做一個讓自己怦然心動的 Notion 備品紀錄系統

更新於 發佈於 閱讀時間約 8 分鐘
你是否有這樣的經驗:去賣場買了一堆家裡已經有的東西,或是常常忘了自己把物品放到哪裡。
如果你有以上的症狀,這篇你很適合你繼續看下去了…

Notion備品紀錄系統的藍圖

之前在使用 Evernote 時,我看過好像是電腦玩物站長 Esor 還是某位我讀到的部落格站長,有寫過他用 Evernote 做了家裡所有物品的紀錄,自己曾經想要嘗試,但是因為 Evernote 沒有 Notion 那樣有強大的資料庫功能和簡易連結的頁面,感覺工程浩大,後來便作罷。
九月的時候我跟我老婆說,我要用 Notion 做一套備品系統,想把家裡的備品作紀錄放到 Notion 裏面,讓我們知道備品存量以及放在什麼位置。
結果我被老婆吐槽,會不會記錄完後就不再用了啊?因為感覺很麻煩耶….
為了要打臉老婆證明自己會使用,我開始設計我的備品系統。

把這個系統要能達到的目標(解決的問題)先列出來

每個人的需求不同,我自己的需求如下:
  1. 要能紀錄擺放在家裡什麼位置
  2. 要能紀錄數量好知道是否需要再補備品
  3. 要能分類方便尋找和家裡收納
  4. 最好要有照片,方便索引和下次購買同樣產品
  5. 要能快速用手機操作新增刪減
  6. 要方便同住家人也能查到或使用
檢視完這幾個需求後,有一個點我認為現階段很難達到,就是第六點。
我老婆不是個擅長使用數位產品的人,更不用說使用 Notion了,因此要她使用Notion 差不多是要她(和我)的命,因此不用期待能教她去使用 Notion去編輯。但是分享個網址給她去查詢是沒有問題,問題在於最後可能還是直接問我。
另一點一開始比較擔心的是物品增減的紀錄,必須要全部交給我來做,不過後來在使用上發現不是很大的問題,先溝通好就好了。

不該紀錄的別紀錄

紀錄自己能負責能掌控的部分就好,有的東西沒有必要去紀錄的,像是有多少個購物紙袋和塑膠袋、有多少個鍋碗瓢盆就不需要去紀錄,我們不是為了紀錄而去紀錄。
重點在於做這些紀錄,能否幫助到自己或家人『找到』並『不重複』買到常用的物品。
📌 如果你一個人住,或者東西不多,那真的不需要大費周章地做一套這樣的系統。如果你記憶超乎常人或者家裡總有一位大總管,清楚知道物品數量和配置,當然也不需要備品系統。

保持簡單的架構

我的主頁面只有兩大項目
桌機上的畫面
手機上的畫面
  1. 依類別搜尋:
這邊根據我自己的使用習慣去設計,在找物品時,比較會針對類別去搜尋。 因為在我家,有些類別的物品『不一定』只放在一個地方,因此以位置搜尋對我來說不太適合也比較沒有效率。
每一個類別點進去後,是連到不同的Page(頁面),但分別用『Linked view of database』和用卡片去展示該類別的物品。
桌機版上類別中的卡片顯示
每個類別的頁面裡面,資料庫還可以多開一個View去顯示『過期』的物品(像是保健食品或藥品等有使用期限的物品)。這邊就是靠Filter去選出“過期”這欄位有勾起來的物品囉。
2. 新增備品:
也是使用『Linked view of database』,把主資料庫直接展示在主頁。但做了一個小手腳:將Filter過濾條件設定成只顯示『數量』為 Empty(空),這樣一來雖然什麼東西都不會秀出來,但在欄位一點或下方的『+New』一按,就能夠輸入新物品,又不會看到已紀錄物品的資訊。
這是一個假裝『新增按鈕』的作法。
另外,一開始我是用 Filter 設定只秀出『物品名』( Title ) 欄位為空(Empty)的欄位(換句話說有物品名就不會秀出來了)。
這邊會出現一個問題,如果使用電腦版,當我們要新增時,直接在表格中按一下+ New 去新增欄位,通常我們會照欄位順序由左到右填寫,也就是很可能會先填第一個欄位物品名 ( Title)的部分。
當你填完名稱時,這正在填寫的欄位整行就會突然消失了!
因為Filter是設定只秀出沒有title(物品名稱)的項目。在我的資料庫表格當中,數量這欄位比較後面,因此不會那麼快填到,因此我後來在幾次使用後調整成用數量來判斷顯示與否。
如果用手機版就沒關係,因為手機版會跳出一個獨立畫面讓我們輸入資料,你跳著填寫都可以。這是我使用過程中發現問題再做調整的部分。

物品清單總覽的資料庫架構

  • 物品名( Notion 預設的 Title ):物品名是一定要的欄位,直接拿預設的title改名字就好。
  • 類別:因人而異,我把我會需要做紀錄的物品作大致上的分類,原則是自己習慣且夠直覺的即可。
  • 位置:這邊就是看大家家裡的配置,只需要把會收納備品的位置考慮進去,建議不用太詳細的劃分收納的位置,比如說電視櫃下方有四個抽屜,可以不用去分抽屜1抽屜2,直接一個位置叫做電視櫃即可。端看自己的收納習慣。
家裡會收納一些不同類別物品的位置
  • 保存期限:此項目只用在像是食材或有期限類型的物品,可以配合『過期』欄位使用。
  • 加入:使用這個函式,就會自動抓你輸入資料的時間了
 formatDate(now(), "MMMM D YYYY")
  • 照片:建議都要拍照,可以盒、罐、箱為一個單位去拍。拍照有時候可以幫助我們,若遇到需要採購相同牌子的物品時,至少知道長什麼樣子或是什麼牌子。照片不用完美,畢竟不是作品展示。
📌 注意:截至此篇文章上傳時,用Apple手機上傳照片時有發現照片會被自動旋轉,你可以在拍照當下先做個裁切,再上傳的照片就不會被選轉成不對的方向了。
  • 狀態:前面提過,我只有分成『尚未使用』、『拆封使用』和『快用完』去應付所有的可能狀況。
  • 數量:至於數量的紀錄,原則是當數量為 0,這則紀錄就可以刪除掉或者用 Filter 的篩選讓該筆項目不要秀在資料庫當中,數量的紀錄會有兩種使用情境。第一種是,物品可以使用一段時間,不斷地消耗掉,例如,洗髮精是一整罐,數量就是寫 1,益生菌一盒裡面有至少 20-30 包,我數量也是寫 1 (盒為單位)。為了要能追蹤使用量,我設定了一個狀態,分成『尚未使用』、『拆封使用』、『快用完』三種狀態,這類型的東西不需要太細的追蹤數量,只要一個大概就好,你不會想要算你的 B 群有幾顆,每天吃一顆時還要做紀錄,這有點失去意義了。
    第二種是,一包裡面有很多個,例如電池可能4顆一組,衛生紙可能12包一組,與其同樣的電池我紀錄四次,看起來都一樣,我直接靠數量顯示。每拆出來使用一個,我就從數量減 1 ,當減為 0 ,這個物品就隱藏或可以刪除。這種情況我仍會用狀態,比如剛拆封的衛生紙一組,我會改成拆封使用,當衛生紙數量只剩一兩包,就可改成快用完。就算狀態忘了調整,你看到數量變少,也會很直覺的知道這個物品快用完了。
    所以這兩種情境,什麼情況下使用,首要原則還是直覺跟不麻煩。
  • 過期:配合前面『保存期限』欄位的函示,去抓當保存期限的日期超過今天,就會呈現勾選狀況。我後來把這個欄位拉到資料庫的最前面去顯示。
prop("保存期限") <= now()

怦然心動整理『紀錄』法

架構好資料庫後,就可以開始紀錄物品了,如果大家有看過『怦然心動整理法』這本書或電視影集,裡面會教你的一個方法,就是把東西都拿出來,攤開在地上,然後開始把多餘不需要的東西丟棄,剩下來的,才開始整理,也就是此時我們才會一個個拍照紀錄到 Notion 上。
我習慣先把同一個收納區域中同一類型的東西一次整理(或者所有同類型的都搬出來),舉例來說我會把所有的保健食品都從櫃子裡拿出來,然後先把過期或不需要保健食品都丟棄,剩下的開始拍照並紀錄上 Notion 。
無印良品有很多不錯且格式統一的收納箱,方便收納組合或者拿鞋盒來做收納箱都很不錯。收納記得多善用垂直的空間,不要浪費了。

居家備品收納系統

我直接分享我目前實際真實在用的系統網址:https://www.notion.so/erichlin2/688545eaf76045cda6f8a0f719ae2c3e
大家可以進去點看看我怎麼分類或紀錄。裡面其實有一些類別我還沒有時間去做整理紀錄,像是食材、醫療用品、盥洗用品、辦公用品等。
當然我裡面買的東西不是推薦物品喔!
我的方法不一定是最好的方式,不過都是針對我自己的問題想到的解決方式,一定也有人有更好的方式,歡迎大家給我更多的建議和討論。

下次要繼續來聊聊我還沒分享完的成功藍圖系統囉!

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九月四號週日和老婆以及同事去南投日月潭完成了泳渡,完成了人生必做清單中的一件事。 當初泳渡日月潭這件事是公司同事號招的,我這位同事有時候講話跟詐騙沒什麼兩樣,他很喜歡找人一起跟他去運動,找你去前都說得非常輕鬆,但每次去了,總是被操到半死,不過至少他是騙我們去運動,是對健康有幫助的。
一月之計在於週 清人李文照說過「一日之計在於晨,一年之計在於春,生命之計在於勤。」 過去做設計時,使用子彈筆記,週計畫卻常是我忽略的一個部分,往往我從月計畫之後,就是專注在每日計畫/待辦事項上面,常常會過於專注在某工作,而忽略了其他重要事項或大方向。一直到從事業務行業,對於週計畫才越來越重視。
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