打雜的功夫

會寫這一篇，其實是自從離開上一份工作後，從群組中(當然是退掉大部分工作群組了)，看到暫時接手的同仁處理事情的狀況，而有感而發。

在技術專業上，我比不上我的同仁，畢竟人家是工程師出身，寫程式好多年，而且還蠻強的，而我只是一個寫程式超爛，最後跑離工程師職位的PM，大概也剩下面試的自我介紹時，才會簡單帶過我資工系出身，和曾經是工程師的背景。

但是呢，畢竟當了PM好多年，而且很多時候，都是身兼產品經理+專案經理兩個角色，所以在一個專案裡，各種沒人要做、沒人想做、除了技術相關的其他事務，所謂的打雜工作，都是我一手包辦。

時間久了，也變得相當擅長。

在我前一份工作時，我是身兼產品經理+專案經理兩個角色，從這個角度來看，就能知道人手相當不夠，所以我一個人要處理很多雜事，加上其他兩位同仁是技術，我也不會把這些雜事丟給他們，身為技術，就是好好處理技術的事情，剩下的事情，就讓PM來處理。

所以，我得處理的雜事有哪些呢，簡單數一下就有：回覆Line群組上客服的問題、回覆系統寄過來的客訴單、處理App後台的發票、處理廠商報價、處理廠商功能驗收和發票等。

當然同時，還有所謂的正事得處理，比如該負責的產品開發、專案進度等等，這些事情才是相對重要的，可不能浪費時間在打雜上，所以我有用了一些方法，讓我可以快速處理打雜的事情。

在面對Line群組上客服的問題，還有系統寄過來的客訴單上，這兩件事情可以說是最浪費時間、最沒有效益的打雜項目，但同時不能太隨便處理，畢竟我們得好好的回覆客服，讓他們可以好好回覆生氣、疑惑的用戶。

其實我曾經有把一些系統常出現的問題，整理成一份文件給客服同仁參考、學習，但有可能是太忙、人員流動太快、或是客戶說法沒有很一樣，但問題本質是同樣的、抑或是在遇到問題的當下，直接問人是最快的方式，所以常常遇到客服問一樣、或是類似的問題，久了，我也懶得一一糾正。

我有準備一份文件，裡面是遇到各種問題，回覆給客服或是用戶的說詞，從此之後，只要在Line群組看到發問的問題，我只要判斷是常見的問題，我就會從這些文檔內拿出相對應的說法，直接複製貼上。

比如：

群組中的客服：客人無法正常下載App，這樣怎麼辦?

我的動作：打開文件→找關鍵字→複製制式解答、在群組中貼上。

群組中的我：喔喔，這個是Google Play的常見問題啊，只要怎樣怎樣就能成功下載了，請客人再試試看，謝謝。

就這樣，簡單、快速的處理這個雜事!

這樣有很多好處：一來客服會因為你快速、完整的回答，他這邊可以對用戶有交代，也不會一直煩你；二來你也不會因為要重複打一樣的回答，打字到很火大，大家都很開心收場。

在我專案生涯，常常會遇到要跑各種行政流程的時候，比如要申請合約用印，得填寫用印申請書，比如跑每月廠商請維護款的時候，我得附上報價單和發票等等，很多行政流程都會有一些常見的文件會用到。

當然，可以說會用到這些文件表單的時候，再列印就好，可是在很多大公司內，要用印表機列印，是必須連到公司的內網的， 這就會稍微浪費一些時間，所以我通常都會多印一份，放在自己的資料夾內，這樣我要用這些文件時，只需要找到印表機，直接拷貝一份就行了。

至於文具的部分，我則是會攜帶藍筆、立可帶、美工刀、迴紋針和釘書機，這些其實不用太多解釋，筆和立可帶就是用來寫申請文件、寫信封袋上的廠商地址，美工刀就是用來拆信，迴紋針和釘書機，當你的紙本文件太多時，這兩個就是你最好的朋友。

專案做久了，一定會有各種系統要串接，這些系統都會有各自的後台，有些會給你權限，有些不一定會給你，而這些系統有不一定是你負責，所以有機會忘記。

而且更不用說，那些你本來就該知道的後台，比如App上架的後台、App功能的後台、簡訊系統的後台、GA或Firebase的後台，加上公司內也有一些重要的後台，比如請假系統的後台、給廠商下訂單的後台等等。

偶而還加上部門內，老闆要我們填寫的各種雲端文件、簡報等等

各種連結紛至沓來，沒有好好整理，肯定沒幾天就忘了，加上這些後台都會有所謂的帳密，要記得的東西就更多了。

而我的習慣，就是直接建立一個Google試算表，把這些連結、帳密和說明，一一填寫上去，這樣子只要當哪個問題有問題、臨時需要查看哪些資料、或是進哪個後台，我這邊都可以很迅速的打開、進入到相對應的頁面。

這邊的記帳，並非記錄你今天花了多少錢。這邊的記帳，是指我這個專案，下了多少訂單給廠商、花了多少錢、幾月幾號下的。

同時，這張表格上，我也會記錄這些訂單的狀態(系統剛下訂單、訂單已經成立、驗收到哪階段、已全部驗收等)，同時驗收的階段我會記錄的更詳細，包含驗收到哪階段、什麼時候收到廠商發票、什麼時候把發票拿給會計等等。

這樣的好處是，一來你可以很清楚掌握請款的進度，二來是不論當老闆或廠商問起時，你可以很快速的回覆，甚至有時候廠商因為訂單太多，會重複開發票等，你就可以隨時反駁、指正。

最好當你收到紙本發票時，也可以拍一張照片流當證據，避免會計搞丟等等問題。

打雜，確實是一件很浪費時間，相對於開發來說，也不具有很大意義或價值的事情。

不過呢，透過打雜，確實可以讓人更快速，掌握整個專案的面貌、進度，而很多雜事不處理，久了就成為一顆大石頭，會擋住整個案子前進的腳步，甚至是一種累贅，所幸，這些雜事在一開始都不難，動動手腳就能快速處理、解決。

所以，不要嫌麻煩，快速處理掉才是王道。