做一個讓自己怦然心動的 Notion 備品紀錄系統
2022/10/21閱讀時間約 8 分鐘
你是否有這樣的經驗：去賣場買了一堆家裡已經有的東西，或是常常忘了自己把物品放到哪裡。
如果你有以上的症狀，這篇你很適合你繼續看下去了…
Notion備品紀錄系統的藍圖
之前在使用 Evernote 時，我看過好像是電腦玩物站長 Esor 還是某位我讀到的部落格站長，有寫過他用 Evernote 做了家裡所有物品的紀錄，自己曾經想要嘗試，但是因為 Evernote 沒有 Notion 那樣有強大的資料庫功能和簡易連結的頁面，感覺工程浩大，後來便作罷。
九月的時候我跟我老婆說，我要用 Notion 做一套備品系統，想把家裡的備品作紀錄放到 Notion 裏面，讓我們知道備品存量以及放在什麼位置。
結果我被老婆吐槽，會不會記錄完後就不再用了啊？因為感覺很麻煩耶….
為了要打臉老婆證明自己會使用，我開始設計我的備品系統。
把這個系統要能達到的目標（解決的問題）先列出來
每個人的需求不同，我自己的需求如下：
- 要能紀錄擺放在家裡什麼位置
- 要能紀錄數量好知道是否需要再補備品
- 要能分類方便尋找和家裡收納
- 最好要有照片，方便索引和下次購買同樣產品
- 要能快速用手機操作新增刪減
- 要方便同住家人也能查到或使用
檢視完這幾個需求後，有一個點我認為現階段很難達到，就是第六點。
我老婆不是個擅長使用數位產品的人，更不用說使用 Notion了，因此要她使用Notion 差不多是要她（和我）的命，因此不用期待能教她去使用 Notion去編輯。但是分享個網址給她去查詢是沒有問題，問題在於最後可能還是直接問我。
另一點一開始比較擔心的是物品增減的紀錄，必須要全部交給我來做，不過後來在使用上發現不是很大的問題，先溝通好就好了。
不該紀錄的別紀錄
紀錄自己能負責能掌控的部分就好，有的東西沒有必要去紀錄的，像是有多少個購物紙袋和塑膠袋、有多少個鍋碗瓢盆就不需要去紀錄，我們不是為了紀錄而去紀錄。
重點在於做這些紀錄，能否幫助到自己或家人『找到』並『不重複』買到常用的物品。
📌 如果你一個人住，或者東西不多，那真的不需要大費周章地做一套這樣的系統。如果你記憶超乎常人或者家裡總有一位大總管，清楚知道物品數量和配置，當然也不需要備品系統。
保持簡單的架構
我的主頁面只有兩大項目：
- 依類別搜尋：
這邊根據我自己的使用習慣去設計，在找物品時，比較會針對類別去搜尋。 因為在我家，有些類別的物品『不一定』只放在一個地方，因此以位置搜尋對我來說不太適合也比較沒有效率。
每一個類別點進去後，是連到不同的Page(頁面），但分別用『Linked view of database』和用卡片去展示該類別的物品。
每個類別的頁面裡面，資料庫還可以多開一個View去顯示『過期』的物品（像是保健食品或藥品等有使用期限的物品）。這邊就是靠Filter去選出“過期”這欄位有勾起來的物品囉。
2. 新增備品：
也是使用『Linked view of database』，把主資料庫直接展示在主頁。但做了一個小手腳：將Filter過濾條件設定成只顯示『數量』為 Empty（空），這樣一來雖然什麼東西都不會秀出來，但在欄位一點或下方的『+New』一按，就能夠輸入新物品，又不會看到已紀錄物品的資訊。
這是一個假裝『新增按鈕』的作法。
另外，一開始我是用 Filter 設定只秀出『物品名』( Title ) 欄位為空(Empty)的欄位（換句話說有物品名就不會秀出來了）。
這邊會出現一個問題，如果使用電腦版，當我們要新增時，直接在表格中按一下+ New 去新增欄位，通常我們會照欄位順序由左到右填寫，也就是很可能會先填第一個欄位物品名 ( Title）的部分。
當你填完名稱時，這正在填寫的欄位整行就會突然消失了！
因為Filter是設定只秀出沒有title(物品名稱)的項目。在我的資料庫表格當中，數量這欄位比較後面，因此不會那麼快填到，因此我後來在幾次使用後調整成用數量來判斷顯示與否。
如果用手機版就沒關係，因為手機版會跳出一個獨立畫面讓我們輸入資料，你跳著填寫都可以。這是我使用過程中發現問題再做調整的部分。
物品清單總覽的資料庫架構
- 物品名( Notion 預設的 Title )：物品名是一定要的欄位，直接拿預設的title改名字就好。
- 類別：因人而異，我把我會需要做紀錄的物品作大致上的分類，原則是自己習慣且夠直覺的即可。
- 位置：這邊就是看大家家裡的配置，只需要把會收納備品的位置考慮進去，建議不用太詳細的劃分收納的位置，比如說電視櫃下方有四個抽屜，可以不用去分抽屜1抽屜2，直接一個位置叫做電視櫃即可。端看自己的收納習慣。
- 保存期限：此項目只用在像是食材或有期限類型的物品，可以配合『過期』欄位使用。
- 加入：使用這個函式，就會自動抓你輸入資料的時間了
formatDate(now(), "MMMM D YYYY")
- 照片：建議都要拍照，可以盒、罐、箱為一個單位去拍。拍照有時候可以幫助我們，若遇到需要採購相同牌子的物品時，至少知道長什麼樣子或是什麼牌子。照片不用完美，畢竟不是作品展示。
📌 注意：截至此篇文章上傳時，用Apple手機上傳照片時有發現照片會被自動旋轉，你可以在拍照當下先做個裁切，再上傳的照片就不會被選轉成不對的方向了。
- 狀態：前面提過，我只有分成『尚未使用』、『拆封使用』和『快用完』去應付所有的可能狀況。
- 數量：至於數量的紀錄，原則是當數量為 0，這則紀錄就可以刪除掉或者用 Filter 的篩選讓該筆項目不要秀在資料庫當中，數量的紀錄會有兩種使用情境。第一種是，物品可以使用一段時間，不斷地消耗掉，例如，洗髮精是一整罐，數量就是寫 1，益生菌一盒裡面有至少 20-30 包，我數量也是寫 1 (盒為單位）。為了要能追蹤使用量，我設定了一個狀態，分成『尚未使用』、『拆封使用』、『快用完』三種狀態，這類型的東西不需要太細的追蹤數量，只要一個大概就好，你不會想要算你的 B 群有幾顆，每天吃一顆時還要做紀錄，這有點失去意義了。
第二種是，一包裡面有很多個，例如電池可能4顆一組，衛生紙可能12包一組，與其同樣的電池我紀錄四次，看起來都一樣，我直接靠數量顯示。每拆出來使用一個，我就從數量減 1 ，當減為 0 ，這個物品就隱藏或可以刪除。這種情況我仍會用狀態，比如剛拆封的衛生紙一組，我會改成拆封使用，當衛生紙數量只剩一兩包，就可改成快用完。就算狀態忘了調整，你看到數量變少，也會很直覺的知道這個物品快用完了。
所以這兩種情境，什麼情況下使用，首要原則還是直覺跟不麻煩。 - 過期：配合前面『保存期限』欄位的函示，去抓當保存期限的日期超過今天，就會呈現勾選狀況。我後來把這個欄位拉到資料庫的最前面去顯示。
prop("保存期限") <= now()怦然心動整理『紀錄』法
架構好資料庫後，就可以開始紀錄物品了，如果大家有看過『怦然心動整理法』這本書或電視影集，裡面會教你的一個方法，就是把東西都拿出來，攤開在地上，然後開始把多餘不需要的東西丟棄，剩下來的，才開始整理，也就是此時我們才會一個個拍照紀錄到 Notion 上。
我習慣先把同一個收納區域中同一類型的東西一次整理（或者所有同類型的都搬出來），舉例來說我會把所有的保健食品都從櫃子裡拿出來，然後先把過期或不需要保健食品都丟棄，剩下的開始拍照並紀錄上 Notion 。
無印良品有很多不錯且格式統一的收納箱，方便收納組合或者拿鞋盒來做收納箱都很不錯。收納記得多善用垂直的空間，不要浪費了。
居家備品收納系統
我直接分享我目前實際真實在用的系統網址：https://www.notion.so/erichlin2/688545eaf76045cda6f8a0f719ae2c3e
大家可以進去點看看我怎麼分類或紀錄。裡面其實有一些類別我還沒有時間去做整理紀錄，像是食材、醫療用品、盥洗用品、辦公用品等。
當然我裡面買的東西不是推薦物品喔！
我的方法不一定是最好的方式，不過都是針對我自己的問題想到的解決方式，一定也有人有更好的方式，歡迎大家給我更多的建議和討論。
下次要繼續來聊聊我還沒分享完的成功藍圖系統囉！
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