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寫給編輯的基礎功：請學習「一次整理好」你需要改稿的細節！
更新於 發佈於 閱讀時間約 5 分鐘
或者，也是寫給所有要請其他人一起完成工作的每個人：請學習好自己要請其他人一起完成工作時，能好好整理所有要交辦的項目，有條理的「一次」交辦清楚！
前面寫了一篇〈寫給青年的：將別人交代的事「一次」做對、做好，就值得被鼓勵了！〉，反過來今天要說的是跟其他人一起完成工作時，也需要非常好的整理、整合的能力，越能「一次」整理好細節的人，越容易讓工作和溝通有效率的進行！
以編輯來說，從發稿到改稿也都需要「一次整理好」的能力。但發稿的注意事項我寫過多篇，就不多說了，接著來說「改稿」這件事！
應該還是「即時溝通、對話」的工具便利後，許多人轉往用「即時通訊」（任何，從Facebook的messenger、LINE，以及有些人把email當即時通）作為「改稿交辦」的工具，從群組一來一往的七嘴八舌這裡改什麼、那裡改什麼，到前一分鐘說要改A，來回對話了幾句都把上一則「改A」都往上推到視窗看不到的位置，接著才又說B也要改⋯⋯
這些「不良」的工作習慣，會造成拖累工作效率的狀況：漏掉訊息沒有看到「到底有哪些地方要改？如果恰好改稿的人（例如我）動作快一點，馬上回傳「改A」，你才說「B也要改」，那就會形成「你浪費別人對你的效率」（為什麼不一次說完？為什麼不整理好再一起說？）久而久之，你再急的急件改稿，也沒有人會相信「你很急」，越急的東西，你越要一次說清楚，讓別人好做事！
但這件事最開始的源頭應該是「主管」造成的！沒錯，我相信在分秒必爭的情況下，主管的確會左邊要開會、右邊要講電話，還要看「小」編輯交上來的東西，他真的會沒有時間「一次」跟你說「全部要改的地方」，或者他也真的只能快速的一條一條即時訊息回覆你，但那是「主管」，你不是吧？一個需要聽「主管指令」的編輯，你的工作之也有「整合主管（或其他工作伙伴）」的「交辦事項」這個項目。
像這種「主管一條一條跟你說要改的東西是什麼」的時候，你需要的口訣是這樣：「我整理一下你剛說要改的地方有1.2.3.4.5.⋯⋯還有其他的嗎？」主管通常「不會討厭」整理好他交辦事項的下屬，也許有些主管會露出「你是笨蛋嗎？為什麼要一直check？」的態度，但對你來說這是確保你弄清楚了主管的意思，並且也整理清楚待辦的事項！之後，你也可以把條列式出來的1.2.3.4.5.⋯⋯交給需要幫你改稿的人，或者你的同事。（當然，如果你是夠細心的人，很多細節的東西也不需要主管交代了，在你給他之前，就要是他在乎的細節。）
很多人想都不想的就把主管對待自己的方式用在其他合作伙伴的溝通上。（認真來說，一個好主管也是會好好交辦事項的，但是他們真的大多數都很忙。而且你也不是合作伙伴的主管！）
關於「不要用即時通訊改稿」這件事，我已經放棄跟「世界潮流所養成的習慣」來對抗了，也不太會為了這個生氣，但是久而久之，會有不少人發現「咦！為什麼這個沒改到」的時候，就會開始思考「溝通的方式／過程」是不是出了問題。
因為出錯不會只是被交辦的人會漏掉，連交辦的人都會發現自己搞不清楚「到底是自己漏講了，還是對方漏掉？」以編輯改稿來看，不好好整理改稿項目的編輯，會搞不清楚，到底是改稿的美編沒有改，還是自己忘了說？
這時候，我就會把視窗上的對話內容，一一的截圖回說：「你沒有說要改捏！」或者有時編輯會說：「這裡不是要改這樣！」但他忘記了他在對話框裡變動了幾次改稿的內容，我也會截圖：「你這裡最後是說要這樣改啊！」然後我會在截圖下附上一句：「下次，整理好，一次寫好，不要分次寫。」但我已經不勉強大家用「email」修正，而只要求
「一次，在一則訊息裡，寫清楚，就好！」
只有一種狀況，是可以 「用即時通訊，一一對稿修改的」（從前可能是講電話，我還曾經去美編家跟美編對一整天的稿子，在我還是編輯的時候）在選戰或是很趕的時候，改稿的雙方都坐在稿件前「專心的只做這件事」的時候，特別是五分鐘後要上稿的，或是三十分鐘後不送印會死人的稿件。我改好一版，對方確認過後，若再改，我在線上等他回稿，他在線上回完稿後等我修改好⋯⋯
如果不是雙方都等在線上的時候，請好好的，好好的，整理自己要交辦別人的事項，列出來的好處是：你自己也會很清楚哪些東西是要改的，也是一目了然的提醒自己，這件未完成的事還有哪裡是需要等著處理、修改的事。
「文字功力」是編輯必備的能力（還不用一定要有很強的寫作能力）但對一份工作來說，「能把工作處理好」，並有效率與主管、同事、合作的發案者溝通且完成工作事項，才是「一份工作」最重要的事！
很會寫作的人，能成為很好的編輯嗎？答案絕對不是肯定的。
不論是不是編輯，請好好的檢視自己的工作方式，找出有效率的方法，讓自己少加點班！再說一次，這系列，真的可以改成「加班都是自找的」！科科。
P.S
後來我都決定，改稿習慣不好的，我都不回信也不回訊息（我都第一時間看訊息和收信的），我看你要講幾句話才能一次講完？大概過兩三小時或半天才會問：「還有嗎？沒有我再一次改。」你一次講完不用半小時，我一次改完可能不用十分鐘，為什麼不要一次整理好？五分鐘講一次，十分鐘改一次，浪費的，不是，只有，我的時間，也有，你的！
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圖：20160820亞君大大在自己搞的編輯魂講座@高雄城市書店，Canon EOS 5D Mark II
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