習融入他們的生活中。因此在創建員工訓練時，請務必牢記一點，就是若將員工限制在嚴格的培訓計劃中，這將可能造成反效果，容易降低他們在員工訓練過程中的參與度與積極度。相反的，如過使用遠端培訓軟體來提供自主定義的學習模組，員工們可以以適合他們的速度完成這些課程。當然，你可以為需要完成員工訓練的時間設置一個截止日期，在這段期間內讓員工們可以靈活地構建自己的日程安排。
制定步驟，讓員工們能夠使用新工具進行培訓
大家是否曾有過註冊過一個應用程式，然後在查看教學影片並安裝後，卻忘記如何使用的經驗？那是因為應用程式沒有時候需要的必要性。然而最好的工具是可以幫助員工以持續性的方式進行互動，我們可以要求員工以全新的方式進行員工訓練，為強大的工具分配快速教學步驟，並希望員工們可藉由新工具，提升工作的生產力。如果有針對遠端工作人員的新工具或工作流程，則對於員工訓練來說就更加重要。通過提供易於完成的任務、參與度的獎勵和認可，以及一致的簽到，來確保你的員工對新的做事方式感到滿意。
現在是時候去掉不必要的步驟
回顧你要求你的學習者做些什麼？需要多少步驟才能到達正確的地方並了解他們學習旅程的下一步？有沒有辦法讓這個流程變得更容易？其中包括電子郵件提醒、直接鏈接和直接跟進資源可以消除那些完成員工訓練的小障礙，這些障礙可能會讓員工們感到多於甚至疲倦，因此盡可能的減少員工訓練的工作量。
利用社交媒體進行點對點網路
雖然正式的員工訓練計劃是企業學習與發展的重要組成部份，但非正式學習可以佔總學習的75%，通常採取同事之間隨意互動的形式，他們傳遞處理特定挑戰的技巧。而公司可以構建一個服務於相同目的的虛擬環境。創建私人小組，員工可以在其中尋找新資訊，分享最佳實踐，並分享日常交流和休息室周圍發生的各種對話和鼓勵。
讓學習資源超級容易找到
我們都需要不止一次地學習與生活或工作上相關的事物，如果當你的學習者獲得了完成員工訓練的證書或勳章標記，這並不表示員工們不想再次觀看已完成的課程視頻或學習附件，因此可以提供與課程上下文相關的方法來查找到內容，並且你需要創建、促進和鼓勵定期培訓，來向你的遠端員工團隊證明你為他們的成長進行了投資，並致力於幫助他們推進職業發展，然後不斷提供符合這些願望的培訓機會。培訓你的員工意味著適應他們獨特的優勢和喜好，當大家都在學習新事物時，通過提供選擇、支持、參與和一點獎勵來賦予他們權力！同樣，進行重要的對話，以了解他們想要改進的技能以及他們想要發展的領域。職場的世界是不會倒退，這表示即使你現在團隊中沒有很多遠端工作人員，這種情況也必將在未來幾年內發生變化。以上這些事情，你一定會給你的遠端員工提供他們需要的信息，不僅要提供他們處理工作上的技能與知識，還要使他們在職業生涯中成長，這將會是一個雙贏的局面。
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